Document Management System

Modul DMS (Document management systém) je nástroj určený pre evidenciu dokumentov priamo v ERP Money S4. Umožňuje pripojenie dokumentu k ľubovolnému záznamu vrátane automatického zaradenia dokumentu do zložky, priradenie kontrolingových premenných a adresy. Dokumenty je možné organizovať do zložiek, ku ktorým sa dá definovať používateľské oprávnenie (zápisu, čítania či znemožnenia prístupu). Dokumenty je možné vzájomne previazať alebo vytvárať ich ďalšie verzie vrátane histórie verzií s popisom. Požadované dokumenty je možné komfortným spôsobom vyhľadávať pomocou zadaných kritérií a fulltextového hľadania.

Document Management System

Hlavná strana modulu DMS predkladá používateľovi hlavné štatistické informácie o dokumentoch na serveri a ponúka možnosť vyhľadávania radom alternatívnych spôsobov.

Modul je určený…

  • Pre firmy, ktoré vždy chcú rýchlo nájsť správny dokument v aktuálnej verzii.
  • Pre firmy, ktoré chcú poznať históriu dokumentu od jeho vzniku po súčasnosť.
  • Pre firmy, ktorým sa „strácajú“ papierové dokumenty alebo ich skladujú na horšie dostupnom mieste (externý sklad, trezor).
  • Pre firmy, ktoré potrebujú riadiť prístupové práva k dokumentom.
  • Pre firmy, ktoré chcú previazať dokumenty medzi sebou.
  • Pre firmy, ktoré potrebujú dokumenty prepojiť s ľubovolným záznamom ERP systémov Money (firma, stredisko, zákazka, položka katalógu, karta zamestnanca, atď.).

Základné funkcie modulu

Document Management System je plne integrovaný do systému, umožňuje obdobné nastavenie a prepojenie s inými funkciami, ako všetky ďalšie moduly ERP Money. Možno dokonca nastaviť, odkiaľ zo systému je možné do modulu pristupovať (objekty, v ktorých majú byť funkcie DMS prístupné), a na týchto jednotlivých objektoch je možné nastaviť skupiny a dokumentové kľúče, ku ktorým bude dokument priradený.

Rozšírenie DMS na objekty

Objekty, v ktorých majú byť funkcie modulu DMS prístupné, sa dajú používateľsky definovať.

Nastavenie objektu - Karta

Nastavenie skupín a dokumentových kľúčov, ktorým bude dokument priradený.

Používateľ s prístupovými právami si môže neobmedzene vytvárať zložky či skupiny dokumentov s definovateľnými vlastnosťami chovania vkladaných dokumentov.

Prístupové práva k zložkám sa nastavujú prostredníctvom používateľských rolí a práv na zložky. Samozrejmosťou je preberanie práv z nadradených zložiek alebo vnútenie práv podriadeným zložkám tak, ako je tomu v bežnom súborovom systéme.

Prístupové práva v DMS

Nastavenie skupiny – prístupové práva a ďalšie.

Modul DMS je pripravený pre spracovanie digitalizovaných dokumentov v dokumentovom scanneri. Naskenovaný dokument (napr. prijatá faktúra) sa označí čiarovým kódom. Pri neskoršej editácii prijaté faktúry v Money stačí ručným snímačom nasnímať čiarový kód zo spracovávaného dokumentu – Money ho automaticky vyhľadá, pripojí k záznamu prijatej faktúry a vloží do SQL databázy dokumentov. Dokumenty sa ukladajú do samostatnej SQL databázy, nijako teda nespomaľujú bežný chod a funkcie Money.

Príklady použitia modulu

Modul vie využívať prácu rôznych skenerov a spolupracuje s rôznymi typmi súvisiacich programov.

Štandardný skener
(multifunkčné zariadenie)

Dokumenty sa skenujú v bežnom skeneri alebo multifunkčnom zariadení. Softvér dodávaný ku skeneru (napr. skenery značiek Hewlett Packard, Canon) opticky rozpozná znaky, prevedie tlačený text do prehľadávateľného PDF dokumente (OCR) a dokument potom uloží do zložky.

Modul DMS uložené dokumenty automaticky importuje do dokumentovej databázy systému Money a sprístupní ich v definovanej zložke ako “Nezatriedené dokumenty”. Používateľ v systéme Money vykoná priamo z DMS ich priradenie k vhodným záznamom (firma, prijatá faktúra, zákazka, dopyt a pod).

Text z pôvodného dokumentu, ktorý bol prevedený z obrazu (OCR) sa uloží ako PDF, indexuje a uloží aj do databázy. U týchto dokumentov potom môžeme využiť veľmi užitočnú funkciu vyhľadávania v obsahu dokumentov pomocou funkcie fulltextového vyhľadávania. Funkcie fulltextového vyhľadávania sú prístupné od edície MS SQL Server Express with Advanced Services a vyššej.

Dokumentový skener
a aplikácia KOFAX express

Modul DMS je pripravený pre spracovanie digitalizovaných dokumentov v špeciálnom dokumentovom skeneri – lepšia kvalita a tým lepšia úspešnosť pri prevode na text (OCR / prehľadávateľné PDF).

Zároveň môže byť skenovaný dokument (napr. prijatá faktúra) označený čiarovým kódom, ktorý skener rozpozná a kód uloží spolu s dokumentom. Pri editácii prijatej faktúry v Money používateľ sníma ručným snímačom čiarový kód zo spracovávaného dokumentu a program ho automaticky vyhľadá, pripojí k záznamu prijatej faktúry a vloží do SQL databázy dokumentov.

Dokumenty sa ukladajú do samostatnej SQL databázy a nespomaľujú chod ani funkcie systému Money.

Tento spôsob použitia tiež umožňuje preniesť informácie z tlačeného textu do prehľadávateľného PDF dokumente (OCR), popísané v predchádzajúcom odseku.

 

 

Prínos modulu pre používateľov

  • Digitalizované dokumenty v SQL databáze sú dostupné len oprávneným používateľom.
  • Dokumenty sa prestanú “strácať”.
  • Používatelia majú okamžitý prístup k dokumentom, ktoré sú fyzicky v “zamknutej” kancelárii.
  • Modul plne integrovaný do Money využíva všetky jeho štandardné nástroje a funkcie ERP systému.
  • Dokumenty sú prehľadne organizované do zložiek (priečinkov).
  • Medzi dokumentami je možné vytvoriť väzby.
  • Jednotlivým používateľom sa pomocou používateľských rolí a práv dá definovať oprávnenie ku zložkám.
  • V dokumentoch je možné fulltextovo vyhľadávať.
  • V evidencii sa vedú všetky historické verzie dokumentov.
  • Modul umožňuje agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky (napr. u zákazky sú zobrazené nielen dokumenty vzťahujúce sa priamo k zákazke, ale napr. aj všetky faktúry zviazané s touto zákazkou).

Vyskúšajte si Money S4 z pohodlia firmy!

Na Váš e-mail Vám zašleme prístupové údaje pre bezplatné vyskúšanie systému Money S4.

Firma*

Meno

E-mail*

Telefón*

Aký ekonomický softvér hľadáte? Uveďte čo by mal riešiť, ako by Vám mal pomôcť.

Moduly

Naša stránka využíva súbory cookies, aby sme Vám uľahčili používanie webu pri budúcich návštevách. Ukladanie súborov cookies môžete kedykoľvek odmietnuť v nastavení Vášho webového prehliadača. Viac informácií..

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close