Riešenie pre manažérske rozhodnutia v ERP Money S5

Mnoho spoločností dnes archivuje obrovské množstvá obchodných dát. Ich zaobstaranie v informačných systémoch je jednoduché, programy samy generujú tisícky kilobytov dát o predaji, obrate či objednávkach. Aj keď sa to občas nezdá, nie je v ľudských silách prezerať ani kratšie tabuľky s niekoľkými stovkami záznamov. Dáta nestačí vlastniť, je nutné sa na ne vedieť aj správnym spôsobom pozrieť.

Zobrazení analýzy - HC screeny

Rozdiel v obratoch predajní v roku 2008. Jednotlivé premenné sme rýchlo presunuli do analýzy zo záhlavia.

Money S5 preto vie oboje. Okrem automatizovaných procesov pre vybavovanie objednávok a ďalších obchodných úkonov, teda vytváranie informácií, obsahuje aj modul pre ich spracovanie a manažérske rozhodovanie: Business Intelligence. S jeho pomocou je možné vytvárať ľubovoľné náhľady na obchodné dáta, analyzovať ich a na základe týchto výsledkov optimalizovať výkonnosť podniku.

Business Intelligence – všestranný pomocník

Business Intelligence

Popis architektúry modulu Business Intelligence

Business Intelligence je robustný modul, ktorý napĺňa všetky predstavy o moderných informačných systémoch – umožní svojim používateľom prezrieť si svoje firemné štatistiky z trochu iného uhla pohľadu, než býva bežné. Kvalitné ERP riešenie by malo predsa vedieť niečo viac, než len dáta spracovať! Manažéri dnes musia mať v rukách kvalitne zobrazené údaje: súhrny mnohých rôznych ukazovateľov, štatistiky predaja rozdelené podľa parametrov, náhľad na zložité mnohofaktorové matice v zjednodušenej podobe, zobrazenie vybraných informácií v mnohých rôznych kontextoch, porovnanie s ďalšími dátami atď. Len tak možno mať dobrý prehľad o skutočnom stave spoločnosti s veľkým množstvom účtovných a iných záznamov. Čo by ešte pred desiatimi rokmi počítalo niekoľko ekonómov mnoho dní, možno dnes kúpiť s priemerným technickým vybavením a bez technických znalostí v poriadku hodín – a pri využití vopred počítaných dátových kociek OLAP sa čas počíta už len na sekundy alebo minúty.

Modul Business Intelligence sa navyše nemusí využívať len pre analýzu dát z Money S5, ale je vhodný aj na vytváranie rezov ľubovoľnými dátami. Základom architektúry je množina Dátových zdrojov a množina Analýz. Dátový zdroj určuje dáta, ktoré vstupujú do analýzy, ich vlastnosti alebo spôsob zobrazenia, analýza potom poskytuje pohľad na dáta z vybraného dátového zdroja.

Výhodou je, že Business Intelligence integruje všetky informácie do jediného ohniska. Porovná napríklad údaje o predaji vašej spoločnosti s importovanými štatistikami celého odvetvia alebo údajmi z minulého roka. Uvidíte tak všetky dáta súčasne na jednom mieste, čo značne zjednoduší vašu orientáciu a strategické rozhodnutia.

Dva režimy práce

Zobrazení analýzy - HC screeny

Oproti prvému grafu sme pretiahli premennú „rok“ zo stĺpcov do riadkov a označili iné bunky. Počas jednej sekundy tak porovnávame obrat len jednej z predajní v rôznych rokoch

Business Intelligence podporuje dva režimy práce v závislosti na zvolenom dátovom zdroji. Modul po prvé, môže on-line analyzovať obchodné, ekonomické či skladové dáta priamo z Money S5. Veľkou výhodou tohto postupu je možnosť pozrieť sa priamo na zdrojové dáta analýzy – jednoduchým poklepaním na konečný výpočet sa zobrazia všetky jeho podklady a vy tak ihneď zistíte, prečo vám práve v tomto prípade vyšli práve takéto údaje.

Druhý postup je vhodný pre veľké množstvo záznamov (desaťtisíce, státisíce a viac), ktorých priame spracovanie by zabralo príliš veľa času. Ak nepožadujete analýzu ihneď, stačí nechať prostredníctvom funkcie Report services vytvoriť dátovú kocku OLAP, ktorá bude slúžiť ako dátový zdroj. Môžete tak napríklad nechať cez noc vytvoriť podklady a druhý deň máte ľubovoľnú požadovanú analýzu hotovú behom pár okamihov.

Príklad: tvorba analýzy v siedmich krokoch

V Money S5 máte veľa získaných dát, s ktorými si nemusíte vždy vedieť rady. Chcete zistiť údaje, ktoré pri obyčajnom pohľade na zoznam a využitie bežných funkcií (filtrácia, počítané stĺpce a iné) nemožno akokoľvek získať.

  1. V závislosti na veľkosti zdrojových dát necháte vytvoriť OLAP kocku, alebo začnete ihneď pracovať priamo s databázou Money S5 (prípadne použijete iný dátový zdroj). Pri použití OLAP kocky trvá aj tá najnáročnejšia analýza len niekoľko okamihov. Hlavnou výhodou je teda rýchlosť práce s modulom aj pri obrovskom množstve spracovávaných dát. Ak vytvárate analýzu priamo z databázy Money S5, budete sa môcť pozrieť na zdrojové dáta každého údaja analýzy. Výhodou je teda interaktivita modulu, ale postup je použiteľný skôr pri menšom množstve informácií.
  2. Z týchto dátových zdrojov vyberiete konkrétne premenné, zoskupíte ich do dimenzií, určíte závislé a nezávislé premenné a urobíte ďalšie nastavenia.
  3. Výsledkom je prehľadná „pivot“ tabuľka, v ktorej vidíte prepočítané údaje, rozdelené podľa vašich predstáv. Už tu je k dispozícii mnoho nových informácií.
  4. Teraz môžete vytvoriť rôzne medziriadkové či medzistĺpcové súčty, výpočty odchýlok či iných údajov.
  5. Neoddeliteľnou súčasťou analýzy je grafický výstup. Nastavíte preto vzhľad grafu (stĺpcový, krivkový, koláčový atď), zdroje dát z „pivot“ tabuľky a necháte ho vykresliť.
  6. Tabuľky či jednotlivé súčty môžete jediným stlačením tlačidla exportovať do Excelu, kopírovať a použiť napríklad do súhrnných výkazov či rôznych výkazov.
  7. A je hotovo! Podklady pre najbližšie obchodné rokovania máte v ruke.

Zobrazenie zdrojových dokladov z on-line analýzy

Zobrazení analýzy - HC screeny

1. V Zobrazení analýzy nás zaujíma, prečo vo februári 2009 Bratislava vytvorila obrat 1 589 946.

Detail buňky

2. Kliknutím na príslušnú bunku zobrazíme zoznam dokladov. Prekvapí nás suma za softvér.

Faktura vydaná - karta

3. Ďalším kliknutím otvoríme požadovanú faktúru. Môžeme si otvoriť jednotlivé položky alebo zobraziť, kto ju vystavil

Z praxe: príklady využitia modulu Business Intelligence

Príkladom používateľa modulu Business Intelligence z praxe je napríklad väčšia obchodná sieť s niekoľkými pobočkami a mnohými obchodníkmi, ktorí predávajú niekoľko typov tovaru. Manažér spoločnosti chce pochopiteľne splniť nasledujúce podmienky, ktoré maximalizujú zisk:

  • Každá pobočka, divízia aj jednotlivý obchodník musí predať čo najväčšie množstvo tovaru, a to za optimálnu cenu.
  • Je potrebné nakúpiť práve toľko tovaru, a navyše ešte práve do tej divízie, kde sa predá, aby zbytočne nevzrastali skladovacie náklady.
  • Zamerať marketingové aktivity na tie správne produkty, u ktorých sa preukázal dobrý potenciál predaja.

Je evidentné, že do procesu zasahujú rôzne premenné, ktoré sťažujú optimalizáciu celého procesu. Aby mohlo vzniknúť dobré rozhodnutie, je nutné poznať nasledujúce faktory:

  • ziskovosť jednotlivých pobočiek a divízií, ich obrat, a to aj po konkrétnych produktoch;
  • presnú úspešnosť jednotlivých obchodníkov, aby ich bolo možné vhodne motivovať prostredníctvom odmien;
  • obrátkovosť nákupu a predaja, aby sa na ich základe dala určiť veľkosť nákupu;
  • obrátkovosť konkrétneho tovaru v závislosti na dni v týždni a ročnom období – niektoré produkty môžu byť čisto sezónne;
  • efektivitu marketingových aktivít, aby bolo možné sa rozhodnúť, či ich v budúcom období zopakovať;
  • výšku predajnej ceny, ktorá v minulosti priniesla najvyšší súhrnný zisk.

Je jasné, že všetky tieto údaje nemožno zistiť pohľadom do bežných štatistík predaja, nákupu, dodávok a ďalších dát o skladových pohyboch. Hoci dobrý obchodník má hrubý prehľad o predajnosti svojho tovaru a úspešnosti svojich obchodníkov a pobočiek, bežnou filtráciou a úpravou dát nie je možné takto zložitý model obchodného procesu vytvoriť a komplexné informácie zistiť. Pritom ku kvalitnému rozhodnutiu spravidla stačí päť až sedem analýz, z ktorých každá obsahuje len obmedzené množstvo čísel. Prechádzať dlhé zoznamy účtovných výpisov je práca účtovníkov, nie manažéra. V tomto okamihu preto nastupuje modul Business Intelligence.

Čo ukáže výsledná analýza v Business Intelligence

Vytvoríme štatistiku skladových pohybov a predajnosti sa súhrnnými čiastkami. Hneď vidíme, aké množstvo produktov sa predalo, ktorý obchodník to bol, a ako vysoké sú súhrnné obraty jednotlivých pobočiek a divízií. Tiež vidíme, koľko kusov ktorého tovar muselo byť vyradené zo skladu kvôli prekročeniu doby exspirácie. Ak pracujeme on-line s dátami Money S5, môžeme sa pozrieť aj na zdrojové záznamy a hneď tak zistiť aj konkrétne dôvody, prečo nám vyšli práve takéto čísla.

Vďaka tomu zistíme, na ktoré výrobky sa má zamerať marketing, ktoré obchodníkov je dobré odmeniť, a ktorí majú naopak určité rezervy – to isté platí aj pre jednotlivé pobočky a ich divízie. Konkrétne dôvod ich úspechu či neúspechu je potom samozrejme širšou otázkou pre manažéra.

Ďalšie oblasti využitia modulu Business Intelligence

  • Spoločnosť s rozsiahlym e-shopom – je nevyhnutné starostlivo sledovať správanie návštevníkov e-shopu, aby ho bolo možné optimalizovať a určiť preferované produkty a veľkosť objednávok v závislosti na veľkosti skladov. Business Intelligence pomáha integrovať údaje o objednávkach B2B i B2C e-shopu, doby skladovania jednotlivých produktov a údajov o správaní klientov (napríklad z programu typu Google Analytics a pod) a až z nich vyhodnotiť zodpovedajúce závery. Ukazuje sa, že vďaka Business Intelligence je možné popísaným spôsobom skrátiť obrátkovosť zásob až o 85%.
  • Účtovná a ekonomicko-poradenská spoločnosť – ekonóm so štatistickým vzdelaním dokáže prostredníctvom modulu Business Intelligence vytvoriť pokročilé modely a návrhy optimalizácia súčasných procesov. Tie sú u zákazníkov poradenských spoločností vysoko cenené.
  • Výrobná spoločnosť – na rozdiel od obchodných spoločností je vo výrobnom sektore nutné sledovať aj samotné výrobné procesy. Teda nielen spotrebu materiálu a surovín pre výrobu, ale aj náklady na odpad či výnosnosť rôznych postupov a navyše ešte výhodnosť využitia služieb tretej strany pri distribúcii. Ekonomický model sa často stáva natoľko zložitým, že bez používania Business Intelligence je občas lepšie riadiť sa odhadom ako deravými argumenty.
  • Marketing – pri sledovaní úspešnosti marketingových aktivít vznikajú veľmi zložité štatistické modely. Záplava obchodných, ekonomických a marketingových dát býva natoľko rozsiahla a previazaná, že akýkoľvek rez týmito informáciami je veľmi obtiažny. V tejto úlohe môže preto pomôcť Business Intelligence, ktoré všetky jednotlivé zdroje vezme do úvahy súčasne. Dobrým nastavením analýz možno vytvoriť relatívne presné odhady efektivity marketingového mixu spoločnosti.

Prípadová štúdia: PARAMIT, s.r.o.

Spoločnosť PARAMIT, s.r.o., sa zaoberá predajom darčekových a dekoratívnych predmetov. V posledných rokoch veľmi úspešne distribuuje bytové doplnky, sklo, keramiku, porcelán i umelé kvety prostredníctvom svojho e-shopu do maloobchodnej aj veľkoobchodnej siete rovnako, ako koncovým zákazníkom. Všetky produkty pochádzajú od stálych dodávateľov z Nemecka a Číny, čo výrazne zjednodušuje analýzu možného výnosu. Aj tak ale spoločnosť používa modul Business Intelligence – riadenie celého obchodného procesu by bez neho bolo veľmi ťažké.

„Na Business Intelligence nedám dopustiť,“ rozpráva Ing. Václav Kubičný, konateľ spoločnosti. „Money S5 sme používali už nejakú dobu. Zistili sme ale, že už jednoducho nie je možné sa vo všetkých zložitých informáciách poriadne zorientovať. Chceli sme ešte lepšie optimalizovať naše obchodné procesy, ale bez kvalitných dát by sa jednalo len o hrubé odhady. Preto sme nechali náš systém rozšíriť o modul Business Intelligence. Je až neuveriteľné, čo všetko teraz dokážem zo systému zistiť. S Business Intelligence doslova ťahám eso z rukáva. „

Vďaka Business Intelligence získal manažment spoločnosti PARAMIT rýchly prehľad o potrebách zákazníkov, obratu skladových zásob aj ich aktuálnom stave. Celý obchodný proces možno jednoducho optimalizovať vďaka jeho detailnej znalosti a možnosti tvorby prognóz. Úzka nadväznosť na ďalšie moduly z oblasti ekonomiky, obchodu a CRM robí z Money S5 s modulom Business Intelligence skutočne veľmi účinný nástroj.

Viac informácií v PDF:

Názov a popis

Riešenie pre manažérske rozhodovanie

Odvetvové riešenie: Tie nejlepšie manažérske rozhodnutia so systémom Money S5.

Business Intelligence

Dokumentácia modulu Money S5 Business Intelligence.

 

Na tejto stránke:

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Máte záujem o prezentáciu systému Money S5?

    Napíšte nám! Naši obchodníci Vám systém predvedú.

    Vaše meno*

    Spoločnosť*

    Email*

    Telefón*

    Aký podnikový softvér hľadáte? Uveďte čo by mal riešiť, ako by Vám mal pomôcť.

    Ďalšie odvetvové riešenia:

    Naša stránka využíva súbory cookies, aby sme Vám uľahčili používanie webu pri budúcich návštevách. Ukladanie súborov cookies môžete kedykoľvek odmietnuť v nastavení Vášho webového prehliadača. Viac informácií..

    The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

    Close