Najlepšie skúsenosti s Money S3: Odosielanie elektronicky podpísaných dokladov e-mailom v PDF

Ekonomický systém Money S3 v sebe zahrňuje širokú paletu nadštandardných funkcií, ktoré veľakrát nenájdete ani v rádovo drahších informačných systémoch. Tieto funkcie sú síce jednoduché na obsluhu a veľmi jednoducho dostupné a nastaviteľné, pokiaľ ale neviete, kde hľadať a ako ich použiť, nemusíte ani vedieť, že niektorú funkciu Money S3 vôbec vie. Seriál návodov Najlepšie skúsenosti s Money S3 sa zameriava práve na funkčnosti, ktoré možno nevidíte na prvý pohľad, avšak ich používanie Vám môže ušetriť kopec času a peňazí.

Odosielanie elektronicky podpísaných dokladov e-mailom v PDF

V dnešnej časti sa zameriame na elektronickú kanceláriu, konkrétne na elektronické odosielanie dokladov vašim obchodným partnerom a na ich digitálne podpisovanie. Odbúranie či aspoň obmedzenie papierovej komunikácie s obchodnými partnermi vám môže ušetriť hromadu miesta na šanóny a tiež náklady na papier a toner do tlačiarne.

V súčasnej dobe je možné posielať obchodným partnerom daňové doklady v digitálnej podobe. Podrobnosti o vyhotovovaní faktúr v elektronickej forme určuje §75 a 76 zákona č. 222/2004 Z.z. o DPH v platnom znení, kde sa v skratke píše nasledovné:

Faktúry je možné so súhlasom zákazníka vyhotoviť elektronicky, pričom vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry musí byť zaručená elektronickým podpisom. Nie je však nutné použiť zaručený elektronický podpis, stačí “obyčajný” elektronický podpis.

Ako na to ísť v praxi:

  • Pokiaľ chcete mať e-mailom odosielané faktúry digitálne podpísané, zariaďte si elektronický podpis u niektorej z certifikačných autorít.
  • Vložte elektronický podpis do nastavenia v Money S3. Máte dve možnosti: pre celú firmu zadáte jeden elektronický podpis v nastavení agendy (Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie agendy /záložka El. podpis), jednotlivým používateľom vložíte vlastný digitálny podpis v prístupových právach (Money / Možnosti a nastavenie / Prístupové práva). Podpis uvedený pri používateľovi má prednosť, t.j. pokiaľ súčasne nastavíte podpis používateľovi aj agende a v Money S3 je prihlásený používateľ s vlastním zadaným podpisom, použije sa pre dokument jeho podpis, nie podpis zadaný v agende. Vloženie podpisu je jednoduché – ukážme si to napr. na podpise v agende: Zvoľte Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie agendy a vyberte záložku El. podpis. Zaškrtnite políčko Automaticky podpisovať súbory PDF a kliknite na tlačidlo tri bodky pre výber digitálneho podpisu. Money S3 zobrazí Zoznam Nastavenia podpisovania dokumentov. V tomto zozname evidujete všetky používané digitálne podpisy v Money S3. Kliknite na tlačidlo Pridať a zadajte svoj podpis v karte Nastavenie podpisovania dokumentov:

Nastavenie podpisu

  • Pokiaľ nebudete chcieť automaticky podpisovať všetky odosielané dokumenty, zaškrtnite prepínač Vyzvať k podpísaniu. Ak chcete, aby bol podpis na doklade vidieť, potom zvoľte typ podpisu Viditeľný. Ďalej môžete určiť font podpisu, teda písmo akým sa na doklade uvedú údaje o digitálnom podpise a umiestnenie tohto podpisu.
  • Posledný krok je jednoduchý. V Zozname vystavených faktúr nastavte kurzor na faktúru, ktorú chcete digitálne podpísať a kliknite na ikonu Odoslanie dokladu e-mailom vo formáte PDF. Z dokladu sa automaticky vytvorí PDF súbor, ktorý sa digitálne podpíše a priloží ako príloha k e-mailu. Ak máte na adresnej karte odberateľa uvedenú e-mailovú adresu, potom sa táto adresa automaticky prenesie do odberateľa e-mailu (štandardne do kolónky Komu…) a vám stačí správu iba odoslať.

Naša stránka využíva súbory cookies, aby sme Vám uľahčili používanie webu pri budúcich návštevách. Ukladanie súborov cookies môžete kedykoľvek odmietnuť v nastavení Vášho webového prehliadača. Viac informácií..

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close