Najlepšie skúsenosti s Money S3: Pripájanie dokumentov k dokladom

Ekonomický systém Money S3 v sebe zahrňuje širokú paletu nadštandardných funkcií, ktoré veľakrát nenájdete ani v rádovo drahších informačných systémoch. Tieto funkcie sú síce jednoduché na obsluhu a veľmi jednoducho dostupné a nastaviteľné, pokiaľ ale neviete, kde hľadať a ako ich použiť, nemusíte ani vedieť, že niektorú funkciu Money S3 vôbec vie. Seriál návodov Najlepšie skúsenosti s Money S3 sa zameriava práve na funkčnosti, ktoré možno nevidíte na prvý pohľad, avšak ich používanie Vám môže ušetriť kopec času a peňazí.

Pripájanie dokumentov k dokladom

V dnešnom diele sa zameriame na uchovávanie prijatých dokladov v elektronickej podobe. Digitálna archivácia prijatých dokumentov vám môže značne ušetriť čas a zjednodušiť procesy, ktoré vo firme riešite. Predstavte si napríklad prácu s digitalizovanými zmluvami: nie je nič jednoduchšieho, ako zmluvy archivovať pripojené priamo k partnerom v adresári Money S3. Máte ich tak ihneď dostupné kedykoľvek potrebujete, bez zdĺhavého hľadania.

V mnohých prípadoch vám možnosť uložiť si digitálnu kópiu prijatej faktúry, uzatvorenej zmluvy či ďalších dokumentov ušetrí prácu s hľadaním ich papierového originálu. Niekedy dokonca ani papierový originál nemusí existovať: napr. keď zakúpite softvér v zahraničnom internetovom obchode, či pokiaľ máte s vaším partnerom dohodu o elektronickom posielaní dokladov.

Dokument uložený na disku

Asi najjednoduchším prípadom je situácia, kedy dokument máte uložený na disku a chcete ho k danému dokladu (adrese, faktúre, karte zamestnanca) pripojiť. Potom stačí iba stlačiť pravé tlačidlo myši na danom riadku a vyvolať cez možnosť Pripojené dokumenty okno Zoznam pripojených dokumentov. Stlačením tlačidla Pridať a následným výberom voľby Súbor vyvoláte prieskumníka a v počítači vyhľadáte požadovaný súbor.

Zoznam pripojených dokumentov

Záznam, ktorý má pripojený nejaký dokument, je na ľavej strane riadka v zozname označený ikonou kancelárskej svorky. Stlačením pravého tlačidla myši na tejto ikone otvoríte pop-up kontextové menu s prehľadom všetkých dokumentov pripojených k záznamu.

Money S3 faktúry

Skenovanie papierového dokumentu a uloženie do Money S3

Money S3 pripojenie

Hlavne pri prijatých faktúrach sa môžete stretnúť s potrebou doklad zoskenovať. Money S3 umožňuje priame skenovanie a uloženie dokumentu priamo z používateľského rozhrania – stačí mať len pripojený skener. Pokiaľ potrebujete do Money S3 uložiť napr. snímok prijatej faktúry, kliknite pravým tlačidlom myši na riadok s faktúrou v stĺpci, v ktorom sa ikonkou sponky indikuje, či sú k záznamu pripojené nejaké dokumenty. Money S3 zobrazí okno s výberom možností pre pripojení (napr. obrázok nižšie je z Adresára):

Vyberte si možnosť Scanner, vložte dokument do skenera a cez rozhranie TWAIN ho jednoducho jedným krokom zoskenujte a pripojte k záznamu.

Pokiaľ používate Microsoft Outlook, je k dokumentu možné automaticky pripojiť ľubovoľnú entitu z Outlooku, napr. e-mail, záznam kalendára či úlohu. Ak si potrebujete rýchlo k danému záznamu urobiť kalkuláciu v Exceli či poslať list vo Worde, stačí len kliknúť na ikonu týchto programov a Money S3 vám automaticky otvorí prázdny dokument, ktorý po ukončení práce uloží a pripojí k záznamu.

Vytvorenie pripojeného dokumentu z pripravenej šablóny

Money S3 – zoznam šablón

Ďalšou možnosťou, ako rýchlo pracovať s pripojenými dokumentmi, sú šablóny. Money S3 umožňuje pripraviť si šablóny dokumentov a jednoducho s nimi v rámci pripojených dokumentov pracovať. Toto využitie si ukážeme na príklade evidencie zamestnancov, kedy pri nástupe zamestnanca s ním potrebujete uzavrieť napr. Pracovnú zmluvu. Postup je jednoduchý:

  • Zozname zamestnancov založte Kartu zamestnanca.
  • Kliknite v zozname zamestnancov pravým tlačidlom na riadok vloženého zamestnanca, a to hneď v prvom stĺpci, ktorý sa indikuje ikonou sponka Pripojené dokumenty.
  • Objaví sa okno s miestnou ponukou šablón, vyberte si šablónu Pracovná zmluva (jej prípravu popisujeme na príklade v nasledujúcej kapitole):

Money S3 automaticky otvorí dokument MS Word so zadanou šablónou. Tu stačí iba vyplniť údaje o zamestnancovi a ďalšie individuálne podmienky zmluvy a za malú chvíľku máte zmluvu nielen pripravenú, ale i archivovanú v Money S3 priamo v karte zamestnanca.

Šablóna vytvorenia dokumentu

Príprava šablón pre pripojené dokumenty

Šablóny je možné si dopredu pripraviť pre každý zoznam, v ktorom je umožnené k záznamom pripájať ďalšie dokumenty. Postup je jednoduchý:

  • Pripravte si vo Worde šablónu, ktorú budete používať pre daný typ dokumentov.
  • Vyvolajte si zoznam Money / Možnosti a nastavenia / Šablóny vytvorenie dokumentu. Kliknite na Pridať, Money S3 zobrazí kartu Šablóna vytvorenia dokumentu:
  • Do karty vyberte súbor so šablónou a zadajte zoznam, v ktorom budete šablónu používať (v tomto prípade Faktúry vystavené). Kartu uložte.
  • Ihneď po uložení môžete začať šablónu využívať.

Naša stránka využíva súbory cookies, aby sme Vám uľahčili používanie webu pri budúcich návštevách. Ukladanie súborov cookies môžete kedykoľvek odmietnuť v nastavení Vášho webového prehliadača. Viac informácií..

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close