Musia firmy používať elektronické schránky?

Elektronické schránky sú pre právnické osoby od 1.8.2016 povinné. Tak to aspoň ustanovuje zákon o eGovernmente. Minister Peter Kažimír však avizoval, že k ich plnému spusteniu príde postupne do januára 2017. Ako to teda je? Pozreli sme na to za vás.

Podľa platného zákona..

Elektronické schránky sú súčasťou Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk a zriaďujú sa automaticky pre občanov Slovenskej republiky, ktorí dovŕšili 18. rok života, pre fyzické osoby podnikateľov, ktorí sú zapísaní v živnostenskom registri SR, právnické osoby zapísané v obchodnom registri SR a orgány verejnej moci. Ostatné subjekty musia o zriadenie schránky požiadať.

Musia firmy používať elektronické schránky?

Povinnosti ohľadom používania elektronických schránok závisia od toho, o ktorú osobu či orgán ide, a tiež od smeru komunikácie.

Samotné orgány verejnej moci dostali v zákone o eGovernmente čas 3 roky na zavedenie elektronickej komunikácie do praxe, takže je možné, že niektorý úrad ešte nebude elektronicky komunikovať alebo bude len čiastočne.

• Fyzické osoby – nepodnikatelia aj podnikatelia – nemajú povinnosť elektronické schránky používať. Aj keď sú pre všetkých občanov od 18 rokov automaticky zriadené, naďalej môžu svoje podania uskutočňovať v klasickej listinnej podobe.
• Právnické osoby – sú povinné aktivovať si elektronickú schránku a ak tak neurobia, štát im ju zriadi automaticky. Podľa zákona má byť pre právnické osoby elektronická komunikácia od 1.8.2016 povinná.

Na čo budú firmám slúžiť elektronické schránky?

Orgány verejnej moci budú elektronické schránky využívať na doručenie úradných dokumentov. Správy sa budú pokladať za doručené aj bez podpísania doručenky a prečítania správy po uplynutí lehoty 15 dní od odoslania, čím môžu nadobudnúť účinnosť nadväzujúce právne úkony (napr. plynutie lehoty na odvolanie voči rozhodnutiu a pod.). Preto firmám odporúčame zabezpečiť si prístup a pravidelne sledovať prichádzajúce správy, na portály verejnej správy www.slovensko.sk

Ako majú firmy a ich štatutári postupovať?

Na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby je oprávnený štatutárny orgán právnickej osoby alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, pre ktorú bola schránka zriadená. K tomu sú potrebné:

• elektronická identifikačná karta (eID karta) – nový typ občianskeho preukazu s elektronickým čipom, nahranými certifikátmi a čítačkou čipových kariet (aktivovaná funkcia Online eID) – vybavuje sa na príslušnom Okresnom riaditeľstve Policajného zboru,
• počítač s operačným systémom Windows, nainštalovanými ovládačmi pre čítačku a aplikáciami na identifikáciu používateľa, podpisovanie dokumentov a podaní – ovládače a aplikácie sú na stiahnutie na portáli www.slovensko.sk.

Po prvom prihlásení do Elektronickej schránky odporúčame nastaviť notifikácie o prijatých správach e-mailom, aby nebolo nutné pravidelne kontrolovať navyše aj elektronickú schránku na slovensko.sk.

Okrem toho je ďalej možné, aby prihlásený štatutár alebo člen štatutárneho orgánu delegoval zodpovednosť za elektronickú komunikáciu aj inej fyzickej osobe – udelil jej čiastočný alebo úplný prístup na disponovanie s elektronickou schránkou. Táto osoba však musí mať taktiež všetko potrebné hardvérové a softvérové vybavenie (eID karta, čítačka, počítač, atď.).

Táto povinnosť pre firmy prináša aj výhody:

Elektronické schránky neprinášajú iba novú záťaž vo forme nutnosti sledovať ďalší zdroj komunikácie zo strany orgánov verejnej moci. Pre fyzické aj právnické osoby predstavujú aj mnohé výhody:

• Ušetrí čas – elektronická komunikácia s úradmi cez počítač z ľubovoľného miesta plne nahrádza klasickú formu v listinnej podobe, čím sa odstráni nutnosť chodiť na poštu, straty času a výdavky na poštovné,
• Ušetrí peniaze – elektronické podanie je spoplatnené polovičnou sadzbou správneho poplatku na rozdiel od rovnakého podania, ktoré sa realizuje v listinnej podobe,
• Uľahčuje život – konateľ/držiteľ eID karty ju môže aktívne využiť aj mimo portálu slovensko.sk a elektronickej schránky, môže napr. elektronicky podpisovať dokumenty aj pri komunikácii s inými fyzickými či právnickými osobami.

Odporúčame vám nečakať, zoznámte sa s elektronickými schránkami a začnite ich používať čo najskôr. Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES) k 1. augustu zriadila 322 974  schránok firmám  na doručovanie úradných rozhodnutí. V prípade otázok môžu štatutárni zástupcovia právnických osôb kontaktovať v pracovných dňoch od 8:00 do 18:00 Kontaktné centrum NASES na telefónnom čísle +421 2 35 803 083.

• Elektronická schránka sa firme automaticky aktivuje prvým prihlásením.
• V prípade, že sa štatutárny zástupca do nej neprihlási do konca roka. Od 1. januára 2017 bude jeho schránka aktivovaná na doručovanie automaticky.
• Na doručenú poštu v schránke si užívatelia môžu následne nastaviť notifikácie, či už na e-mail alebo SMS.
• Zároveň môže konateľ/štatutár firmy poveriť inú osobu (napr. účtovníčku) na vstup do schránky.

Pre lepšiu orientáciu užívateľov NASES pripravil inštruktážne videá, ktoré sú dostupné na adrese: https://www.slovensko.sk/sk/navody/videonavody.