Skryť menu
Skryť formulár

Prechod na nový ERP systém má svoje riziká: zistite, ako sa im vyhnúť

Solitea, a.s. | 15. 04. 2020

Prechod na nový ERP systém je veľkým krokom v živote každej firmy. Aj tá najmenšia chyba v priebehu výberu alebo implementácie môže mať dlhoročné následky. Zhrnieme vám preto najväčšie riziká, ktoré môžu pri prechode na nový ERP systém nastať, a poradíme, ako sa im vyhnúť.

Čo je to ERP systém

Skratka ERP (Enterprise Resource Planning) označuje komplexný podnikový softvér, ktorý firme automatizuje procesy a pomáha s chodom. ERP systém obsahuje funkcie pre manažérov, logistikov, účtovníkov, personalistov, špecialistov marketingu a ďalšie oddelenia.

Všetci zamestnanci pracujú v rovnakom systéme. Preto musia byť ERP systémy ako napríklad Money S4 a Money S5 preverenými riešeniami, ktoré zvládnu veľké objemy dát a veľké množstvo súčasne pracujúcich používateľov.

Riziká prechodu na nový ERP systém

Implementácia ERP nie je jednorazová záležitosť, ale dlhodobý vzťah medzi zákazníkom a dodávateľom. Riziká sa môžu objaviť vo fáze výberu, vo fáze inštalácie a konfigurácie, ale tiež počas samotnej prevádzky.

Najčastejšie riziká pri výbere ERP systému sú:

  • prehnané očakávania,
  • zle zvolený dodávateľ,
  • nesprávne vybraný tím,
  • chýbajúce požiadavky na systém,
  • zvolený dodávateľ nepomáha s implementáciou,
  • systém nedokáže reagovať na zmeny
  • a nedostatočná zákaznícka podpora.

Poďme si teraz ukázať, v čom presne riziká spočívajú a ako sa im vyhnúť.

Prehnané očakávania

Rozhodnutie zaobstarať si ERP systém neprichádza zo dňa na deň. Motiváciami na zjednotenie firemných nástrojov do jedného systému môže byť veľa, napríklad:

  • účtovanie v tabuľkovom procesore prestáva stačiť na váš objem dokladov,
  • spracovanie dát a tvorba dokladov zaberá čím ďalej, tým viac času,
  • dáta zadávate do niekoľkých systémov a nie sú prepojené,
  • alebo súčasnému systému chýbajú funkcie, ktoré potrebuje pre rozvoj podnikania.
  • Aj keď vašej firme ERP systém množstvo podobných problémov vyrieši, nezabudnite, že nejde o všemocný nástroj. Ani ten najlepší systém nevylieči to, že vám odberatelia neplatia načas alebo že vám chýbajú zákazníci. Dajte si preto pozor, aby ste od ERP systémov nemali prehnané očakávania – slúžia totiž výhradne na zjednotenie dát, zlepšenie prístupnosti dát a na nastavenie procesov.

    Zle zvolený dodávateľ

    Zle zvolený dodávateľ ERP systému vás môže stáť množstvo strateného času, vyhodených peňazí či paralyzovaných procesov. Vyberajte preto naozaj dôkladne. Nie každý ERP systém sa hodí pre každú firmu – každá má iné požiadavky a cenové možnosti.

    Základnými kritériami pre výber sú:

    • splnenie požiadaviek na funkčnosť,
    • cena,
    • zákaznícka podpora zo strany dodávateľa,
    • história dodávateľa.

    Ak potrebujete s výberom dodávateľa poradiť podrobne, prečítajte si článok o tom, ako vybrať ERP systém, alebo si zadarmo stiahnite náš ebook.

    Nesprávne vybraný tím

    Aby ste si vo firme ujasnili, čo od nového systému očakávate, zostavte pre výber ERP interný tím. V ňom musia byť zastúpení pracovníci zo všetkých oddelení, ktoré budú s ERP systémom pracovať. Členovia tímu musia detailne poznať procesy na svojom oddelení a zároveň by mali byť aktívni a komunikatívni. Ako vedúceho tímu potom vyberte skúseného zamestnanca, ktorý vo firme pracuje už dlho a pozná nastavené procesy.

    Pestrý tím je pri nastavovaní požiadaviek veľmi dôležitý. Ak doň napríklad nevyberiete zástupcu z učtárne, hrozí, že zvolený ERP systém nezvládne váš objem faktúr alebo si neporadí so špecifickými účtovnými požiadavkami vo vašom odbore (napríklad zádržné v stavebníctve).

    Chýbajúce požiadavky na systém

    Tím musí byť pri zbieraní požiadaviek veľmi dôsledný – každá požiadavka, ktorá mu unikne, môže viesť k zle zvolenému ERP systému. Spoločne spíšu funkcie, ktoré sú pre vás teraz kľúčové, ale aj funkcie, ktoré budete potrebovať v budúcnosti. Predpokladá sa totiž, že vám nový ERP systém bude slúžiť aj o 10 rokov.

    Určite si tiež hlavné ciele, ktoré má ERP systém vo vašej spoločnosti vyriešiť – napríklad zlepšenie konkrétnych služieb. Každé oddelenie pravdepodobne navrhne odlišné ciele, preto z nich potom vyberte 3–5 najdôležitejších.

    Hotový zoznam cieľov a požiadaviek predstavuje základ, z ktorého budete vychádzať pri výbere dodávateľa.

    Zvolený dodávateľ nepomáha s implementáciou

    Implementátor systému nesmie nechať jeho nasadenie na vás. Kvalitný dodávateľ za vami vyšle implementačný tím, ktorý u vás zostane niekoľko dní a pomáha s nasadením ERP systému.

    Okrem pomoci s technickou stránkou veci by vám dodávateľ mal zaistiť aj zaškolenie. Vyšle k vám školiaci tím, ktorý zamestnancom podrobne ukáže, ako sa s novým systémom pracuje, aby bol prechod rýchlejší a efektívnejší. Ak sa vo vašej firme o pár rokov zamestnanci obmenia, spoľahlivý dodávateľ pre nich školenie zopakuje.

    Systém nedokáže reagovať na zmeny

    Časy sa menia, firma rastie a stále sa objavujú nové potreby. Ak ERP systém nie je dostatočne flexibilný a nedokáže sa týmto zmenám prispôsobiť, nejde s ním dlhodobo pracovať.

    Základom sú pravidelné aktualizácie systému, ktoré vylepšujú súčasné funkcie, pridávajú nové a reagujú na legislatívne zmeny. Okrem toho by však malo byť možné ERP systém upraviť na mieru. Ak vám vyvstane po niekoľkých rokoch používania nová kľúčová požiadavka, dodávateľ by mal byť schopný váš systém prispôsobiť vašim potrebám. Preto sa uistite, či je váš ERP dodávateľ na túto možnosť pripravený.

    Nedostatočná zákaznícka podpora

    V ERP systéme nemôžete dlhodobo pracovať bez zákazníckej podpory zo strany dodávateľa. Túto službu vám ponúkne každý kvalitný dodávateľ ako súčasť systému. Či už pôjde o telefonickú, alebo on-line podporu, vždy je dobré mať sa na koho obrátiť so žiadosťou o radu či pomoc.

    Nespoliehajte sa na to, že si s problémami poradíte sami a vopred si od dodávateľa zistite, v akej podobe zákaznícku podporu poskytuje – hlavne v akých dňoch a časoch je vám podpora k dispozícii, v akej forme a či existuje možnosť osobných konzultácií.

    ERP Money vám s potlačením rizík pomôže

    Proces implementácie ERP systému Money S4 a Money S5 je nastavený tak, aby všetky potenciálne riziká minimalizoval.

    Začneme takzvanou predimplementačnou štúdiou, v ktorej zanalyzujeme, či je ERP Money pre vašu firmu vhodným riešením. Počas nej prenikneme do vašich procesov, vyspovedáme všetkých kľúčových zamestnancov a odhalíme miesta, ktoré vám systém pomôže zefektívniť.

    Podľa výsledkov štúdie sa potom môžete rozhodnúť, či sa vám ERP Money oplatí. Ak sa aj nakoniec rozhodnete, že ERP Money nechcete, budú mať výsledky štúdie pre vašu firmu významnú hodnotu. Keď sa rozhodnete pre ERP Money, systém vám nastavíme, vyškolíme vašich zamestnancov a osobne dohliadneme, či všetko funguje podľa vašich predstáv.

    >> Zistite viac o ERP Money <<

    Chcem vyskúšať Money S4

    • Boli tieto informácie užitočné?
    • ÁnoNie

Najhľadanejšie

Money S4Money S5

Obľúbené články