{"id":12530,"date":"2025-03-11T10:07:48","date_gmt":"2025-03-11T09:07:48","guid":{"rendered":"https:\/\/testwp.money.sk\/novinky-a-tipy\/nezaradene\/ako-dlho-musite-archivovat-uctovnu-dokumentaciu\/"},"modified":"2025-03-11T13:04:41","modified_gmt":"2025-03-11T12:04:41","slug":"ako-dlho-musite-archivovat-uctovnu-dokumentaciu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.money.sk\/novinky-a-tipy\/uctovnictvo\/ako-dlho-musite-archivovat-uctovnu-dokumentaciu\/","title":{"rendered":"Ako dlho mus\u00edte archivova\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00fa dokument\u00e1ciu"},"content":{"rendered":"

Listinn\u00e9 \u010di elektronick\u00e9 \u00fa\u010dtovn\u00e9 z\u00e1znamy<\/h2>\n

Vzh\u013eadom na to, \u017ee prevedenie p\u00edsomn\u00e9ho z\u00e1znamu do elektronickej, resp. technickej podoby dnes nie je ni\u010d n\u00e1ro\u010dn\u00e9, je pochopite\u013en\u00e9, \u017ee podnikatelia d\u00e1vaj\u00fa prednos\u0165 elektronickej podobe \u00fa\u010dtovn\u00fdch dokladov. Je ve\u013emi roz\u0161\u00edren\u00e9 zasielanie napr. fakt\u00far, ale aj objedn\u00e1vok a\u00a0in\u00fdch dokladov s\u00favisiacich s\u00a0\u00fa\u010dtovn\u00edctvom, prostredn\u00edctvom emailu. Z\u00e1kon o\u00a0\u00fa\u010dtovn\u00edctve pozn\u00e1 dve formy \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu \u2013 listinn\u00fa a\u00a0elektronick\u00fa, pri\u010dom s\u00fa obe formy rovnocenn\u00e9.<\/p>\n

Z\u00a0uveden\u00e9ho vypl\u00fdva, \u017ee podnikate\u013e m\u00f4\u017ee vies\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00edctvo aj v\u00a0elektronickej podobe.<\/p>\n

Listinn\u00fdm \u00fa\u010dtovn\u00fdm z\u00e1znamom<\/strong> je \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam vyhotoven\u00fd na papieri a tie\u017e vytla\u010den\u00fd \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam vyhotoven\u00fd pomocou softv\u00e9ru, ktor\u00fd je zaslan\u00fd a prijat\u00fd ako listina, alebo vyhotoven\u00fd na intern\u00e9 \u00fa\u010dely \u00fa\u010dtovnej jednotky ako listina.<\/p>\n

Elektronick\u00fdm \u00fa\u010dtovn\u00fdm z\u00e1znamom<\/strong> je \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam vyhotoven\u00fd:<\/p>\n

    \n
  1. v elektronickom form\u00e1te a prijat\u00fd alebo spr\u00edstupnen\u00fd v elektronickom form\u00e1te, pri\u010dom elektronick\u00fd form\u00e1t ur\u010duje vyhotovite\u013e \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu alebo je ur\u010den\u00fd na z\u00e1klade dohody s prij\u00edmate\u013eom \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu,<\/li>\n
  2. transform\u00e1ciou \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu z listinnej podoby do elektronickej podoby a zaslan\u00fd elektronicky, pri\u010dom m\u00f4\u017ee tvori\u0165 pr\u00edlohu elektronickej po\u0161ty,<\/li>\n
  3. v elektronickom form\u00e1te na intern\u00e9 \u00fa\u010dely \u00fa\u010dtovnej jednotky.<\/li>\n<\/ol>\n

    Bez oh\u013eadu na podobu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu je \u00fa\u010dtovn\u00e1 jednotka povinn\u00e1 zabezpe\u010di\u0165 vierohodnos\u0165 p\u00f4vodu, neporu\u0161enos\u0165 obsahu a \u010ditate\u013enos\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu od okamihu vyhotovenia \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu alebo od okamihu prijatia alebo spr\u00edstupnenia \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu a\u017e do ukon\u010denia doby jeho uchov\u00e1vania.<\/p>\n

    Zaslanie alebo in\u00e9 spr\u00edstupnenie elektronick\u00e9ho \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu inej osobe (napr. zaslanie elektronickej fakt\u00fary odberate\u013eovi e-mailom) podlieha p\u00edsomnej dohode medzi z\u00fa\u010dastnen\u00fdmi stranami o ur\u010den\u00ed technick\u00fdch po\u017eiadaviek potrebn\u00fdch na prij\u00edmanie \u00fa\u010dtovn\u00fdch z\u00e1znamov alebo potvrden\u00e9mu s\u00fahlasu prij\u00edmate\u013ea \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu (za tak\u00fdto s\u00fahlas sa pova\u017euje inform\u00e1cia o akceptovan\u00ed \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu, napr\u00edklad zaplatenie po\u017eadovanej sumy).<\/p>\n

    \u00da\u010dtovn\u00e1 jednotka je povinn\u00e1 na v\u00fdzvu da\u0148ov\u00e9ho \u00faradu predlo\u017ei\u0165 mu ur\u010den\u00e9 \u00fa\u010dtovn\u00e9 z\u00e1znamy v podobe, v akej ich vedie a uchov\u00e1va (v listinnej a\/alebo v elektronickej podobe). \u00da\u010dtovn\u00e1 jednotka \u00fa\u010dtuj\u00faca v s\u00fastave podvojn\u00e9ho \u00fa\u010dtovn\u00edctva, ktor\u00e1 vedie \u00fa\u010dtovn\u00edctvo v \u00fa\u010dtovnom softv\u00e9ri, je povinn\u00e1 da\u0148ov\u00e9mu \u00faradu alebo opr\u00e1vnen\u00fdm osob\u00e1m umo\u017eni\u0165 pr\u00edstup do softv\u00e9ru na vedenie \u00fa\u010dtovn\u00edctva a preuk\u00e1za\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00fdm z\u00e1znamom ozna\u010denie \u00fa\u010dtov, na ktor\u00fdch s\u00fa \u00fa\u010dtovn\u00e9 pr\u00edpady v \u00fa\u010dtovnej jednotke \u00fa\u010dtovan\u00e9. Tieto povinnosti m\u00e1 \u00fa\u010dtovn\u00e1 jednotka po dobu uchov\u00e1vania \u00fa\u010dtovn\u00fdch z\u00e1znamov.<\/p>\n\n

    \n
    \n
    \n Tip redakcie\n <\/div>\n
    \n Vysk\u00fa\u0161ajte si zadarmo \u00fa\u010dtovn\u00fd program Money S3\n <\/div>\n
    \n S n\u00edm m\u00f4\u017eete jednoducho vies\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00edctvo, vystavova\u0165 fakt\u00fary \u010di evidova\u0165 sklad<\/strong> pre kamenn\u00fd i online predaj\n <\/div>\n
    \n Stiahnu\u0165 sk\u00fa\u0161obn\u00fa verziu<\/a>\n <\/div>\n <\/div>\n
    \n \"Money\n <\/div>\n\t\t<\/div>\n \n

    Transform\u00e1cia \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu do inej podoby<\/h2>\n

    Z\u00e1kon o \u00fa\u010dtovn\u00edctve umo\u017e\u0148uje aj transform\u00e1ciu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu, \u010di\u017ee zmenu podoby \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu z listinnej podoby \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu na elektronick\u00fa podobu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu alebo zmenu elektronickej podoby \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu na listinn\u00fa podobu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu. D\u00f4le\u017eit\u00e9 je to, \u017ee nov\u00fd \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam, ktor\u00e9ho podoba je v\u00fdsledkom transform\u00e1cie \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu, sa pova\u017euje za preuk\u00e1zate\u013en\u00fd, pri\u010dom sa nevy\u017eaduje predlo\u017eenie \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu v p\u00f4vodnej podobe<\/strong>. To znamen\u00e1, \u017ee ak napr\u00edklad listinn\u00fa fakt\u00faru podnikate\u013e prevedie skenovan\u00edm do elektronickej podoby, tak p\u00f4vodn\u00fa listinn\u00fa fakt\u00faru u\u017e viac nepotrebuje uchov\u00e1va\u0165, preto\u017ee ju v plnej miere nahradila elektronick\u00e1 fakt\u00fara.<\/p>\n

    \u00da\u010dtovn\u00e1 jednotka m\u00f4\u017ee vykona\u0165 transform\u00e1ciu len toho \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu, ktor\u00fd e\u0161te nebol predmetom transform\u00e1cie, pri\u010dom je povinn\u00e1 uchov\u00e1va\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam v podobe, ktor\u00e1 je v\u00fdsledkom transform\u00e1cie \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu. V s\u00falade s t\u00fdm napr. \u00fa\u010dtovn\u00e1 jednotka nem\u00f4\u017ee uskuto\u010dni\u0165 zmenu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu z elektronickej podoby na listinn\u00fa podobu tak\u00e9ho \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu, ktor\u00fd u\u017e vznikol transform\u00e1ciou z listinnej podoby na elektronick\u00fa podobu skenovan\u00edm, ak \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam v p\u00f4vodnej listinnej podobe u\u017e nem\u00e1 k dispoz\u00edcii.<\/p>\n

    Transform\u00e1ciu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu z listinnej podoby do elektronickej podoby<\/strong> m\u00f4\u017ee \u00fa\u010dtovn\u00e1 jednotka vykona\u0165 zaru\u010denou konverziou alebo skenovan\u00edm do s\u00faborov\u00e9ho form\u00e1tu v rastrovej grafickej forme (napr. s\u00faborov\u00fd form\u00e1t .pdf, .png, .jpg, .tiff), V pr\u00edpade skenovania je potrebn\u00e9 zabezpe\u010di\u0165 \u00faplnos\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu v p\u00f4vodnej podobe a v novej podobe, obsahov\u00fa zhodu a vizu\u00e1lnu zhodu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu v novej podobe s jeho p\u00f4vodnou podobou, \u010ditate\u013enos\u0165 celej plochy \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu v novej podobe a neporu\u0161enos\u0165 obsahu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu<\/p>\n

    Transform\u00e1ciu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu z elektronickej podoby do listinnej podoby<\/strong> m\u00f4\u017ee \u00fa\u010dtovn\u00e1 jednotka vykona\u0165 zaru\u010denou konverziou a v pr\u00edpade, \u017ee \u00fa\u010dtovn\u00fd z\u00e1znam neobsahuje kvalifikovan\u00fd elektronick\u00fd podpis alebo kvalifikovan\u00fa elektronick\u00fa pe\u010da\u0165, tak aj vytla\u010den\u00edm na papier sp\u00f4sobom zaru\u010duj\u00facim neporu\u0161enos\u0165 a \u010ditate\u013enos\u0165 obsahu \u00fa\u010dtovn\u00e9ho z\u00e1znamu.<\/p>\n

    Povinnosti \u00fa\u010dtovnej jednotky pri archiv\u00e1cii \u00fa\u010dtovnej dokument\u00e1cie<\/h2>\n

    \u00da\u010dtovn\u00e1 jednotka, podnikate\u013e, m\u00e1 povinnos\u0165 zabezpe\u010di\u0165 ochranu \u00fa\u010dtovnej dokument\u00e1cie proti strate, odcudzeniu, zni\u010deniu alebo po\u0161kodeniu, rovnako zabezpe\u010di\u0165 ochranu technick\u00fdch prostriedkov, nosi\u010dov inform\u00e1ci\u00ed a\u00a0programov\u00e9ho vybavenia pred ich zneu\u017eit\u00edm, po\u0161koden\u00edm, zni\u010den\u00edm, neopr\u00e1vnen\u00fdmi z\u00e1sahmi do nich, neopr\u00e1vnen\u00fdm pr\u00edstupom k\u00a0nim, stratou alebo odcudzen\u00edm. Rovnako mus\u00ed uchov\u00e1va\u0165 \u00fa\u010dtovn\u00fa dokument\u00e1ciu po\u010das ur\u010denej lehoty a\u00a0tie\u017e je povinn\u00fd zabezpe\u010di\u0165 uchovanie \u00fa\u010dtovn\u00fdch z\u00e1znamov pred svoj\u00edm z\u00e1nikom alebo pred skon\u010den\u00edm podnikania alebo inej z\u00e1robkovej \u010dinnosti.<\/p>\n

    Nakladanie s\u00a0\u00fa\u010dtovou dokument\u00e1ciou upravuj\u00fa v\u0161eobecn\u00e9 predpisy o\u00a0arch\u00edvnictve, a\u00a0to z\u00e1kon \u010d. 395\/2002 Z. z. o arch\u00edvoch a registrat\u00farach a o doplnen\u00ed niektor\u00fdch z\u00e1konov v znen\u00ed neskor\u0161\u00edch predpisov a vyhl\u00e1\u0161ka Ministerstva vn\u00fatra SR \u010d. 628\/2002 Z. z., ktorou sa vykon\u00e1vaj\u00fa niektor\u00e9 ustanovenia z\u00e1kona o arch\u00edvoch a registrat\u00farach a o doplnen\u00ed niektor\u00fdch z\u00e1konov v znen\u00ed neskor\u0161\u00edch predpisov.<\/p>\n

    Z\u00e1rove\u0148 tieto predpisy ur\u010duj\u00fa, kto je povinn\u00fd vyhotovi\u0165 registrat\u00farny poriadok a\u00a0registrat\u00farny pl\u00e1n.[1]<\/a><\/p>\n

    Registrat\u00farny poriadok a\u00a0registrat\u00farny pl\u00e1n musia vyhotovi\u0165 iba p\u00f4vodcovia registrat\u00fary I. kateg\u00f3rie, ktor\u00fdmi s\u00fa org\u00e1ny verejnej moci (\u00fastredn\u00e9 org\u00e1ny \u0161t\u00e1tnej spr\u00e1vy, org\u00e1ny \u0161t\u00e1tnej spr\u00e1vy, org\u00e1ny \u00fazemnej samospr\u00e1vy), organiz\u00e1cie zriaden\u00e9 a zalo\u017een\u00e9 org\u00e1nmi verejnej moci, pr\u00e1vnick\u00e9 osoby zriaden\u00e9 z\u00e1konom, podnikate\u013esk\u00e9 subjekty s majetkovou \u00fa\u010das\u0165ou org\u00e1nu verejnej moci alebo n\u00edm zalo\u017een\u00e9 a zriaden\u00e9, pr\u00e1vnick\u00e9 osoby konaj\u00face vo verejnom z\u00e1ujme.<\/p>\n

    Iba registrat\u00farny pl\u00e1n musia vyhotovi\u0165 p\u00f4vodcovia registrat\u00fary II. kateg\u00f3rie, a\u00a0to v\u0161etky subjekty, ktor\u00e9 nepatria do I. ani do III. kateg\u00f3rie,\u00a0vzdel\u00e1vacie in\u0161tit\u00facie \u2013 ne\u0161t\u00e1tne podnikate\u013esk\u00e9 subjekty, ktor\u00e9 nepatria do III. kateg\u00f3rie a z \u010dinnosti ktor\u00fdch vznikaj\u00fa registrat\u00farne z\u00e1znamy s trvalou dokument\u00e1rnou hodnotou, \u00fastredn\u00e9 org\u00e1ny alebo im na rove\u0148 postaven\u00e9 subjekty politick\u00fdch str\u00e1n, nad\u00e1ci\u00ed, ob\u010dianskych zdru\u017een\u00ed, ne\u0161t\u00e1tne fondy, registrovan\u00e9 cirkvi a n\u00e1bo\u017eensk\u00e9 spolo\u010dnosti.<\/p>\n

    Povinnos\u0165 vypracova\u0165 registrat\u00farny pl\u00e1n a\u00a0registrat\u00farny poriadok nemaj\u00fa<\/strong>: v\u0161etky subjekty, ktor\u00e9 nepatria do I. ani do II. kateg\u00f3rie, p\u00f4vodcovia registrat\u00fary, z\u00a0\u010dinnosti ktor\u00fdch nevznikaj\u00fa\u00a0registrat\u00farne z\u00e1znamy s trvalou dokument\u00e1rnou hodnotou, fyzick\u00e9 a\u00a0pr\u00e1vnick\u00e9 osoby podnikaj\u00face na z\u00e1klade \u017eivnostensk\u00e9ho opr\u00e1vnenia alebo in\u00e9ho opr\u00e1vnenia pod\u013ea osobitn\u00e9ho predpisu<\/strong>, z\u00e1kladn\u00e9 (miestne) organiz\u00e1cie politick\u00fdch str\u00e1n, ob\u010dianskych zdru\u017een\u00ed, p\u00f4vodcovia registrat\u00fary, ktor\u00fdch v\u00fdsledky \u010dinnosti s\u00fa predmetom autorsk\u00e9ho pr\u00e1va (fyzick\u00e9 i\u00a0pr\u00e1vnick\u00e9 osoby).<\/p>\n

    Z\u00a0vy\u0161\u0161ie uveden\u00e9ho vypl\u00fdva, \u017ee na v\u00e4\u010d\u0161inu podnikate\u013eov a\u00a0\u017eivnostn\u00edkov sa nevz\u0165ahuje povinnos\u0165 vyhotovi\u0165 registrat\u00farny poriadok a\u00a0registrat\u00farny pl\u00e1n, ale je potrebn\u00e9, aby si plnili len niektor\u00e9 povinnosti vypl\u00fdvaj\u00face zo z\u00e1kona o arch\u00edvoch a registrat\u00farach. Napr. evidova\u0165 z\u00e1znamy, ktor\u00e9 vznikli z ich \u010dinnosti a do\u0161l\u00e9 z\u00e1znamy, zabezpe\u010di\u0165 trvanlivos\u0165 registrat\u00farneho z\u00e1znamu, umiestni\u0165 registrat\u00faru v priestoroch alebo na technick\u00fdch zariadeniach, ktor\u00e9 zaru\u010duj\u00fa jej zachovanie, ozna\u010di\u0165 registrat\u00farne z\u00e1znamy, ku ktor\u00fdm chc\u00fa obmedzi\u0165 pr\u00edstup, obmedzi\u0165 pr\u00edstup k registrat\u00farnym z\u00e1znamom obsahuj\u00facim osobn\u00e9 \u00fadaje.<\/p>\n\r\n