Document Management System - správa dokumentov

Neutopte vašu firmu v hromade dokumentov. Využite rozširujúci modul Document Management System k organizácii elektronických dokumentov a digitalizácii tých papierových. Vďaka modulu DMS vytvoríte prehľadný systém fungujúci naprieč celým Money S4.

Popis modulu

Každá firma za deň vytvorí desiatky dokumentov, ktoré je potrebné ukladať a organizovať. Rozširujúci modul Document Management System (DMS) uľahčí prácu s dokumenty vďaka:

  • vyhľadávaniu podľa zadaných kritérií či fulltextového vyhľadávania,
  • pripojeniu dokumentu k ľubovoľnému záznamu naprieč modulmi Money S4,
  • triedeniu dokumentov do zložiek s možnosťou určenia prístupových práv,
  • digitalizácii papierových dokumentov.
DMS dokument
Digitalizovaný dokument má vlastnú evidenčnú kartu, na ktorej nájdete nielen množstvo podrobností o jeho umiestnení, zameraní, platnosti či autorizácii, ale tiež všetky jeho staršie verzie a väzby na iné dokumenty.

Trieďte dokumenty, udeľujte oprávnenia

Modul pracuje s dokumentami naprieč všetkými modulmi Money S4. Na každom dokumente či zložke, ktoré budete pomocou modulu Document Management System spravovať, môžete nastaviť prístupové práva pre jednotlivých zamestnancov a dokumentové kľúče. Navyše určíte, odkiaľ môžu mať pracovníci k dátam prístup.

Preveďte papierové dokumenty do digitálnej podoby

Papierové zmluvy, dodatky a písomné úpravy. Pokiaľ chcete do zmluvy nahliadnuť, musíte sa vydať do archívu, alebo si zmluvu vyžiadať z iného oddelenia. Vďaka digitalizácii dokumentov a nastavení práv zvýšite zabezpečenie citlivých dát a umožníte kolegom nazerať do nich odkiaľkoľvek.

K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.

Standardní skener

Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money S4, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.

K digitalizácii dokumentov môžete použiť bežný skener alebo dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express.

Štandardný skener

Pomocou skenera a príslušného programu naskenujete dokument, prevediete ho do PDF a uložíte do príslušnej zložky. Modul DMS dokument prevedie do databázy Money S4, kde ho priradíte k odpovedajúcim záznamom ako je napríklad firma, prijatá faktúra nebo dopyt.

Dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express

Vďaka dokumentovému skeneru získate kvalitnejší dokument, ktorý môžete označiť čiarovým kódom. Čiarový kód pri skenovaní následne slúži na oddelenie jednotlivých dokumentov a tiež aj pre jednoduchšie dohľadanie a zaradenie dokumentu do modulu DMS.

Digitalizované dokumenty vo formáte PDF vám umožnia ľahko:

  • nájsť aktuálnu verziu dokumentu, aj keď je jeho fyzická kópia zamknutá v archíve,
  • prejsť kompletnú históriu dokumentu,
  • nastaviť prístupové práva podľa svojich potrieb,
  • pripraviť väzbu s ďalšími dokumentami a ľubovoľnými záznamami v Money S4,
  • nájsť potrebné informácie pomocou fulltextového vyhľadávania,
  • určiť agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky.

Dokumenty navyše nikam nezaložíte a prehľadne ich roztriedite do elektronických zložiek

Detailnú dokumentáciu k modulu DMS si môžete stiahnuť TU.

Získajte modul DMS už dnes

Všetky výhody modulu DMS získate za 800 € bez DPH. Modul si objednajte u svojho obchodníka alebo na našom obchodnom oddelení na telefóne 02/49 21 23 23.

Chcete mať podnikový systém na mieru?

V Money S5 vám prispôsobíme všetky funkcie a moduly tak, ako ich chcete mať.

PRESKÚMAJTE Money S5