Document Management System - správa dokumentov

Popis modulu

Každá firma za deň vytvorí desiatky dokumentov, ktoré je potrebné ukladať a organizovať. Rozširujúci modul Document Management System (DMS) uľahčí prácu s dokumenty vďaka:

• vyhľadávaniu podľa zadaných kritérií či fulltextového vyhľadávania,
• pripojeniu dokumentu k ľubovoľnému záznamu naprieč modulmi Money S4,
• triedeniu dokumentov do zložiek s možnosťou určenia prístupových práv,
• digitalizácii papierových dokumentov.

Digitalizovaný dokument má vlastnú evidenčnú kartu, na ktorej nájdete nielen množstvo podrobností o jeho umiestnení, zameraní, platnosti či autorizácii, ale tiež všetky jeho staršie verzie a väzby na iné dokumenty.

Trieďte dokumenty, udeľujte oprávnenia

Modul pracuje s dokumentami naprieč všetkými modulmi Money S4. Na každom dokumente či zložke, ktoré budete pomocou modulu Document Management System spravovať, môžete nastaviť prístupové práva pre jednotlivých zamestnancov a dokumentové kľúče. Navyše určíte, odkiaľ môžu mať pracovníci k dátam prístup.

Preveďte papierové dokumenty do digitálnej podoby

Papierové zmluvy, dodatky a písomné úpravy. Pokiaľ chcete do zmluvy nahliadnuť, musíte sa vydať do archívu, alebo si zmluvu vyžiadať z iného oddelenia. Vďaka digitalizácii dokumentov a nastavení práv zvýšite zabezpečenie citlivých dát a umožníte kolegom nazerať do nich odkiaľkoľvek.

K digitalizácii dokumentov môžete použiť bežný skener alebo dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express.

Štandardný skener

Pomocou skenera a príslušného programu naskenujete dokument, prevediete ho do PDF a uložíte do príslušnej zložky. Modul DMS dokument prevedie do databázy Money S4, kde ho priradíte k odpovedajúcim záznamom ako je napríklad firma, prijatá faktúra nebo dopyt.

Dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express

Vďaka dokumentovému skeneru získate kvalitnejší dokument, ktorý môžete označiť čiarovým kódom. Čiarový kód pri skenovaní následne slúži na oddelenie jednotlivých dokumentov a tiež aj pre jednoduchšie dohľadanie a zaradenie dokumentu do modulu DMS.

Digitalizované dokumenty vo formáte PDF vám umožnia ľahko:

• nájsť aktuálnu verziu dokumentu, aj keď je jeho fyzická kópia zamknutá v archíve,
• prejsť kompletnú históriu dokumentu,
• nastaviť prístupové práva podľa svojich potrieb,
• pripraviť väzbu s ďalšími dokumentami a ľubovoľnými záznamami v Money S4,
• nájsť potrebné informácie pomocou fulltextového vyhľadávania,
• určiť agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky.

Dokumenty navyše nikam nezaložíte a prehľadne ich roztriedite do elektronických zložiek