Workflow - Schvaľovanie dokladov

Rozširujúci modul Schvaľovanie dokladov – Workflow je webová aplikácia, ktorá slúži pre elektronický obeh firemných dokladov. V praxi modul využijete k tomu, aby schvaľovanie dokladov prebiehalo rýchlo aj vo chvíli, keď niekto z kolegov nemôže splniť svoju úlohu.

Akonáhle prepojíte Money S4 s modulom Schvaľovanie dokladov, nastavíte šablóny každodenných procesov. Pri tom napríklad určíte:

• podmienky nutné k spusteniu schvaľovacieho procesu,
• jednotlivé kroky procesu,
• používateľov s oprávnením k úpravám a schvaľovaniu dokladov,
• šablóny dokladov,
• alebo obsah e-mailu, ktorý kolegov upozorní na zmenu dokladu.

Schvaľovanie dokladov môžete mať kedykoľvek po ruke – jednoducho sa do neho prihlásite aj z tabletu na chate alebo z mobilu na služobnej ceste v zahraničí.

Zastúpenie kolegov a pripomenutie nesplnených úloh

Keď vedúci oddelenia odíde na služobnú cestu, zadrhne sa schvaľovanie dokladov a všetko sa doháňa na poslednú chvíľu. To sa vám však s modulom Schvaľovanie dokladov už nestane. Jednoducho určíte náhradníka a vyhnete sa zdržaniu v schvaľovaní. Pokiaľ napríklad vedúci do 24 hodín nevybaví schválenie objednávky, Money automaticky posunie túto úlohu jeho zástupcovi.

Pomocou Money S4 tiež vidíte, v akej fáze schvaľovacieho procesu doklad práve je. Môžete tak splnenie úlohy kolegovi pripomenúť a vyhnete sa situácii, že by napríklad faktúra zostala nezaplatená. Ušetríte si problémy s dodávateľmi i zákazníkmi.

Zamknutie zvýši transparentnosť dokladov

V každom procese pripojíte k schváleniu aj originál dokladu v PDF, takže si kolegovia môžu preštudovať pôvodnú objednávku či faktúru.

Akonáhle zamestnanci odovzdajú doklad k schváleniu, uzamkne sa prístup k jeho ďalším úpravám. Nemôže sa tak stať, že by ste schvaľovali niečo, čo môže ktokoľvek zároveň meniť.

Pokiaľ nie je doklad schválený, nie je ho možné prevziať do ďalších dokladov. Neschválenú objednávku nemôžete preniesť do faktúry a nepotvrdenú faktúru zase do platobného príkazu. Vďaka tomu máte istotu, že nezaplatíte zlú faktúru.

Na schválenie dokladu stačí pár kliknutí

Schvaľovanie dokladov môžete mať vďaka mobilnej verzii pri sebe kdekoľvek, na konferencii aj na chate. Aj tam jednoducho schválite potrebné doklady. Na základe e-mailového upozornenia na pár kliknutí schválite dovolenku, objednávku alebo faktúru.

Akonáhle doklad potvrdíte elektronickým podpisom, modul odošle notifikáciu účtovníkovi či pridelenému kolegovi a tí môžu pokračovať v práci s dokladom. A účtovník môže z modulu Schvaľovanie dokladov stiahnuť aj „košieľku“ dokladu s časovými značkami jednotlivých krokov procesu.