Skryť menu
Skryť formulár

AGROSPA s. r. o.

AGROSPA vďaka Money S4 automatizuje
predaj a šetrí desiatky hodín mesačne

Vo firme AGROSPA predávajú náhradné diely do traktorov a príslušenstvo pre poľnohospodárov. Vďaka prechodu na ERP systém Money S4 a modul Mobile S4 vymenili trhacie bločky za PDA zariadenia, s ktorými ušetrili desiatky hodín mesačne, znížili chybovosť na minimum a jedného zákazníka teraz vybavia za necelú minútu.

Kľúčová požiadavka: chceme rýchlejšie a prehľadnejšie procesy v sklade

Ešte v roku 2018 používali v AGROSPA informačný systém bežiaci na zastaranom systéme DOS, ktorý vyžadoval ručné prepisovanie dát a mal neprehľadné rozhranie. Kvôli tomu bojovali s pomalými procesmi v sklade alebo pri vybavovaní zákazníkov.

Ak napríklad prišiel do predajne zákazník, ktorý potreboval niekoľko dielov do traktora, zamestnanec v sklade ručne prepísal katalógové čísla na papier, priniesol ho pokladníčke, ktorá údaje o tovare pred zákazníkom prepísala do systému a až potom vytlačila predajku. Tento systém bol prácny a stávali sa pri ňom chyby, zákazníci museli navyše dlho čakať, kým zamestnanci tento proces vybavia.

V roku 2019 sa Štefan Paučo rozhodol, že firme zaobstará moderný ERP systém, ktorý odbavovací proces digitalizuje a ušetrí čas zamestnancom aj zákazníkom. Požadoval od neho predovšetkým:

  • prechod z trhacích bločkov na mobilné zariadenie,
  • sprehľadnenie skladového systému
  • a zjednodušenie príjmu a výdaja tovaru.

Riešenie: ERP systém prepojený s čítačkami čiarových kódov

Štefan Paučo požiadal o pomoc s výberom nového systému svojho správcu siete, ktorý sa v ERP systémoch vyzná. Spoločne vybrali 5 dodávateľov a vylučovacou metódou sa rozhodli pre firmu Solitea a ich Money S4.

„Z hľadiska množstva funkcií a ponúkaných služieb malo Money S4 nad ostatnými systémami navrch. Navyše pre nás bolo kľúčové prepojenie počítača s mobilnými zariadeniami, ktoré malo Money najlepšie vyladené,” popisuje Štefan Paučo.

Prechod zo starého ERP systému na nový prebehol v AGROSPA bez komplikácií. Dodávateľ predchádzajúceho systému poskytol správcovi siete v excelových tabuľkách všetky dáta, ktoré chceli do Money previesť, napríklad zoznam skladových zásob, cenníky alebo účtovníctvo.

Konzultant Stanislav Mihok zo Solitey potom systém nainštaloval a nastavil, importoval dáta zo starého systému a zaškolil zamestnancov, čo bolo hotové za jeden pracovný týždeň. Konzultant taktiež prepojil Money S4 s eKasou.

Zamestnanci AGROSPA si prácu s novým systémom osvojili za pár dní. Podľa Štefana Pauča pomohlo úvodné zaškolenie a prehľadné používateľské prostredie. Napriek tomu, že dlhé roky pracovali v starom systéme, na jednoduché rozhranie Money, ktoré pripomína Microsoft Outlook, si rýchlo zvykli.

„Tri mesiace od implementácie som si z času na čas volal s konzultantom a zákazníckou linkou. Boli po ruke, kedykoľvek som potreboval poradiť. Oceňujem tiež, že mi zo Solitey pravidelne volajú a pýtajú sa, či všetko funguje v poriadku,” popisuje spoluprácu Štefan Paučo.

Výsledok: desiatky ušetrených hodín mesačne a minimálna chybovosť v sklade

Po implementácii Money S4 a modulu Mobile S4 prešiel najväčšou zmenou sklad. Skladníci vymenili ceruzky a trhacie bločky za PDA zariadenia s čítačkou čiarových kódov. Predtým ručne prepisovali kódy tovaru na papier a posúvali ho pokladníčke, ktorá tie kódy prepisovala pred zákazníkom do systému, aby vystavila doklad.

Teraz skladníci pri výdaji iba načítajú čiarové kódy pomocou PDA, zariadenie pošle informáciu do systému v pokladni a pokladníčka hneď vystaví predajku. Skladníci tak nebehajú medzi skladom a predajňou a zákazníci nepostávajú pri pokladni. So starým systémom zamestnanci obsluhovali zákazníka priemerne 3 minúty, zatiaľ čo po zavedení Money S4 to zvládnu za 40 sekúnd.

Zavedenie Mobile S4 zároveň znížilo chybovosť na minimum. S predchádzajúcim systémom na vytvorenie chybného dokladu stačilo, keď skladník alebo pokladníčka pri prepisovaní kódu niečo prehliadli a opísali ho nesprávne. Vďaka PDA zariadeniam je pre zamestnancov nemožné urobiť chybu, ak načítajú kód zo správneho tovaru.

Automatizácia skladových procesov uľahčila v AGROSPA aj inventúry. Predtým si vytlačili skladové zásoby, chodili od regála k regálu a hľadali každý typ tovaru, aby ho mohli na zozname odškrtnúť – takto prechádzali 8 tisíc položiek. Teraz každý zamestnanec dostane svoj regál a postupne načíta čiarové kódy. Hneď ako načítajú celý sklad, systém inventúru automaticky vyhodnotí.

Money S4 v AGROSPA skrátilo inventúru o polovicu. Predtým im trvala 3 dni, teraz ju zvládnu za jeden a pol dňa.

Zamestnancov AGROSPA prekvapila na Money S4 aj tvorba detailných analýz, ktorú im predchádzajúci systém neumožňoval. „Ako jednu z najväčších výhod vnímam prehľadnosť a rýchlosť. Keď mám v systéme predajku, dostanem sa jedným kliknutím na príjemku alebo iný previazaný doklad. Alebo keď kliknem na konkrétny tovar, hneď v tom istom okne vidím, ktorým zákazníkom sme ho predali,” hodnotí Štefan Paučo.

Záver: čas ušetrili skladníci, pokladníčka aj zákazníci

Money S4 splnilo všetky očakávania, ktoré v AGROSPA mali. Systém sprehľadnil procesy v sklade, v predajni zrýchlil vybavovanie zákazníkov a vďaka odstráneniu ručného prepisovania znížil chybovosť na minimum.

Tým však inovácia nekončí, vo firme majú s Money S4 ďalšie plány do budúcnosti. Majú záujem o voliteľný modul Business Intelligence, s ktorým vytvoria detailné analýzy a budú na dáta nahliadať z nových uhlov – uvidia napríklad stav skladov znázornený v cenách tovaru. Okrem toho plánujú otvorenie druhej pobočky a jej napojenie na súčasný systém.

„Neľutujem jediné euro, ktoré sme do Money S4 investovali. Systém dokázal presne to, čo sme od neho očakávali, a zrýchlil všetko, čo v našej firme zrýchliť mohol – sklad, predajňu aj účtovníctvo."

Štefan Paučo
majiteľ AGROSPA

Minikurz online

Buďte
pri tom