DAKRO FINANCE

Účtovná firma DAKRO FINANCE s.r.o. sa stretávala s problémom, ktorý riešia tisíce ďalších firiem. Pre svojich klientov každý mesiac síce poctivo odvádzala kvantum práce, no jej presné vykazovanie a fakturácia, bolo veľmi obtiažne. Vďaka Money S4 teraz už dokáže evidovať každú činnosť. Hoci by trvala len pár minút.

Kľúčová požiadavka: lepšie výkazy práce

Účtovná firma DAKRO FINANCE až do roku 2015 využívala systém Money S3. Potom čo vyrástla, začala pracovať s obrovským množstvom dát, ktoré kládlo zvýšené požiadavky na sieťovú prevádzku. Money S3 im prestávalo stačiť.

DAKRO FINANCE navyše cítila potrebu zlepšiť vnútrofiremné procesy – predovšetkým evidenciu a vykazovanie práce klientom. Veľký objem jej práca totiž tvorí metodické vedenie klientov, kontrola dát, pomoc s nastavením systému alebo odborné konzultácie. Všetku túto prácu musí evidovať, vykazovať a fakturovať.

„Starostlivo sme hľadali vhodný systém, ktorý nám umožní spravovať účtovné agendy našich klientov a pomôže nám zároveň riešiť vlastné procesy. Na konferencii pre zákazníkov ERP Money sme boli dokonca 2×, aby sme mali istotu, že je to pre nás ten správny systém."

Daniela Krůfová
Majiteľka DAKRO FINANCE

Riešenie: funkcia Aktivít a modul Zákazky + napojenie na iDoklad

Do detailov premyslený výber nového informačného systému sa vyplatil. Firma DAKRO FINANCE zvolila Money S4, v ktorom jej najviac pomáhajú Aktivity a Zákazky. Vďaka nim môže v ERP systéme evidovať každú pracovnú aktivitu, tú priradiť pod príslušnú zákazku a následne fakturovať všetku odvedenú prácu.

„Modul Zákazky používame pre evidenciu práce pre klientov a jednoduchú fakturáciu, čo nám šetrí množstvo času. Pridanú hodnotu vidíme v detailoch dokladov v každom zozname, graficky znázornených väzbách medzi dokladmi alebo dostupnosti všetkých dokladov v jednej agende. Potešila nás aj nová funkcia vlajok a komentárov v každom zozname."

Účtovnej firme DAKRO FINANCE s podnikaním pomáha aj prepojenie Money S4 s online fakturáciou iDoklad. Veľkú časť jej klientov totiž tvoria prevádzkovatelia e-shopov, reklamné špecialisti, právnici alebo poskytovatelia hostingov, ktorí online aplikáciu radi využívajú a vystavujú v nej doklady.

V DAKRO FINANCE potom môžu vystavené doklady ľahko preniesť do účtovníctva a ďalej spracovať – skontrolovať, uviesť do súladu s legislatívou alebo vykonať náročnejšie operácie, ako je spracovanie DPH, uzávierok a výkazov.

„Som navyše presvedčená, že doklady majú zostať tam, kde vznikli. Naši zákazníci svoje doklady potrebujú nielen zaúčtovať, ale aj s nimi ďalej pracovať. Ak majú svoje dáta dostupné online, sú schopní ich analyzovať a plne využívať pre svoje podnikanie. Nosenie krabíc s dokladmi do účtovnej firmy je prežitok."

„Klientom pomôžeme iDoklad nastaviť, a potom je to už jednoduché. Klient používa online dostupný iDoklad a sám si vystavuje doklady. Nám tak odpadne pracné a chybové prepisovanie dát do účtovníctva alebo zdĺhavé vystavovanie faktúr za klienta, vychádzajúc z jeho podkladov.“

Výsledok: EPR Money je ako mercedes

ERP Money vo firme DAKRO FINANCE zlepšilo evidenciu činností a ponúklo aj nové pohľady na dáta. Spoločnosť totiž využíva unikátnu zostavu modulu Business Intelligence, špeciálne upravenú pre účtovné firmy. Tá informuje o počte spracovaných dokladov pre jednotlivých klientov a uľahčuje tak vyúčtovanie práce – stačí počet dokladov vynásobiť cenou za jeden spracovaný doklad.

V DAKRO FINANCE navyše veria, že z potenciálu Money S4 časom dostanú ešte viac.

„Stále premýšľame, ako ERP Money využiť ešte viac. Vieme, že väčšina používateľov a aj našich klientov dokáže využiť len malú časť funkcionality ERP Money a to chceme zmeniť, pretože jeho funkčnosť vidíme ako veľmi užitočnú."

„Keď sme si kúpili mercedes, nebudeme s ním predsa jazdiť ako s trabantom. Chceme do budúcna využiť Money S4 ešte viac a dostať z jeho potenciálu maximum."

Záver: starostlivý výber sa vyplatil

„Spravte si predstavu, čo od nového systému očakávate – aké sú vaše hlavné procesy a ciele. Podľa toho následne vyberajte. Keď budete mať vybrané, dobre sa pripravte na implementáciu, vyhraďte si na ňu čas a naplánujte si paralelnú prevádzku nového a starého systému. Kľúčové procesy overte. Čas venovaný týmto činnostiam sa vám bohato vráti."