„Od začiatku som chcela, aby zákazníci môjho e-shopu nemuseli čakať na naskladnenie tovaru. Mojou hlavnou požiadavkou preto bolo, aby všetko, čo bolo na e-shope, bolo zároveň aj na sklade a pripravené na odoslanie.”
E-shop DORIA
DORIA vybaví vďaka Money S3 až 600 objednávok mesačne len za pomoci 2 ľudí
Slovenský e-shop DORIA už štvrtým rokom predáva štýlové šperky, hodinky a kabelky koncovým zákazníkom po celom Slovensku a Česku. Taktiež ponúka gravírovanie šperkov na mieru, ktoré robí sama majiteľka. Ona pritom e-shop spravuje len za pomoci jedného zamestnanca. Zvláda to vďaka prepojeniu na e-shopu so systémom Money S3, ktorý jej šetrí čas s vybavovaním objednávok, riadením skladu alebo tvorbou cenníku.
Spoločnosť: DORIA
Počet zamestnancov: 2
Odvetvie: Maloobchodný predaj šperkov a módnych doplnkov
Webová stránka: www.doria.sk
Použité riešenie: Money S3
Použité moduly: E-shop konektor, S3 Automatic, Sklady, Objednávky, Fakturácia, Kniha jázd
Dátum implementácie: júl 2017
Kľúčová požiadavka: čo na sklade, to na e-shope
Pre Svetlanu Kovarovičovú sú šperky dlhoročným koníčkom, a preto sa v roku 2017 rozhodla otvoriť si vlastný e-shop. Okrem šperkov predáva aj hodinky, kabelky a ďalšia módne doplnky. Predtým ako rozbehla vlastný biznis, pracovala vo firme, ktorá mala e-shop navrhnutý na mieru. Vedela, že takéto riešenie je dosť drahé, a preto hľadala „krabicové” riešenie e-shopu.
Ako platformu pre svoj internetový obchod si zvolila Oxyshop. Zároveň vedela, že len e-shop nestačí. Ešte jej chýbal ekonomický systém, ktorý sa postará o všetky dôležité činnosti v pozadí. Tieto dva softvéry ešte potrebovala, ako každý seriózny prevádzkovateľ e-shopu prepojiť, aby automatizovala čo najviac administratívnych činností. Vďaka tomu udrží nízke náklady a biznis zarába.
Kľúčovou požiadavkou firmy DORIA bolo, aby tovar na e-shope v reálnom čase odrážal jeho dostupnosť na sklade. Dobre totiž vedeli, že len tak sa vyhnú chaosu na sklade, ručnému upravovaniu stavu tovaru po každej objednávke a chybám spôsobeným ľudským faktorom. Paní Kovarovičová taktiež počítala s českou mutáciou e-shopu a zhruba 10 000 položkami na sklade. Preto vyžadovala:
- automatické sťahovanie objednávok z e-shopu do ekonomického systému,
- rezervačný systém, aby si zákazníci nemohli objednať tovar, ktorý sa práve vyskladňuje,
- a menové kurzy.
Chcela taktiež v menšom objeme prevádzkovať veľkoobchod, a preto potrebovala individuálny cenník a možnosť práce s cenovými hladinami pre konkrétnych klientov.
Na základe týchto požiadaviek jej v Oxyshope odporučili Money S3. Z predošlých zákaziek totiž vedeli, že v týchto požiadavkách systém vyniká.
Riešenie: automatický prenos dát medzi systémami a minimum práce s faktúrami
DORIA funguje ako klasický e-shop bez kamennej predajne. Svetlana Kovarovičová nakupuje od dodávateľov tovar a následne ho predáva na e-shope, ktorý má prepojený so skladom.
Vďaka Money S3 vyzerá proces vybavenia objednávky na e-shope DORIA takto:
- Zákazník odošle objednávku a Money mu obratom odošle potvrdenie o prijatí objednávky. Pokiaľ sa na e-shope zaregistroval, vidí stav objednávky v reálnom čase.
- Vďaka modulom E-shop konektor a S3 Automatic sa objednávky automaticky stiahnu do Money S3 a systém tovar zarezervuje.
- Svetlana Kovarovičová na pár kliknutí vystaví v Money S3 faktúru a vytlačí ju. Faktúra sa pripraví v eurách, alebo českých korunách podľa toho, z ktorej verzie e-shopu objednávka prišla. Z Money S3 sa dá faktúra automaticky poslať e-mailom, ale to v e-shope DORIA nevyužívajú, pretože zákazníci občas objednávky rušia alebo menia.
- Zásielku zadajú do systému dopravcov, ktorými sú DPD, Zásielkovňa alebo Slovenská pošta. Cez portál dopravcov vytlačia štítky a nalepia ich na balík, do ktorého vložia tovar a faktúru.
Keby v e-shope DORIA nemali prepojený e-shop s ekonomickým systémom, všetky potrebné kroky by mesačne zabrali desiatky hodín práce naviac.
Keď si Svetlana Kovarovičová kupovala Money S3, s doplnkových funkcií si vybrala len modul E-shop konektor, ktorý systém prepojí s ich e-shopom. Po stretnutí s konzultantom si objednala ešte modul S3 Automatic. Vďaka nemu sa totiž dáta medzi e-shopom a Money odosielajú automaticky a v DORII to nemusia robiť ručne.
Modul S3 Automatic taktiež v e-shope DORIA zautomatizoval aj ďalšie procesy. Napríklad Svetlane Kovarovičovej posiela pravidelné reporty z predaja, automaticky sťahuje faktúry a iné doklady do podkladov pre účtovníctvo alebo zasiela upomienky zákazníkom, ktorí neuhradili faktúry.
Hľadáte klientov aktívne alebo prichádzajú sami?
Neinvestujeme veľa do reklamy, klienti prichádzajú po odporúčaniach. Ideálny čas na nábor nových klientov je začiatok roka, keď u väčšiny klientov začína nové účtovné obdobie.
„Implementáciu Money S3 sme riešili za pochodu. Postupne som objavovala nové funkcie, ktoré som do systému potrebovala doplniť, a preto oceňujem flexibilitu konzultantov zo Solitey, ktorí mi boli vždy k dispozícii.”
Výsledok: prevádzku e-shopu s 10 000 položkami a stovkami objednávok mesačne v kľude zvládnu za pomoci dvoch ľudí
Po štyroch rokoch prevádzkovania majú v e-shope DORIA zhruba 600 objednávok mesačne. Aj preto vďaka modulom E-shop konektor a S3 Automatic prevádzku celého e-shopu zvládnu len za pomoci dvoch ľudí.
Riešenie uľahčilo taktiež chod skladu. V DORII majú sklad rozdelený na kategórie a podkategórie, napríklad šperky na dámske šperky, pánske šperky a podobne. Tieto kategórie si vytvorili v Money S3 a preniesli do e-shopu.
Všetok tovar od dodávateľov v e-shope DORIA najprv fyzicky skontrolujú, nafotia ho a priradia mu skladový kód. Potom v Money S3 vytvoria skladové karty a v administrácii e-shopu doplnia popisy a parametre tovaru. Všetky novo pridané dáta sa v e-shope a Money S3 okamžite synchronizujú. Potom už len v Money S3 príjmu tovar na sklad, upravia predajnú cenu a tovar sa objaví na e-shope ako dostupný.
„Páči sa mi, aký je prenos dát v Money S3 vďaka cloudu rýchly. Aj väčšie množstvo dát doputuje zo systému na e-shop za pár sekúnd.”
V e-shope DORIA využívajú služby externého účtovníka, a preto v Money S3 nevedú účtovníctvo, ale len fakturáciu. Externý účtovník Money S3 nepoužíva, a preto mu Svetlana Kovarovičová každý mesiac faktúry z Money S3 vytlačí a predá. Pokiaľ by účtovník taktiež využíval Money S3, v DORII by mu urobili prístup do systému a prenos faktúr by nemuseli riešiť. Prípadne si môžu zakúpiť modul XML DE Import, pomocou ktorého firmy predávajú podklady účtovníkom, ktorý pracujú v inom ekonomickom systéme.
Záver: jednoduché riešenie, bez ktorého sa e-shop nezaobíde
Prepojenie e-shopu s ekonomickým systémom Money S3 umožnilo e-shopu DORIA prevádzkovať úspešný a ziskový internetový obchod bez zbytočných nákladov. Vďaka automatizácii má Svetlana Kovarovičová dostatok času taktiež na to, aby zákazníkom na želanie ručne gravírovala šperky a tým sa odlíšila od iných e-shopov so šperkami.
DORIA plánuje do budúcna ďalšie rozširovanie sortimentu a služieb. Svetlana Kovarovičová preto zvažuje prechod na vyššiu verziu Money S4. Hlavne kvôli tomu, že získa viac možností pri práci s cenníkom a skladovými pozíciami. Výrazne si tak zrýchli odbavovanie na sklade, čo je pri rastúcom počte objednávok kľúčové.
Príbeh e-shopu DORIA je dôkazom toho, že prepojenie e-shopu s ekonomickým či ERP systémom je dnes pre internetové obchody nutnosť. Automatický prenos dát zbavuje firmy zdĺhavých administratívnych činností a e-shop sa vyhne zbytočným reklamáciám. Inštalácia podobného riešenia je navyše jednoduchá a u menších a stredných e-shopoch zaberie maximálne pár dní.
DORIA používa
