Garteko

Firme GARTEKO pomáha nový modul so správou stoviek reklamácií.

Kosačky, vŕtačky, krovinorezy a mnohé ďalšie. Brnenská firma GARTEKO je jedným z najväčších autorizovaných predajcov záhradnej techniky a náradia v Česku. Má vlastnú kamennú predajňu a e-shop. Zamestnáva certifikovaných technikov a pre reťazce Hornbach, Bauhaus, OBI a UNIHOBBY rieši reklamácie a záručný a pozáručný servisy značiek, ktoré zastupuje.

O hladké fungovanie celej firmy sa stará Money S4, ktoré v GARTEKO nedávno rozšírili o nový modul Reklamácie. Ten začali používať ako jedny z prvých klientov. „Riešime reklamácie nami predávaného tovaru a tiež tovaru predávaného v hobby reťazcoch, s ktorými spolupracujeme. Celkovo tak evidujeme stovky reklamácií ročne," hovorí Miroslav Nečas, majiteľ firmy GARTEKO.

Proces reklamácie na mieru

Pred nasadením modulu konzultant Solitey analyzoval a opísal vnútorné procesy spojené s reklamáciami. Veľkou výhodou modulu totiž je, že vďaka používateľsky konfigurovateľnej funkcii workflow a možnosti definovať ľubovoľné stavy reklamačného procesu, možno modul prispôsobiť na mieru konkrétnej firme. Ak v GARTEKO riešia reklamáciu vlastného tovaru, reklamačný záznam vytvoria pomocou funkcie preberania zo zdrojového dokladu. Ak zákazník reklamuje napríklad motor kosačky – teda tovar, ktorý samostatne nepredávajú, môžu ho do reklamačného dokladu zadať ako textovú položku bez väzby na katalóg.

Zamestnanec do reklamačného dokladu zapíše popis vady uvedený zákazníkom. V dokumente je tiež priestor na opis reklamácie od reklamačného technika. Texty sa rozlišujú na interné a verejné.

K reklamačnému dokladu je možné pripojiť fotografie, ktoré slúžia na zachytenie aktuálneho stavu tovaru a tiež ako dokumentácia pre obchodné reťazce, za ktoré firma vybavuje reklamácie. Zamestnanci GARTEKO následne odošlú reklamačný list a zábery na zákaznícke oddelenia reťazcov a ich pracovníci si reklamácie doriešia.

Vlastným koncovým zákazníkom reklamačný list pošlú e-mailom alebo ho vytlačia a odovzdajú.

Evidencia náhradných dielov

V Money S4 technici jednoducho evidujú spotrebované náhradné diely a čas strávený opravou. A potom čo dokončí opravu, je zákazníkovi odoslaná informácia o ukončení reklamácie. Firma GARTEKO si reklamačný proces pomocou funkcie stavov reklamácie postupne prispôsobuje na mieru. Niektoré kroky vykonáva Money S4 na základe pokynov používateľov, niektoré sú plne automatizované ako napríklad výdaj spotrebovaných náhradných dielov zo skladu.

Ak je reklamácia neoprávnená, zamestnancovi v module Reklamácie vyfakturujú opravu. Oprávnené reklamácie účtujú dovozcovi alebo dodávateľovi tohto tovaru.

„Na module Reklamácie oceňujeme možnosť tlače reklamačných protokolov s popisom vád, možnosť pripojenia fotografií a ich tlače, a tiež evidenciu všetkých dokumentov, napríklad záručných listov a ďalších, na jednom mieste. Veľmi dôležitá je pre nás pomoc so strážením termínov reklamácií, pretože v tomto ohľade je legislatíva veľmi prísna.“

Miroslav Nečas
majiteľ firmy GARTEKO

S Money od začiatku

Firma GARTEKO používa Money od svojho vzniku v roku 1992. Vďaka tomu predajca záhradnej techniky používal snáď všetky vývojové verzie Money S3. Niektorí zamestnanci ešte spomínajú na DOSovský systém a úspešne zvládnutý prechod do nového milénia, ktorý znamenal koniec pre mnoho vtedy obľúbených účtovných a ekonomických systémov.

GARTEKO sa v novom tisícročí darilo – rastom objemu predaného tovaru, počtom dokladov a zamestnancov. Firma preto potrebovala robustnejší systém a prešla na Money S4. Dôležitá pre ňu bola možnosť prepojenia s e-shopom a možnosť využitia modulu CSW Automatic.

„Ani sme neuvažovali o inom systéme. So Soliteou sme dlhodobo spolupracovali a chceli sme zachovať kontinuitu.“

Miroslav Nečas
majiteľ firmy GARTEKO

Prechod na nový systém uľahčil prevodový mostík medzi oboma softvérmi, ktorý má Solitea pripravený. Dáta stačilo iba nachystať a vyčistiť. Prechod na Money S4 v GARTEKO spojili s prípravou novej štruktúry katalógu a rozčlenením do skupín.

Vďaka e-shop konektoru si e-shop a Money S4 automaticky vymieňajú obchodné dáta. Konektor medzi systémami prenesie desaťtisíce záznamov ročne. Z Money S4 sa odosielajú informácie o adresách, sortimente, cenách a stavoch skladových zásob. Naopak do Money S4 sú prenášané hlavne prijaté objednávky. To všetko automaticky umožňuje modul CSW Automatic.

Automatizácia reklamácií

Poďme späť z minulosti do prítomnosti. Najnovší prírastok k Money S4 – teda modul Reklamácie – plánujú v GARTEKO využívať ešte viac. V servisnej dielni chcú evidovať spotrebované náhradné diely pomocou čiarových kódov a niektoré kroky reklamačného procesu plne automatizujú.

„Ceníme si spoluprácu so Soliteou, ktorá aj na základe našich pripomienok do modulu Reklamácie zapracováva ďalšie užitočné funkcie. Jednou z nich bola možnosť evidovať reklamovaný tovar textovým popisom bez väzby na katalóg.“

Miroslav Nečas
majiteľ firmy GARTEKO

GARTEKO používa

money-s4_h60