REPROMEDA

REPROMEDA vďaka Money S4 dostala pod kontrolu objednávky zdravotníckeho materiálu.

Klinika reprodukčnej medicíny a preimplantačnej genetickej diagnostiky REPROMEDA s.r.o. pomáha párom, ktoré majú problém s počatím a založením rodiny. Dlhú dobu sa pritom stretávala s tým, že objednávky zdravotníckeho materiálu často schvaľovali nekompetentní ľudia.

Východiskový stav: účtovný program už nestačí

Klinika predtým všetku svoju ekonomickú aj skladovú agendu viedla v tabuľkách a o účtovníctve sa jej starala externá firma využívajúca program Money S3.

Postupom času však bolo nutné riešiť vnútropodnikové procesy, najmä objednávanie zdravotníckeho materiálu, čo vedenie kliniky prinútilo k hľadaniu vhodného ERP systému. Ekonomické oddelenie REPROMEDy preto venovalo čas analýze svojich požiadaviek a oslovilo niekoľko softvérových firiem.

Do posledného kola výberového konania sa dostali dva ERP systémy: Money S4 a Helios. A zatiaľ čo funkcie ponúkali oba rovnaké, finančne vychádzalo lepšie Money. Body navyše získalo aj vďaka lepšej komunikácii s obchodným oddelením. O víťazovi bolo rozhodnuté.

„S odstupom času musím konštatovať, že úsilie vložené do analýzy našich požiadaviek sa nám v rámci implementácie Money S4 mnohonásobne vrátilo."

Veronika Němcová
ekonomická manažérka kliniky

Riešenie: Money S4 + Money Portál

Po ukončení výberového konania klinika spoločne s konzultantom Solitey detailne analyzovala firemné procesy a pripravila implementáciu Money S4. Následný testovací režim umožnil všetkým zo spoločnosti, aby si systém vyskúšali a využili vedomosti, ktoré sa počas implementácie dozvedeli na školeniach.

„Konzultant Martin Doležel nám pomohol s analýzou našich procesov, pre každý z nich našiel najlepšie riešenie a školenie nám potom dokázal prispôsobiť na mieru."

Tá hlavná výzva ale prišla až potom, vo chvíli, keď bolo potrebné zlepšiť schvaľovacie procesy pri objednávaní zdravotníckeho materiálu. A s tým pomohol Money Portál.

Vďaka Money portálu totiž môžu zamestnanci kliniky schvaľovať objednávky odkiaľkoľvek, kde je pripojenie k internetu. Požiadavku na schválenie dostanú zodpovední pracovníci na e-mail, ktorý si otvoria aj v mobilnom telefóne alebo tablete. A ak ani napriek tomu nestihnú požiadavku do určitej doby vybaviť, presunie sa automaticky na ich vopred definovaného zástupcu.

„Podarilo sa nám dostať pod kontrolu objednávky zdravotníckeho materiálu a preniesť zodpovednosť na konkrétnych úsekových vedúcich. Dovtedy kontrolovalo nákup ekonomické oddelenie, no to mohlo posúdiť iba formálnu správnosť nákupu, nie tú vecnú.“

„Pre úspešné zvládnutie implementácie Money Portálu bolo dôležité, že zamestnanci kliniky mali predstavu, čo chcú riešiť, a boli ochotní načúvať radám a návrhom, ako procesy optimalizovať." dopĺňa Marek Kaman, product owner ERP Money.

Predstavy zamestnancov kliniky, schvaľovacie procesy a Money Portál sa podarilo zladiť natoľko, že zodpovední pracovníci mohli proces schvaľovať hneď od prvého dňa ostrej prevádzky Money Portálu.

Zhodnotenie implementácie

„Konzultant Solitey vždy hľadal tie najlepšie riešenia a na výsledkoch je to vidieť: riadime pohľadávky a záväzky, dokážeme strážiť exspirácie a šarže v skladoch, čo je u zdravotníckeho materiálu kľúčové, využívame čítačku čiarových kódov, darí sa nám optimalizovať skladové zásoby a zlepšili sme proces schvaľovania objednávok."

„Konečne mám pod kontrolou, čo a za koľko peňazí objednávame. To som predtým vôbec nemal. Môžem tiež riešiť problémy s dodávateľmi ešte v rámci objednávkového procesu a nie až po dodaní tovaru, čo býva zložitejšie."

REPROMEDA používa

money-s4