Firemná elektronická schránka na slovensko.sk

Čo sú to elektronické schránky a na čo slúžia

Elektronické schránky sú upravené zákonom č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Elektronická schránka je prostriedkom úradnej komunikácie, ktorá prebieha elektronicky (prostredníctvom elektronických správ) obojsmerne medzi orgánmi verejnej moci a fyzickými osobami alebo právnickými osobami. Prostredníctvom elektronických schránok sú prenášané elektronické správy, ktoré obsahujú elektronické podania alebo elektronické úradné dokumenty.

Posielané a prijímané elektronické správy majú z právneho hľadiska rovnakú účinnosť ako klasické listy s pečiatkou doručované bežne, doporučene alebo do vlastných rúk. Práve preto je najväčšou výhodou elektronickej schránky to, že jej používaním je možné sa úplne vyhnúť osobným návštevám úradov a poštovým zásielkam. Zákon o e-Governmente v tejto súvislosti hovorí, že ak osobitný predpis ukladá osobe povinnosť podať alebo doručiť orgánu verejnej moci návrh na začatie konania, žalobu, žiadosť, sťažnosť, vyjadrenie, stanovisko, ohlásenie alebo iný dokument alebo ak ju na ich podanie oprávňuje, považuje sa táto povinnosť za riadne splnenú alebo toto oprávnenie za riadne využité podaním alebo doručením elektronického podania.

Z praktického hľadiska sa komunikácia prostredníctvom elektronických schránok medzi úradmi a fyzickými osobami alebo právnickými osobami podobá e-mailovej komunikácii. Kľúčovým je však to, že na prihlásenie sa do elektronickej schránky a následné odoslanie elektronickej správy nestačí len prihlasovacie meno a heslo. Na používanie elektronickej schránky sa vyžaduje oficiálne preukázanie identity jej používateľa, čo je možné urobiť občianskym preukazom, dokladom o pobyte alebo alternatívnym autentifikátorom, ktoré musia mať elektronický čip a bezpečnostný osobný kód. Ako nevyhnutná podmienka odoslania elektronickej správy sa namiesto vlastnoručného podpisu používa kvalifikovaný elektronický podpis. Na jeho vytvorenie je tiež potrebný predtým spomínaný doklad a znalosť PIN kódu pre vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu.

Ktorí podnikatelia majú zriadenú elektronickú schránku

Zriadenie aj používanie elektronickej schránky je bezplatné. Niektoré subjekty majú zriadenie elektronickej schránky povinné a automatické zo zákona o e-Governmente, iné subjekty zase môžu o jej zriadenie požiadať. Pre podnikateľov však platí, že či už sú to fyzické osoby alebo právnické osoby, tak majú elektronickú schránku zriadenú zo zákona automaticky a nemusia o jej zriadenie nikoho žiadať.

Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky zriadi elektronickú schránku právnickej osobe so sídlom na území Slovenskej republiky bezodkladne po tom, ako sa dozvie o jej vzniku (napr. v prípade s. r. o. je to po jej zápise do obchodného registra). Fyzickej osobe – podnikateľovi zriadi elektronickú schránku bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku jej oprávnenia na podnikanie (napr. v prípade živnostníka je to po jeho zápise do živnostenského registra). Na tomto mieste je vhodné spomenúť aj to, že zo zákona o e-Governmente sa automaticky zriaďuje elektronická schránka aj fyzickej osobe, ktorá je občanom Slovenskej republiky a ktorá dosiahne 18. rok veku. Existujú aj ďalšie fyzické osoby a právnické osoby, ktorým sa elektronická schránka zriaďuje zo zákona alebo na vlastnú žiadosť, ale v tomto článku sa im nevenujeme.

Pre každé právne postavenie sa zriaďuje jedna elektronická schránka. Ak je majiteľ elektronickej schránky súčasne osobou vo viacerých právnych postaveniach, zriaďuje sa mu elektronická schránka pre každé z týchto právnych postavení. Preto ak je niekto napr. živnostníkom, tak má zriadené dve elektronické schránky: prvú ako fyzická osoba – nepodnikateľ a druhú ako fyzická osoba – podnikateľ.

Do firemnej elektronickej schránky môžu prichádzať úradné dokumenty

Je potrebné si uvedomiť rozdiel medzi zriadením elektronickej schránky a aktivovaním elektronickej schránky na elektronické doručovanie. Zriadenie je jednoducho povedané vytvorenie elektronickej schránky po technickej stránke, čo ešte automaticky nezakladá povinnosť jej používania na elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej moci. Aktivácia elektronickej schránky je umožnenie využívania elektronickej schránky na elektronické doručovanie. Inými slovami povedané, aktivácia elektronickej schránky znamená, že orgány verejnej moci (všetky úrady) môžu do elektronickej schránky posielať (doručovať) elektronické úradné dokumenty so všetkými právnymi účinkami.

A v zriadení a aktivácii elektronickej schránky je medzi právnickými osobami a fyzickými osobami – podnikateľmi veľký rozdiel. Ako už bolo uvedené, fyzické osoby – podnikatelia aj právnické osoby majú elektronické schránky zriadené automaticky. Avšak elektronickú schránku povinne aktivovanú na doručovanie majú len právnické osoby (napr. všetky obchodné spoločnosti). Právnickým osobám je elektronická schránka aktivovaná na doručovanie automaticky súčasne so jej zriadením. V praxi to pre ne znamená, že všetky úradné dokumenty (rozhodnutia, žiadosti, vyjadrenia, stanoviská alebo iné dokumenty) im orgány verejnej moci doručujú už len elektronicky do ich firemnej elektronickej schránky.

Fyzické osoby – podnikatelia majú síce elektronickú schránku automaticky zriadenú, ale nemajú ju aktivovanú na doručovanie. Do takejto elektronickej schránky orgány verejnej moci nedoručujú elektronické úradné dokumenty, ale fyzickej osobe – podnikateľovi ich naďalej doručujú v listinnej podobe prostredníctvom pošty. Ak má fyzická osoba – podnikateľ záujem využívať elektronickú schránku na elektronické doručovania a prijímať do nej elektronické úradné dokumenty, môže o jej aktiváciu požiadať. Aktivačná funkcia je dostupná priamo v samotnej elektronickej schránke.

Správy doručované do elektronickej schránky a ako ich nepremeškať

Správy prichádzajúce do elektronickej schránky môžu byť doručované dvojako:

• Nie do vlastných rúk: takýmto spôsobom sa do elektronickej schránky doručujú elektronické dokumenty, ktoré ak by boli doručované v listinnej podobe, tak predpisy nevyžadujú ich doručovanie do vlastných rúk. Na prečítanie takejto správy ju postačuje jednoducho zobraziť, nie je potrebné nič potvrdzovať. Elektronická úradná správa nedoručovaná do vlastných rúk sa v zmysle zákona o e-Governmente považuje za doručenú v deň nasledujúci po jej prijatí.
• Do vlastných rúk: takýmto spôsobom sa do elektronickej schránky doručujú elektronické dokumenty, ktoré ak by boli doručované v listinnej podobe, tak predpisy vyžadujú ich doručovanie do vlastných rúk. Na prečítanie takejto správy sa najskôr vyžaduje potvrdenie jej doručenia zo strany adresáta na elektronickej doručenke, ktorá zaznamenáva moment doručenia. Adresát musí zadať bezpečnostný osobný kód, čím sa potvrdí elektronická doručenka. Elektronická úradná správa doručovaná do vlastných rúk sa v zmysle zákona o e-Governmente považuje za doručenú potvrdením elektronickej doručenky alebo uplynutím 15 dní odo dňa nasledujúceho po jej prijatí (tzv. fikcia doručenia) podľa toho, čo nastane skôr.

Z vyššie uvedených dôvodov, že elektronický úradný dokument sa pouvažuje za doručený aj keď si ho podnikateľ neprečíta, je odporúčané si nastaviť notifikácie na prichádzajúce správy do elektronickej schránky. Nastavenie sa vykonáva priamo v elektronickej schránke a upozornenia môžu mať podobu e-mailu alebo SMS správy.

Spôsoby prihlasovania sa do firemnej elektronickej schránky

Elektronická schránka je dostupná na portáli verejnej správy www.slovensko.sk. Pokiaľ ide o elektronickú schránku fyzickej osoby – podnikateľa, tak oprávnenie na prístup a disponovanie s ňou má samotná fyzická osoba – podnikateľ. V prípade právnickej osoby (napr. obchodnej spoločnosti) je osobou oprávnenou na prístup a disponovanie s jej elektronickou schránkou jej štatutárny orgán alebo člen jej štatutárneho orgánu. Čiže v prípade s. r. o. môžu vstupovať do jej elektronickej schránky jej konatelia.

Pre vstup do elektronickej schránky sú k dispozícii tieto možnosti:

1. Prihlásenie sa so slovenským dokladom: na prihlásenie sa je možné použiť občiansky preukaz s elektronickým čipom (slúži pre občanov Slovenska), doklad o pobyte s elektronickým čipom (slúži pre cudzincov, ktorý majú povolený pobyt na Slovensku) alebo alternatívny autentifikátor s elektronickým čipom (slúži pre tých, ktorí nemajú žiadny z predchádzajúcich dokladov a sú občanmi Slovenska alebo cudzincami, ale nemajú na Slovensku žiadny pobyt alebo povolenie na pobyt).
2. Prihlásenie sa s iným európskym dokladom: občania iných krajín Európskej únie a štátov Európskeho hospodárskeho priestoru sa môžu prihlásiť so zahraničným prostriedkom elektronickej identifikácie vydaným vo svojej krajine, ktorý však musí byť akceptovaný v súlade s nariadením eIDAS.
3. Prihlásenie sa s mobilným kľúčom cez aplikáciu Slovensko v mobile: prihlásenie prebieha prostredníctvom aplikácie Slovensko v mobile naskenovaním QR kódu zobrazenom v prehliadači mobilom alebo vygenerovaním číselného kódu v mobile a jeho prepísaním do prehliadača. Vyžaduje sa však predchádzajúca aktivácia aplikácie Slovensko v mobile s niektorým z dokladov s elektronickým čipom.
4. Prihlásenie sa s Mobilným eID: pri tomto spôsobe prihlásenia sa prihlasuje prostredníctvom mobilu alebo počítača pomocou rozpoznania tváre, odtlačku prsta alebo PIN-om. Aj v tomto prípade sa vyžaduje predchádzajúca aktivácia Mobilného eID s niektorým z dokladov s elektronickým čipom.

Podnikateľ má možnosť udeliť prístup a disponovanie s elektronickou schránkou aj inej osobe (napr. jeho zamestnancovi). Je možné tak urobiť prostredníctvom na to určenej funkcie priamo z elektronickej schránky alebo v listinnej podobe s úradne osvedčeným podpisom. V rámci udelenia prístupu a disponovania s elektronickou schránkou je možné tejto osobe nastaviť aj rozsah oprávnení s elektronickou schránkou.