Väčšina začínajúcich firiem sa na internete stretne s ponukou účtovného programu zadarmo. Lenže v tomto prípade dvojnásobne platí známe príslovie „nič nie je zadarmo”. Prečítajte si, aké sú obmedzenia zadarmo dostupného softwaru, komu sa účtovné programy zadarmo oplatia a čomu sa vyhnúť.

Ak hovoríme o účtovných programoch zadarmo, myslíme tým dva typy softwaru:

• trial (skúšobná) verzia platených účtovných programov
• a freeware účtovné programy.

Trial verzia účtovných programov

Trial verziu ponúkajú dodávatelia účtovných programov primárne na to, aby si potenciálni záujemcovia vyskúšali, ako sa im v účtovnom programe pracuje a rozhodli sa, či si program kúpia. V niektorých trial verziách môžu menší podnikatelia pracovať pokojne aj mesiace či roky – akonáhle ale vyrastú a verzia zadarmo im prestane stačiť, musia sa rozhodnúť, či si program zakúpia.

Freeware verzia účtovných programov

Freeware sú účtovné programy, ktoré sú dostupné úplne zadarmo na stiahnutie na internete (často ich nájdete na weboch zhromažďujúcich bezplatné programy rôzneho druhu). Bohužiaľ sú prevažne od neoverených vývojárov a ich používanie môže byť pre firmu riskantné, a to najmä z nasledujúcich dôvodov:

• vývojári negarantujú pravidelné aktualizácie, a preto software často nezodpovedá aktuálnej účtovnej legislatíve,
• vývojári tento software často nazývajú účtovný program, a to aj napriek tomu, že z hľadiska funkcií nedosahuje ani úroveň fakturačných aplikácií,
• nemáte k dispozícii zákaznícku podporu, ktorá vám poradí s nejasnosťami,
• často nie je možné zistiť, ako program nakladá s citlivými dátami vašej firmy.

Z týchto dôvodov prácu vo freeware účtovných programoch neodporúčame. Účtovný program je komplexný nástroj, ktorý môže byť kvalitný len za predpokladu, že na ňom vývojári kontinuálne pracujú – čo nie je možné robiť zadarmo.

Vo zvyšku článku sa budeme zaoberať porovnaním platených účtovných programov len s trial verziami.

Náš tip: Ak hľadáte akýkoľvek zadarmo dostupný účtovný program, presvedčte sa najskôr, že ide o solídneho a dôveryhodného vývojára. Nikdy si do počítača neinštalujte programy od niekoho, komu by ste nezverili svoje osobné dáta.

Aké sú varianty bezplatných verzií účtovných programov

Dodávatelia účtovných programov najčastejšie obmedzujú zadarmo dostupné verzie týmito spôsobmi:

1. Variant obmedzený maximálnym počtom záznamov

Trial verzie typicky nastavujú strop pre tieto záznamy:

• záznamy v účtovnom denníku,
• skladové pohyby,
• záznamy v adresári,
• mzdové záznamy,
• záznamy v knihe jázd,
• objednávky
• alebo napríklad ponuky.

Akonáhle narazíte na strop (napríklad presiahnete povolený počet prijatých dokladov), musíte prejsť na platenú verziu programu, alebo program prestať používať. Strop sa zvyčajne pohybuje v stovkách pri často používaných záznamoch (napríklad účtovný denník) a v desiatkach pri menej častých (napríklad mzdy).

Trial verzia s týmto obmedzením je vhodná najmä pre:

• firmy, ktoré hľadajú platený program a potrebujú ho otestovať so všetkými dostupnými funkciami,
• drobných podnikateľov, ktorí limity zase tak rýchle nepresiahnu.

Ak medzi nich patríte, vyskúšajte zdarma trial verziu nášho účtovného programu Money S3 Štart. Obsahuje všetky funkcie ako plná verzia a je obmedzená len počtom dokladov a jednou pracovnou agendou. Drobní podnikatelia môžu Money S3 Štart pokojne používať dlhodobo, ale za cenu chýbajúcich legislatívnych aktualizácií a používateľskej podpory.

2. Variant obmedzený množstvom funkcií

Niektorí dodávatelia trial verzie obmedzujú počtom funkcií, ku ktorým máte ako používateľ prístup. Typicky sprístupní všetky základné funkcie ako účtovné denníky, daňovú evidenciu, adresár a sklad, ale nedostanete sa napríklad ku mzdám, knihe jázd alebo analytickým funkciám.

Tento spôsob obmedzení je oproti maximálnemu počtu záznamov menej častý. Je totiž v záujme dodávateľa, aby ste si mohli z programu vyskúšať čo najviac funkcií.

Trial verzia s týmto obmedzením je vhodná najmä pre začínajúcich podnikateľov, ktorí si vystačia len so základnými funkciami, a akonáhle vyrastú, dokúpia si ďalšie moduly alebo prejdú na iný platený systém.

3. Časovo obmedzený variant

Dodávateľ vám v tomto prípade poskytne plnú verziu účtovného programu so všetkými jeho funkciami, ale len na obmedzenú dobu, typicky v rozmedzí jedného mesiaca až jedného roka. Akonáhle čas prekročíte, program sa zamkne a dodávateľ vám ponúkne prechod na platenú verziu.

Trial verzia s týmto obmedzením je vhodná najmä pre:

• firmy, ktoré hľadajú platený program a potrebujú ho otestovať so všetkými dostupnými funkciami,
• začínajúcich podnikateľov, ktorí sa chcú vyhnúť veľkej počiatočnej investícii, a za účtovný program si zaplatia neskôr.

Náš tip: Nemusíte sa báť, že po prekročení časového limitu o už zaúčtované doklady prídete. Môžete ich exportovať a nahrať do iného programu. Ak prejdete na plnú verziu, doklady z trial verzie vám v programe vždy zostanú.

4. Variant obmedzený počtom licencií

Trial verzie účtovných programov, ktorých biznis model zahŕňa dokupovanie licencií, môžu byť obmedzené aj týmto spôsobom. Trial verziu dostanete len s licenciou pre jeden počítač. Ak chcete, aby si program vyskúšalo viac zamestnancov, musíte každému stiahnuť trial verziu samostatne.

Druhou možnosťou je, že program pokojne môžete nainštalovať na viacerých počítačoch, ale dostanete k nemu len jedny prístupové údaje. To znamená, že ak na jednom počítači niekto program používa, nemôžu sa do neho prihlásiť ďalší používatelia.

Trial verzia s týmto obmedzením je vhodná najmä pre:

• firmy, ktoré hľadajú platený program a stačí im, keď ho otestuje jedna účtovníčka,
• začínajúcich podnikateľov bez zamestnancov.

Kedy účtovný program zadarmo stačí, a kedy investovať do platenej verzie

Zadarmo dostupné verzie sú primárne určené na to, aby si ich firmy vyskúšali a rozhodli sa, či im program vyhovuje. Existuje ale množstvo menších firiem, ktoré v trial verziách pracujú dlhodobo aj za cenu obmedzení.

Dlhodobá práca v trial verzii ale paradoxne môže byť drahšia, než keď si účtovný program kúpite. Napríklad nemôžete využívať funkcie, ktoré vám zrýchlia a uľahčia prácu, vaša firma nemôže rásť alebo sa musíte o jeden prístup deliť s viacerými kolegami. Vo verzii zadarmo naviac obvykle neprebiehajú legislatívne aktualizácie, takže sa program postupne stane zastaralým.

Odporúčame si trial verziu účtovného softwaru zaobstarať na otestovanie, a akonáhle pocítite, že vám obmedzenia komplikujú prácu, prejdite na jeden zo základných kompletov či predplatné platenej verzie účtovného softwaru. Základná verzia programu vás typicky vyjde na 80 až 120 eur. Ak porastiete rýchlo, môžete si rovno kúpiť pokročilejšiu verziu.