Daňový doklad: náležitosti, vystavenie a archivácia

Najprv ujasnenie: v praxi sa často zamieňajú účtovné a daňové doklady.

Účtovné doklady sú všetky doklady, ktoré uplatníte v účtovníctve. Vo chvíli, keď ste platiteľom DPH, všetky tieto doklady (napr. faktúry, paragóny) sú zároveň daňovými dokladmi. A vy v nich musíte oproti neplatiteľom DPH uvádzať navyše informácie o výške alebo sadzbe dane.

Kto má povinnosť vystaviť daňový doklad?

Túto povinnosť majú všetci platitelia DPH. Ich náležitosti upravuje zákon o dani z pridanej hodnoty (č. 222/2004 Z.z.) Platiteľom DPH sa stávate buď dobrovoľne alebo najčastejšie automaticky po prekročení obratu 49 790 eur.

Kedy musím vystaviť daňový doklad?

Vo chvíli, keď ste platiteľom DPH, musíte vystaviť daňový doklad pri:

1. dodaní tovaru alebo služby s miestom dodania v tuzemsku inej zdaniteľnej osobe alebo právnickej osobe, ktorá nie je zdaniteľnou osobou,
2. dodaní tovaru alebo služby s miestom dodania v inom členskom štáte, keď je osobou povinnou platiť daň príjemca tovaru alebo služby, a to aj, ak je dodanie tovaru alebo služby oslobodené od dane,
3. dodaní tovaru alebo služby s miestom dodania v treťom štáte pre zdaniteľnú osobu,
4. predaji tovaru na diaľku na území Európskej únie s miestom dodania v tuzemsku okrem predaja tovaru na diaľku, pri ktorom dodávateľ uplatňuje osobitnú úpravu podľa § 68b,
5. dodaní tovaru oslobodeného od dane podľa § 43,
6. prijatí platby pred dodaním tovaru podľa písmen a) až d),
7. prijatí platby pred dodaním služby podľa písmen a) až c).
8. dodaní služby uvedenej v § 16 ods. 14 s miestom dodania v inom členskom štáte právnickej osobe, ktorá nie je zdaniteľnou osobou a nie je identifikovaná pre daň v inom členskom štáte, ak uplatňuje osobitnú úpravu podľa § 68a alebo § 68b.

Zákon o DPH ukladá povinnosť vyhotoviť faktúru v určitých prípadoch aj iným osobám, nielen platiteľom DPH (viac informácií nájdeme v § 72 zákona o DPH).

Typy daňových dokladov

Najčastejšie používané typy daňových dokladov sú:

• faktúry
• pokladničné doklady
• zjednodušený daňový doklad: vystavuje sa pri platbe do 100 €
• daňový doklad k prijatej platbe
• dodací list, príjemka, výdajka
• výpisy z bankových účtov
• interné účtovné doklady

Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad musí zo zákona obsahovať tieto údaje:

• označenie dokladu (názov a číslo dokladu),
• označenie kupujúceho: názov firmy alebo meno fyzickej osoby ,
• označenie predávajúceho: názov firmy alebo meno fyzickej osoby,
• DIČ predávajúceho, pokiaľ je platiteľom DPH,
• evidenčné číslo daňového dokladu,
• dátum vystavenia faktúry, v prípade, že sa líši od dátumu vystavenia, uvádzajte aj dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia,
• rozsah (ak je známy) a predmet plnenia – tj. názov tovaru alebo služby,
• cenu za jednotku bez DPH,
• základ dane,
• uplatnenú sadzbu dane,
• celkovú výšku dane.

Daňový doklad môže mať listinnú (napr. vytlačená účtenka) aj elektronickú podobu. Za správnosť údajov na daňovom doklade je vždy zodpovedná osoba, ktorá doklad vystavila. Ako dodávateľ máte povinnosť vystaviť daňový doklad najneskôr do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby.

Pečiatku ani podpis daňový doklad obsahovať nemusí.

Zjednodušený daňový doklad

Ak ako platiteľ DPH predávate tovar alebo službu a cena vrátane DPH nie je viac ako 100 eur, tak stačí, keď vystavíte iba zjednodušený daňový doklad. Musí obsahovať tieto náležitosti:

• meno a priezvisko alebo názov predávajúceho,
• adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne alebo bydliska,
• identifikačné číslo pre daň predávajúceho,
• poradové číslo dokladu,
• predmet plnenia (názov tovaru alebo služby),
• množstvo dodaného tovaru alebo rozsah dodanej služby,
• dátum vyhotovenia zjednodušeného daňového dokladu,
• dátum dodania, ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia,
• základ dane pre každú sadzbu DPH,
• uplatnenú sadzbu dane,
• celkovú výšku dane.

Ako je to s archiváciou pri daňových dokladoch

Archivácia účtovných dokladov má svoje pravidlá stanovené zákonom. Účtovné doklady sa musia podľa zákona o účtovníctve archivovať po dobu 5 rokov, ale podľa zákona o DPH sa vyžaduje doba archivácie po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a uplatní sa táto dlhšia lehota (dĺžku archivácie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov ovplyvňuje § 35 zákona o účtovníctve, ako aj iné zákony). Podnikatelia už nemusia doklady uchovávať v papierovej podobe a môžu ich archivovať len v elektronickej podobe.