Kedy si vystačíte s fakturáciou v e-shope a kedy už potrebujete účtovný systém

Ako vyriešiť vystavovanie faktúr, keď rozbiehate vlastný e-shop? Riešení je niekoľko. Tým najjednoduchším sú fakturačné funkcie priamo v e-shope, ale väčšine podnikateľov skôr alebo neskôr prestanú stačiť. Prečítajte si, aké sú limity fakturácie v e-shope a kedy je potrebné nasadiť fakturačnú aplikáciu alebo účtovný systém. 

Čo zvládnete s fakturáciou v e-shope

Keď si zriadite hotové e-shopové riešenie, ponúkne vám k nemu dodávateľ viacero rozširujúcich modulov a jedným z nich je aj fakturácia. Niektorí dodávatelia tento modul dokonca ponúkajú zadarmo. Modul nájdete priamo v administrácii e-shopu a s jeho pomocou vystavujete: 

• faktúry,
• zálohové faktúry,
• dobropisy
• a dodacie listy.

Väčšina fakturačných modulov tiež umožňuje: 

• automatické vystavovanie faktúr ku každej objednávke,
• automatické párovanie variabilných čísel a čísel objednávky
• a vytvorenie jednoduchej šablóny dokladov.

Vo fakturačných rozšíreniach pre e-shop tak nájdete nevyhnutný základ pre to, aby ste svojim zákazníkom mohli vystavovať faktúry a strávili pri tom čo najmenej času. 

Na čo už fakturácia v e-shope nestačí

Na limity fakturačného rozšírenia v e-shope narazíte najmä v nasledujúcich situáciách: 

1. Trávite príliš veľa času tvorbou daňovej evidencie

Faktúry sa vám síce ukladajú do administratívy e-shopu, ale stále musíte sumy prepísať do daňovej evidencie. S tým už vám fakturácia v e-shope nepomôže a musíte to urobiť ručne, čo môže byť s pribúdajúcim množstvom objednávok časovo náročné. Akonáhle zistíte, že trávite prepisovaním údajov príliš veľa času, je vhodná chvíľa prejsť na fakturačnú aplikáciu, ktorá vedie daňovú evidenciu za vás a automaticky do nej sťahuje dáta z faktúr. 

2. Chcete mať istotu, že máte v poriadku podklady pre finančnú správu

Vo fakturačnom nástroji v e-shope si môžete dohľadať svoje výnosy, ale inak vám tvorbu daňového priznania neuľahčí. Vo fakturačnej aplikácii a účtovnom programe si vygenerujete podklady zo všetkých dokladov, ktoré ste za uplynulý rok vydali a prijali, takže máte istotu, že všetky údaje sedia. 

3. Chcete mať prehľad o výnosoch a nákladoch

Ak chcete vedieť, ako sa darí vášmu podnikaniu, z fakturácie v e-shope zistíte maximálne výnosy z predaja v e-shope. Fakturačná aplikácia a účtovné programy majú na tieto účely analytické funkcie, z ktorých ľahko zistíte, koľko ste vyfakturovali za deň, týždeň či rok, alebo vám zobrazí výnosy a náklady v zrozumiteľných grafoch. Vo fakturačných aplikáciách totiž evidujete aj prijaté doklady a môžete do nich naskenovať aj tlačené účtenky. A ak máte okrem e-shopu ďalšie príjmy, evidujete všetky na jednom mieste. 

4. Chcete si upraviť podobu dokladov podľa svojich predstáv

Vo fakturácii v e-shope máte typicky k dispozícii len základné šablóny dokladov. Zložitejšie úpravy ako doplnenie vlastných kolónok, zmenu umiestnenia loga alebo výber z viac druhov rozložení nájdete až vo fakturačných aplikáciách a účtovných systémoch. Ak teda dopredu viete, že budete potrebovať upraviť vzhľad faktúry, fakturačný nástroj v e-shope vám pravdepodobne stačiť nebude. 

5. Plánujete rozbehnúť veľký e-shop

Ak už teraz viete, že chcete rozbehnúť veľký e-shop so stovkami produktov, veľkým objemom dokladov a účtovníctvom, len fakturačný modul v e-shope vám rozhodne stačiť nebude. V tejto situácii vybavíte všetku nevyhnutnú agendu jedine s vlastným účtovným systémom. 

Faktúry môžete stále automaticky vytvárať v e-shope, ale po prepojení vám ich bude e-shop automaticky odosielať do účtovného systému, kde ich budete mať pokope so zvyškom účtovníctva. 

Fakturácia v e-shope vs. fakturačná aplikácia vs. účtovný program

Fakturačné moduly v e-shope (bez napojenia na fakturačnú aplikáciu či účtovný program) sú vhodné najmä pre začínajúcich drobných podnikateľov, ktorí majú e-shop s jednotkami či nižšími desiatkami položiek a majú maximálne jednotky objednávok za deň – inými slovami si e-shopom len privyrábajú. Aj v týchto prípadoch ale odporúčame zvážiť aspoň základné predplatné fakturačnej aplikácie, ktoré sa cenovo pohybuje okolo 5 eur mesačne a uľahčí vám prácu s dokladmi. 

Fakturačné aplikácie najlepšie využijú živnostníci s malými e-shopmi, ktorí chcú ušetriť čas a mať väčší prehľad o faktúrach. Okrem jednoduchého vystavovania dokladov im aplikácia slúži ako podnikateľský asistent – vybaví im daňovú evidenciu, ukáže faktúry po splatnosti alebo zobrazí náklady a výnosy. 

Účtovný program slúži predovšetkým malým a stredným firmám. Ich e-shop už sa rozrástol a potrebujú napríklad funkcie pre pokročilé skladové hospodárstvo, tvorbu miezd alebo vedenie účtovníctva.