Návod: Ako na vedenie účtovníctva online a aké programy využiť

Výhody a nevýhody online účtovníctva

Hlavným dôvodom, prečo firmy pracujú v online účtovníctve, je flexibilita. Účtovať či riadiť chod firmy môžu odkiaľkoľvek, kde majú prístup k internetu.

To príde vhod napríklad v nasledujúcich situáciách:

• externý účtovník sa do vášho systému pripojí a stiahne si doklady, takže si ich nemusíte preposielať ručne,
• zamestnanci môžu bez problémov pracovať z home office,
• majitelia firmy sa môžu pozrieť na aktuálne obchodné výsledky po príchode domov alebo pri ceste vlakom,
• do systému sa pohodlne dostanú zamestnanci zo všetkých pobočiek firmy, nech sú od seba akokoľvek ďaleko.

Hlavnou nevýhodou účtovníctva v cloude je potreba pripojenia k internetu. Pokiaľ máte účtovný systém nainštalovaný na vlastnom serveri a spadne vám internet, nič sa nedeje. Pri online účtovníctve by ste ale nemohli pracovať (alebo by ste museli vytvoriť napríklad mobilný hotspot).

Ak máte v kancelárii stabilné pripojenie a nemáte problémy s pravidelnými a dlhými výpadkami, s online účtovníctvom nebudete mať problém.

Druhou potenciálnou nevýhodou je, že dáta nie sú uložené na vašom vlastnom serveri, ale na serveri hostingovej spoločnosti. To môže vadiť firmám, ktorých filozofiou je mať všetky dáta pod svojou strechou. Pokiaľ ale vyberiete solídneho dodávateľa online účtovníctva, môžu u neho byť dáta vo väčšom bezpečí ako u vás. Moderné dátové centrá totiž investujú státisíce do bezpečnosti a vykonávajú pravidelné penetračné testy, ktorými ju overujú.

Tip: Pokiaľ ste živnostník a potrebujete všeobecné informácie, prečítajte si ako viesť účtovníctvo.

Účtovníctvo online v praxi

Základným princípom online účtovníctva je, že program nie je nainštalovaný na vašom vlastnom serveri, ale na vzdialenom serveri, ku ktorému máte odkiaľkoľvek prístup. Na tieto účely využívajú firmy hostingové služby.

Firmy si v hostingovej spoločnosti prenajmú server, na ktorom ich účtovný systém beží. Niektoré hostingové spoločnosti sa orientujú na prevádzku účtovných systémov, takže si poradia s rôznymi druhmi účtovných systémov a rýchlo ich sprevádzkujú.

Hostingovej firme platíte pravidelný mesačný poplatok, ktorý zahŕňa:

• technickú podporu,
• zálohovanie dát,
• či zabezpečenie serveru.

Tip: Prečítajte si, aké sú zásady vedenia účtovníctva.

Ako začať s vedením online účtovníctva

Ako prvý si vyberte účtovný systém, v ktorom chcete pracovať. Pokiaľ neviete, ako na to, napísali sme o výbere systému podrobný článok.

S dodávateľom systému sa následne dohodnete, či chcete mať účtovný systém nainštalovaný na vlastnom serveri, alebo máte záujem o hosting. Dodávateľ vám oznámi, s akými hostingovými firmami spolupracuje a koľko služba stojí.

Obvykle zaplatíte jednorazovo za účtovný systém a potom platíte mesačné poplatky v hodnote desiatok či nižších stoviek Eur hostingovej spoločnosti. To môže byť pre veľa firiem úspora. Spravovanie vlastného servera stojí podľa veľkosti firmy aj stovky až tisíce Eur a navyše potrebujete zamestnancov na jeho prevádzku.

Akonáhle sa s dodávateľom dohovoríte, hostingová spoločnosť vám zriadi online prístupy do účtovného systému a môžete začať pracovať odkiaľkoľvek.

Vyskúšajte si zdarma účtovný systém Money S3 online

Online účtovníctvo môžete viesť aj v obľúbenom účtovnom systéme Money S3. Ten ponúka zadarmo verziu Štart, v ktorej si vyskúšate nielen funkcie programu, ale môžete rovno otestovať aj prácu na diaľku s hostingom.

Najprv na stránke Money S3 Start požiadate o sprístupnenie demoverzie pomocou hostingu. Potom dostanete prístupové údaje, s ktorými sa prihlásite do online verzie systému a môžete hneď začať testovať.

Prístup k bezplatnému hostingu máte na niekoľko mesiacov – po ich skončení môžete ľubovoľne prejsť na platenú verziu so všetkými dátami, ktoré ste v testovacej verzii vytvorili. Cloudové Money S3 môžete používať na počítačoch s Windows aj Mac.