Uľahčite si prácu so zadávaním údajov prepojením e-shopu, účtovného programu a skladu

Nad jednou položkou často strávite čas hneď trikrát: pri vedení účtovníctva, skladovej evidencii a v priebehu vkladania na e-shop. Pozrite sa, aké informácie medzi sebou systémy zdieľajú a ako vám ich prepojenie uľahčí prácu. 

Predstava pribúdajúcich objednávok poteší, ale s narastajúcou administratívou pri ich spracovávaní a fakturácii už je to horšie. K tomu vás ešte čaká prepis do daňovej evidencie alebo vedenie účtovníctva. Ak ale prepojíte e-shop s účtovným programom, údaje o tovare budete zadávať len raz a vybavovanie objednávok do veľkej miery automatizujete. 

Zo skladu rovno na e-shop

Pri prepojení systémov vkladáte informácie o tovare len do zoznamu zásob v účtovnom programe. Priložíte obrázok, popis a zaznamenáte ďalšie parametre, ako je napríklad farba alebo veľkosť. Aby sa zákazník na e-shope lepšie orientoval, tovar roztriedite do kategórií. Pri exporte potom využijete možnosť prenosu položiek aj s ich usporiadaním.

Ak zákazníkom naviac ukazujete vhodné alternatívy k tovaru alebo ďalšie príslušenstvo, vyberiete na prenos aj súvisiace položky. 

Prakticky to môže vyzerať tak, že v zozname zásob v účtovnom programe tovar vybraný na internetový obchod jednoducho označíte a potom urobíte export. 

Z e-shopu do účtovného programu

Naopak z e-shopu do účtovného systému pretiahnete objednávky aj vystavené faktúry. Výhodou je automatické označovanie objednávok. Napríklad v prípade spárovania s faktúrou ju systém označí za vybavenú. Pri objednávke, do ktorej ste nahliadli, môžete zase zmeniť stav spracovania a informovať o ňom zákazníka. Integrácia umožní aj zaúčtovanie dobropisov alebo záloh. 

Rovnako tak sa do účtovného systému sťahujú údaje o zákazníkoch, napríklad či ide o súkromnú osobu alebo firmu či informácie o nároku na zľavu a jej výšku. 

Na čo myslieť pred prepojením systémov

Prenos informácií medzi systémami prebieha v určitom type dátového formátu, a preto si najprv u vášho dodávateľa overte, akú komunikáciu podporuje práve váš e-shop. Účtovný systém Money S3 je možné prepojiť s internetovým obchodom pomocou E-shop konektora. Výmena dát prebieha vo formáte XML, ktorý podporuje väčšina e-shopov. Cez rozhranie E-shop konektora tiež pripojíte k Money S3 viac internetových obchodov a dáta sa vám budú v účtovnom systéme triediť podľa toho, odkiaľ pochádzajú. 

Ak sa nechcete o výmenu dát starať, využijete kombináciu s modulom S3 Automatic. Ten zariadi automatické sťahovanie nových objednávok, faktúr aj aktualizácií stavu skladových zásob.