Náležitosti faktúry: čo musí obsahovať a ako sa líšia pre platcu a neplatcu DPH?

Každá faktúra musí obsahovať informácie, ktoré stanovuje Obchodný zákonník  č. 513/1991 Zb. pre obchodné listiny. Pokiaľ je podnikateľ platiteľ DPH, vystavuje daňové doklady, a tie musia obsahovať ďalšie informácie podľa zákona o DPH č. 222/2004 Z. z.. V dvoch prípadoch musia aj neplatitelia DPH vystavovať faktúry podľa zákona o DPH. A posledným zákonom, ktorý hovorí o náležitostiach účtovných dokladov je zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.

Pojem faktúra uvádza iba zákon o DPH, v zákone o účtovníctve je to účtovný doklad a v Obchodnom zákonníku je to obchodný dokument.

Pokiaľ chce podnikateľ zistiť, čo musí obsahovať jeho faktúra a daňové doklady, najprv si musí ujasniť, do akej skupiny patrí:

• neplatiteľ DPH a nevedie účtovníctvo,
• neplatiteľ DPH a vedie účtovníctvo,
• platiteľ DPH.

Náležitosti faktúry u neplatcu DPH, ktorý nevedie účtovníctvo

Do tejto skupiny patrí väčšina SZČO, ktoré vedú buď daňovú evidenciu alebo uplatňujú výdaje percentom z príjmu, čiže používajú paušálne výdavky. Podľa zákona o účtovníctve títo podnikatelia nie sú účtovnými jednotkami. V tomto prípade sa podnikateľ riadi Obchodným zákonníkom č. 513/1991 Zb. Na faktúru musí vyplniť predovšetkým informácie:

• svoje obchodné meno alebo meno a priezvisko SZČO,
• sídlo alebo miesto podnikania,
• právnu formu,
• identifikačné číslo, ak je pridelené, čiže IČO,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal (obchodný register alebo iná evidencia),
• číslo zápisu do registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný.

Tým zákonné povinnosti končia,  ale pre prehľad a prípadnú kontrolu daňového úradu odporúčame uvádzať na faktúre aj ďalšie informácie:

• oznámenie, že dodávateľ nie je platiteľom DPH,
• slovné a číselné označenie účtovného dokladu
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu (ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia).

Náležitosti faktúry u neplatcu DPH, ktorý vedie účtovníctvo

Účtovníctvo vedú povinne právnické osoby alebo fyzické osoby na základe dobrovoľného rozhodnutia.

Ak podnikateľ vedie účtovníctvo, jeho faktúry sa stávajú účtovným dokladom a ich podobu tak upravuje §10 zákona č. 431/2002 Z. z.  o účtovníctve. Informácie o dodávateľovi sú rovnaké ako v predchádzajúcom prípade:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO),
• názov firmy (v prípade s. r. o.),
• sídlo firmy alebo fyzickej osoby (fakturačná adresa),
• IČO,
• označenie registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný (obchodný register, živnostenský register apod.),
• v prípade právnickej osoby údaj o zápise vrátane oddielu a vložky.

Ďalej zákon vyžaduje tieto údaje:

• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu (ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia),
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (predkontácia).

Neplatiteľ DPH vystavuje faktúru podľa zákona o DPH len v dvoch prípadoch, a to:

• pri dodaní nového dopravného prostriedku z tuzemska do iného členského štátu,
• pri poskytnutí služby zahraničnej zdaniteľnej osobe s miestom dodania v inom členskom štáte alebo v treťom štáte a pri prijatí platby pred dodaním služby.

Náležitosti faktúry u platiteľa DPH

Platiteľ DPH vystavuje daňový doklad (niekedy sa používa tiež označenie faktúra – daňový doklad). Ten musí obsahovať náležitosti, ktoré uvádza § §74 ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. dani z pridanej hodnoty. Pritom nezáleží na tom, či príjemca faktúry je alebo nie je platiteľ DPH.

Opäť zostávajú povinné údaje týkajúce sa dodávateľa, niekoľko ich však pribúda:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO),
• názov firmy (v prípade s. r. o.),
• sídlo firmy alebo fyzickej osoby (fakturačná adresa),
• IČO,
• označenie registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný (obchodný register, živnostenský register a pod.),
• v prípade právnickej osoby údaj o zápise vrátane oddielu a zložky,
• daňové identifikačné číslo dodávateľa (pokiaľ je platiteľom DPH aj odberateľ, tak aj IČ DPH odberateľa),
• dátum vystavenia faktúry,
• v prípade, že sa líši od dátumu vystavenia dokladu, uvedie sa deň uskutočnenia zdaniteľného plnenia – vo väčšine prípadov ide o deň dodania tovaru alebo služby či prijatej platby,
• rozsah a druh dodávanej služby alebo množstvo a druh dodávaného výrobku,
• základ dane,
• sadzba dane,
• výška dane – musí byť uvedená v slovenskej  mene (EUR).

Výška a sadzba dane sa nemusí uvádzať, pokiaľ je plnenie oslobodené od dane alebo pokiaľ daň priznáva odberateľ. V takom prípade, ale je potrebné uviesť dôvod, resp. odvolávku na prenos daňovej povinnosti. Špecifické situácie, ktoré môžu nastať, a kedy musí faktúra niesť informácie o:

• prenesení daňovej povinnosti. Vtedy, ak platí DPH odberateľ. Najčastejšie v prípade, že je dodávaný tovar alebo služba do inej krajiny EU.
• dodaní oslobodenom od dane. Vtedy, ak je fakturovaný výrobok do krajiny Európskej únie bez DPH.
• zvláštny režim podľa § 65 zákona o DPH pre zdanení prirážky pre poskytovateľa cestovných služieb. Platí pre cestovné kancelárie, ktoré svojím klientom poskytujú služby od iných dodávateľov (napríklad pri doprave) a daňové plnenie sa vzťahuje len na prirážku k pôvodnej cene, nie na celú čiastku.
• Zvláštny režim podľa § 66 zákona o DPH, ak ide o zdanenie prirážky pre obchodníka s použitým tovarom, umeleckými dielami, zberateľskými predmetmi a starožitnosťami. Platí v prípade obchodu s použitým tovarom, umeleckými dielami alebo zberateľskými predmetmi a starožitnosťami. Platiteľ DPH v tomto prípade zdaňuje len rozdiel medzi nákupnou a predajnou cenou.

Zákon o DPH tiež umožňuje v niektorých prípadoch vystaviť zjednodušený daňový doklad podľa §74 ods. 3 zákona o DPH, ktorý nemusí obsahovať úplné informácie o odberateľovi. Príkladom zjednodušeného daňového dokladu je doklad z registračnej pokladnice alebo zjednodušená faktúra pri online predaji predplatného tlače.

Prečítajte si, ako na fakturácii e-shopu.

Čo sú identifikované osoby?

Pokiaľ podnikateľ poskytujete služby alebo tovar do krajiny EU alebo naopak prijíma tovary a služby zo zahraničia, je povinný sa registrovať na DPH podľa §7 alebo podľa § 7a, avšak nestáva sa plnohodnotným platiteľom DPH. Podnikateľ sa stáva tzv. identifikovanou osobou, podlieha zákonu o DPH a musí uvádzať náležitosti povinné pre platiteľa DPH. Neuvádza však samotnú DPH, tu totiž svojim odberateľom ako neplatiteľ nefakturujete.

Musí byť na faktúre pečiatka alebo podpis?

Nemusí. Túto povinnosť žiadny zákon nestanovuje. Avšak, podľa zákona o účtovníctve by mali byť prijaté faktúry spracované v účtovníctve označené podpisovým záznamom osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisovým záznamom osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Pečiatka nie je povinná vôbec.

Avšak, pokiaľ je uvedené v obchodnom registri, že konateľ koná za spoločnosť tak, že k svojmu menu pripojí meno spoločnosti, potom je potrebné uviesť k podpisu názov spoločnosti buď perom alebo pečiatkou.

Proforma faktúra

Proforma alebo zálohová faktúra vyzerá rovnako ako „skutočná“ faktúra, ale proforma faktúra nie je účtovným dokladom a nemá žiadny vplyv na účtovníctvo. Pokiaľ príjemca proforma faktúry zaplatí danú čiastku, dodávateľ má povinnosť vystaviť skutočnú  alebo ostrú alebo vyúčtovaciu faktúru. Názvy v praxi sa rôznia, ale stále ide o faktúru-daňový doklad.

Na proforma faktúre by nemala chýbať informácia o tom, že to nie je daňový doklad. Náležitosti zálohovej faktúry sú už potom na podnikateľovi, pretože plní predovšetkým informatívny účel pre klienta/odberateľa, kam má uhradiť platbu.

Pokiaľ si stále nie ste istí, čo by na vašej faktúre nemalo chýbať, pomôže vám modul Fakturácia v účtovným programu Money S3. Stačí vyplniť údaje o svojej firme a nikdy sa vám nestane, že by na faktúre chýbalo niečo, čo tam má byť, či už ste platiteľom alebo neplatiteľom DPH.