Ako automatizovať pravidelnú fakturáciu rovnakým zákazníkom

V praxi to znamená, že na pár kliknutí vygenerujete pravidelné faktúry a program ich sám odošle zákazníkom.

Automatická fakturácia podrobnejšie

Nastavenie automatickej fakturácie je jednoduché, zvyčajne vás v programe na faktúry čakajú nasledujúce kroky:

1. Vyberiete si doklad, ktorý poslúži ako vzor.
2. Zadáte, v akej frekvencii sa majú ďalšie faktúry generovať. Môžete zvoliť určitý počet opakovaní alebo napríklad generovanie do konkrétneho dátumu. Ak s klientom spolupracujete na dobu neurčitú, nastavíte časovo neobmedzené generovanie.
3. V zvolený dátum program automaticky vystaví nový doklad zo vzoru. Ponechá fakturačné údaje klienta, odobrané služby/tovar aj sumu. Naopak doplní aktuálny dátum vystavenia, dátum splatnosti a variabilný symbol. Na faktúre tiež uvedie číslo dokladu tak, aby nadväzovalo na posledný vytvorený doklad a bola zachovaná číselná rada.
4. Program odošle faktúru na e-mail klienta.

Ako funguje automatická fakturácia v Money S3

Účtovný program Money S3 pre menšie a stredné firmy alebo živnostníkov má množstvo šikovných funkcií, ktoré uľahčujú prácu. Patrí medzi ne aj automatická fakturácia. Táto funkcia je súčasťou modulu Periodická a hromadná fakturácia.

V záložke Periodická fakturácia máte na jednom mieste všetky vzory pravidelných dokladov. Vyberiete vzory, z ktorých chcete vystaviť faktúry, a kliknete na Generovať doklady.

Otvorí sa vám okno, v ktorom uvidíte nastavenie dát generovaných dokladov. Skontrolujete, že všetko sedí, prípadne nastavenie upravíte. Následne sa zobrazí zoznam adries, pre ktoré sa budú doklady generovať. Opäť všetko potvrdíte a následne vám Money S3 vytvorí doklady.

Účtovný program obsahuje aj funkciu Test. Vďaka nej pri úvodnom nastavení zistíte, či je možné z pripraveného vzoru generovať pravidelné faktúry. Ak sa vo vzore objavia chyby, program vás na ne upozorní.

Ak sa s klientom dohodnete na krátkodobom prerušení poskytovania služieb, využijete funkciu Posunúť dátum nasledujúceho vystavenia. Dátum vystavenia sa posunie o jeden časový interval (závisí od toho, v akých intervaloch fakturujete, najčastejšie je to mesiac).

Môžete si tiež zvoliť, aby sa doklady generovali vždy k poslednému dňu mesiaca alebo aby sa generovali len v pracovné dni. Ak by dátum nasledujúceho vystavenia pripadol na víkend alebo sviatok, doklad sa automaticky vystaví v najbližší pracovný deň. Posun neovplyvňuje vystavenie dokladu v nasledujúcom mesiaci.

Ak ste platiteľom DPH, v nastavení tiež volíte, či bude dátum plnenia DPH zhodný s dátumom vystavenia dokladu alebo sa má rovnať poslednému dňu predchádzajúceho mesiaca.

Prečo využívať fakturáciu v účtovnom programe

Čím viac máte zákazníkov, ktorým vystavujete pravidelné faktúry, tým viac automatickou fakturáciou ušetríte času. Napríklad upratovacia firma môže mať desiatky klientov, ktorým každý týždeň poskytuje dohodnuté upratovanie. Ak by na konci mesiaca vo firme vystavovali každú faktúru zvlášť, zabralo by to aj niekoľko hodín.

Vďaka automatickej fakturácii vybavia všetkých klientov, ktorí využívajú štandardný balík služieb. A ak si daný mesiac niektorá z firiem objedná navyše aj generálne upratovanie, nepoužijú funkciu pravidelnej fakturácie, ale doklad vystavia ručne v rámci jednoduchého fakturačného programu.

Vystavujte automatické faktúry zadarmo

Uľahčite si fakturáciu a stiahnite si Money S3 Start. V tejto verzii programu vytvoríte zadarmo až 500 záznamov v účtovnom denníku. Účtovný systém môžete používať tak dlho, kým nedosiahnete limity bezplatnej verzie. Potom sa rozhodnete, či prejdete na platenú verziu.

Výhodou Money S3 je, že si ho poskladáte len z tých modulov, ktoré potrebujete. Ak plánujete aj naďalej využívať automatickú fakturáciu, k základnému kompletu si pridajte aj modul Periodická a hromadná fakturácia.

Téme fakturácie sa na blogu Money.sk venujeme podrobne. Ďalej by vás mohli zaujímať tieto články:

• Kedy a komu sa hodí hromadné vystavovanie faktúr?
• Vystavené faktúry a ich účtovanie: 4 zásady a pravidlá, bez ktorých to nejde
• Fakturácia e-shopu: ako vystavovať faktúry správne
• Neplatiteľ DPH a fakturácia do a z krajín Európskej únie