Evidencia a riadenie zásob v účtovnom programe pre malé a stredné firmy

Skladovú evidenciu môžete viesť aj v papierovej forme alebo napríklad v programe Excel. Obe možnosti sú však dosť nepraktické.

Pri ručnom prepisovaní údajov na papier alebo do počítača hrozí riziko chyby. A čím viac dokumentov takto pripravujete, tým je toto riziko vyššie.

Účtovný systém môže automatizovať mnohé úlohy. Tým sa znižuje aj riziko chýb.

Prečítajte si, kedy prejsť na elektronické skladové hospodárstvo skladu.

Aké zásoby môžete viesť v skladovej evidencií

Aby ste mohli správne viesť skladovú evidenciu, musíte mať správne nastavené, čo môžete do skladovej evidencie zahrnúť. Hoci pre fyzickú osoby ukladá zákon povinnosť skladovú evidenciu viesť, nešpecifikuje už akou formou má byť vedená.

Do skladovej evidencie je potrebné zahrnúť:

• tovar,
• materiál,
• zásoby vlastnej výrobky.

Všeobecne sa potom odporúča, aby skladová evidencia obsahovala:

• označenie, o akú zásobu ide (názov), t. j. každá skladová zásoba má svoju skladovú kartu (nomenklatúru),
• dátum naskladnenia či vyskladnenia,
• spôsob nadobudnutia (naskladnenie) a dôvod vyskladnenia zásob,
• číslo dokladu,
• počet kusov,
• mernú jednotku.

Čo rieši skladová evidencia

Skladová evidencia vám pomôže mať neustály prehľad o zásobách. Nájdete v nej informácie o:

• počiatočný a konečný stav,
• zisky a straty,
• nákupy a predaje.

Zásoby sa zaznamenávajú v príslušných merných jednotkách, a taktiež podľa cien.

Okrem toho vám skladová evidencia:

• uľahčí inventarizáciu majetku,
• upozorní vás na exspiráciu tovaru,
• a pomôže pri kontrole zo strany finančných úradov – využijete ju totiž ako podklad k preukázaniu stavu zásob.

Čo je riadenie zásob

S vedením skladovej evidencie úzko súvisí aj riadenie zásob. Je to komplexný proces, ktorý vám pomáha v praxi využiť údaje, ktoré vám dáva evidencia.

Cieľom riadenia je efektívne správanie zásob vo firme. Aby ste ich mali vždy dostatok a zároveň sa vyhli príliš vysokým nákladom na skladovanie.

Vďaka historickému prehľadu o trendoch dopytu a zásob môžete lepšie predpovedať budúci dopyt po vašich službách alebo produktoch. A dostatočne sa zásobiť materiálom alebo tovarom.

Okrem toho vám riadenie zásob pomôže aj s:

• organizáciou skladu,
• sledovaním pohybu tovaru,
• alebo riadením dodávateľského reťazca – od výroby alebo nákupu surovín až po dodanie zákazníkovi.

Kto musí viesť skladovú evidenciu

Skladovú evidenciu musí zo zákona mať:

• firmy a podnikatelia, ktorý vedú účtovníctvo,
• SZČO, ktorí vedú daňovú evidenciu a zároveň zaobstarávajú zásoby.

Povinnosť viesť skladovú evidenciu majú SZČO pokiaľ nakupujú zásoby. Fotografi, maséri či prevádzkovatelia podobných služieb túto povinnosť nemajú.

V praxi to znamená, že drobní obchodníci, ako aj malé, stredné a veľké podniky musia viesť skladovú evidenciu. Zatiaľ čo pre právnické osoby je to vždy povinnosť (právnické osoby musia viesť účtovníctvo, a teda aj skladovú evidenciu), pre fyzické osoby podnikateľov zohráva dôležitú úlohu.

Odvetvia, ktoré potrebujú skladovú evidenciu

Z predchádzajúcej pasáže vyplýva, že prakticky všetky podniky, ktoré pracujú so zásobami, potrebujú skladovú evidenciu.

Bez skladových záznamov sa teda nezaobídu:

• kamenné predajne a e-shopy – musia viesť evidenciu tovaru, ktorý následne predávajú;
• stolári – musia viesť evidenciu materiálov, ktoré skladujú a používajú pri svojej práci – to platí aj pre ostatných remeselníkov, ktorí skladujú materiály, polotovary, nedokončené alebo hotové výrobky;
• výrobné spoločnosti – podobne ako živnostníci musia viesť evidenciu materiálov, polotovarov a hotových výrobkov;
• farmy a poľnohospodárske podniky – sú povinné viesť evidenciu zvierat,
• logistické spoločnosti – musia mať prehľad o doručovanom tovare,
• reštaurácie, kaviarne, cukrárne a podobné podniky – zaznamenávajú použité suroviny;
• lekárne – musia viesť záznamy o tovare a surovinách, ktoré používajú na výrobu liekov.;
• a iné podniky, ktoré skladujú materiály, suroviny, tovar a iné zásoby.

Ak patríte do niektorej z týchto skupín, nezabudnite si viesť skladovú evidenciu. V opačnom prípade vám hrozí pokuta.

Ako viesť skladovú evidenciu

Ako sme spomenuli v úvode, skladovú evidenciu môžete viesť v papierovej forme alebo môžete použiť Excel a podobné programy. Najpraktickejšou možnosťou je však zvoliť si účtovný program obsahujúci skladovú evidenciu. Urýchli to vašu prácu a zníži riziko chýb.

Do skladových kariet je potrebné zadať rôzne údaje. Zvyčajne sú to:

• číslo dokladu,
• označenie zásoby (jej názov),
• sériové číslo,
• dátum nakládky alebo vykládky,
• spôsob uskladnenia a dôvod vyskladnenia zásob,
• počet položiek,
• merná jednotka,
• cena
• alebo fotografie.

Účtovný softvér do následných dokladov automaticky pridáva množstvo informácií.

Okrem toho máte k dispozícii aj účtovníka a skladové programy, ktoré ponúkajú bezplatnú verziu – ako napríklad Money S3. Takže sa nemusíte obávať príliš vysokých nákladov.

Ako viesť skladové záznamy v Money S3

V účtovnom programe Money S3 vám so skladovou evidenciou pomôže modul Skladové hospodárstvo a objednávky. S 5 typmi skladových dokladov pokrýva potreby malého e-shopu aj stredne veľkého skladu.

Okrem iného dokáže:

• priradiť každej skladovej karte až 10 cenových úrovní, ktoré odrážajú zľavy pre jednotlivých klientov.,
• automaticky uprednostniť vydávanie tovaru s blížiacim sa dátumom exspirácie.,
• porovnať výsledky inventúry so skladovými záznamami a automaticky vyhodnotiť rozdiely,
• pripravovať prehľadné reporty a analýzy,
• alebo prepojenie skladu s e-shopom, aby boli v e-shope vždy k dispozícii správne informácie o zásobách.

Účtovný softvér Money S3 uľahčuje správu skladovej evidencie a šetrí vám veľa práce a času. Navyše si ho vyskúšate zdarma. Program vo verzii S3 Start môžete používať neobmedzene dlho, obmedzení ste len počtom vystavených dokladov.