Vystavené faktúry a ich účtovanie: 4 zásady a pravidlá, bez ktorých to nejde

Čo je vystavená faktúra?

Vystavená faktúra je doklad, ktorý predávajúca strana vytvára a posiela kupujúcej strane ako požiadavku na platbu za dodaný tovary alebo poskytnuté služby.

Správne vystavená faktúra zohráva dôležitú úlohu v obchodných transakciách, pretože poskytuje presný a úplný záznam o predaji, ktorý môže byť použitý pre účtovné a daňové účely, ako aj pre riešenie prípadných nedorozumení alebo sporov.

Ako sa vystavujú faktúry?

Pri vystavovaní faktúr je potrebné dodržiavať nasledujúce zásady a pravidlá:

1. Faktúra musí obsahovať všetky zákonom stanovené náležitosti, ako sú:. 

• identifikačné údaje predávajúceho a kupujúceho (názov, adresa, IČO),
• dátum vystavenia faktúry,
• číslo faktúry,
• popis dodaného tovaru alebo poskytnutej služby,
• množstvo a jednotkovú cenu tovaru alebo služby,
• sadzbu a sumu DPH,
• splatnosť faktúry
• a podmienky platby.

2. Faktúra musí byť vystavená včas, aby sa predišlo problémom s oneskorenými faktúrami. V ideálnom prípade by sa mala vystaviť bezprostredne po uskutočnení predaja alebo služby.

3. Faktúra by tiež mala byť vystavená v správnom formáte, či už v papierovej alebo elektronickej verzii.

4. Vystavené faktúry by mali byť súčasťou účtovnej evidencie firmy a byť správne účtované. Proces vytvárania a vystavovania faktúr, teda fakturácia, zahŕňa zaznamenávanie predaja, prijímanie platieb od zákazníkov, vyrovnanie pohľadávok a udržiavanie účtovných záznamov.

Ako sa účtujú vystavené faktúry?

V účtovníctve je dôležité správne účtovať vystavené faktúry, aby bola zabezpečená presnosť a zákonnosť podnikateľských transakcií.

Po vystavení faktúry je potrebné zaznamenať predaj vo vašom účtovnom systéme:

• MD: účet „Pohľadávky“ (účet 311) – zaznamenáva záväzok zákazníka zaplatiť za poskytnuté tovary alebo služby
• DAL: účet „Tržby“ (účet 6xx) – zaznamenáva príjem z predaja tovaru alebo služby

Keď zákazník zaplatí faktúru, zaznamenajte túto platbu vo vašom účtovnom systéme:

• Debet: účet „Bankové účty“ (účet 221) alebo „Pokladnica“ (účet 211) – zaznamenáva príjem platby
• Kredit: účet „Pohľadávky“ (účet 311) – zaznamenáva zníženie pohľadávok vo výške prijatej platby

Po prijatí platby je potrebné vyrovnať pohľadávky, čo znamená, že platba sa spáruje s konkrétnou faktúrou. Týmto sa uistíte, že zostatok pohľadávok zákazníka je správne aktualizovaný.

Vedenie účtovnej evidencie

Aby bola zabezpečená presnosť a transparentnosť účtovných záznamov, je dôležité udržiavať účtovnú evidenciu pre všetky faktúry a platby. Účtovná dokumentácia by mala byť uchovávaná v súlade so slovenskou legislatívou, ktorá vyžaduje, aby boli účtovné doklady uchovávané po dobu 10 rokov.

Na konci účtovného obdobia je potrebné skontrolovať všetky účtovné záznamy, aby sa zabezpečila ich správnosť a úplnosť. Vykonajte potrebné úpravy alebo opravy a následne uzavrite účty pre dané obdobie.

Dodržiavanie uvedených krokov zabezpečí správne účtovanie vystavených faktúr a umožní vám lepšie sledovať finančný výkon vašej firmy.

Uľahčite si fakturáciu s Money S3

Vystavené faktúry a ich účtovanie sú neoddeliteľnou súčasťou každého podnikania. S účtovným programom Money S3 môžete jednoducho a efektívne vystavovať a účtovať faktúry, čím zabezpečíte správnu evidenciu príjmov a výdavkov vo vašom podnikaní.

Money S3 ponúka modul Fakturácia, ktorý umožňuje rýchle a jednoduché vystavovanie faktúr s automatickým výpočtom DPH a dátumu splatnosti. Softvér tiež umožňuje sledovať vystavené faktúry a ich stav, čo zjednodušuje účtovanie a sledovanie platieb.

Okrem toho môžete využívať aj ďalšie funkcie programu na sledovanie stavu skladových zásob, generovanie reportov a správ, zaznamenávanie pohybov na účte a podobne. Vyskúšajte si zadarmo verziu Money S3 Štart so všetkými funkciami.