Návod: ako na dokladovú inventúru v účtovnom programe

Čo je to inventúra

Inventúra slúži na to, aby podnikatelia a firmy overili, že skutočný stav majetku a záväzkov zodpovedá tomu, čo uvádza v účtovníctve. Spočíva v tom, že:

• zistíte a spočítate skutočný stav majetku a záväzkov,
• porovnáte ho s účtovným stavom,
• vyčíslite inventarizačné rozdiely (ak sú)
• a prípadne ich následne vysporiadate.

Kontrolu skutočného stavu finančného a nehmotného majetku, pohľadávok a záväzkov musíte podľa zákona o účtovníctve vykonať ku dňu, kedy sa zostavuje účtovná závierka tj. 31.12. Inventúru zásob je potrebné vykonať tiež ku dňu účtovnej závierky, avšak počas roka sa môže uskutočniť aj kedykoľvek počas účtovného obdobia, ak sa tak rozhodnete.  Kontrolu dlhodobého hmotného majetku stačí uskutočniť raz za 4 roky.

Výsledok inventarizácie sa zaznamenáva do inventarizačných zápisov, ktoré musíte uchovávať po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.

Ako sa líši fyzická a dokladová inventúra

Skutočný stav majetku a záväzkov zistíte dvoma spôsobmi:

• fyzickou inventúrou majetku, u ktorého môžete pohľadom zistiť jeho existenciu (napríklad stav zásob na sklade, pokladničnú hotovosť alebo hmotný majetok firmy),
• dokladovou inventúrou pohľadávok, záväzkov a majetku, ktorý nemôžete overiť pohľadom (napr. Zálohy na dlhodobý majetok, pôžičky, pohľadávky voči zamestnancom či inštitúciám).

Zatiaľ čo pri fyzickej inventúre zisťujeme skutočný stav majetku počítaním, meraním, vážením a podobne, dokladová inventúra sa vykonáva kontrolou v účtovných knihách.

Pri dokladovej inventúre zisťujete skutočný stav na základe účtovných a daňových dokladov, ako sú faktúry, bankové výpisy, písomné zmluvy, daňové priznania alebo napríklad potvrdenie tretích strán (teda tzv. konfirmačné listy, ktorými obchodní partneri potvrdzujú výšku pohľadávok alebo záväzkov).

Dokladová inventúra vlastného majetku sa potom vykonáva podľa rôznych uznesení, rozhodnutí, alebo schválenia hospodárskeho výsledku.

TIP: Prečítajte si, ako vyzerá daňový doklad a aké sú jeho náležitosti.

Dokladová inventúra pohľadávok a záväzkov

Dokladovou inventúrou zisťujete, či súhlasí stav pohľadávok a záväzkov v účtovníctve so skutočným stavom. Ďalej sa dokladovou inventúrou kontrolujú napríklad bankové účty, mzdové účty, alebo účty časového rozlíšenia aktív a pasív.

• V prípade dlhodobého majetku to môžu byť inventárne karty a inventúrne súpisy majetku (pri odpisovanom majetku nezabudnite na odpisy), prípadne likvidačné protokoly.
• V prípade pohľadávok sa vykonáva inventarizácia vystavených neuhradených faktúr a konfirmačných dopisov odberateľom o stave pohľadávok.
• Pri inventarizácii záväzkov vychádzame z faktúr a salda.
• Dokladová inventúra bankových účtov sa vykonáva prostredníctvom výpisu zo záverečného účtu, ktorý vydáva banka v čase účtovnej závierky.
• Pri mzdových účtoch inventúra kontroluje zostavy z mzdového účtovníka (prehľad vyplatených miezd, odvodov, daní a čiastok k výplate).
• Pri časovom rozlíšení sa kontroluje výška a opodstatnenosť časovo rozlíšených nákladov (napr. rôzne poistenia) a pochybných účtov (napr. nevyfakturované služby, komunálne služby atď.).

Všetko uvediete v inventárnom zozname, ktorý musí obsahovať:

• skutočný stav majetku a záväzkov,
• spôsob zaisťovania skutočných stavov,
• ocenenie majetku a záväzkov pri periodickej inventarizácií a rozvahovom dni alebo k rozhodnému dňu, pokiaľ ich účtovná jednotka stanovila
• alebo ocenenie majetku v rámci priebežnej inventarizácie ku dňu ukončenia inventúry alebo aj k rozhodujúcemu dňu, ak účtovná jednotka určila, že,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za zistenie skutočného stavu a podpisový záznam osoby zodpovednej za vykonanie inventúry,
• čas, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,
• rozhodujúcu udalosť, ak ju subjekt určil,
• čas začatia a čas ukončenia inventúry.

Inventarizačné rozdiely

Inventarizačné rozdiely môžu vzniknúť medzi skutočným stavom a účtovným stavom:

• Ak je skutočný zostatok vyšší ako zostatok na účtoch, ide o prebytok.
• Ak je skutočný zostatok nižší ako zostatok uvedený na účtoch, ide o manko.

Inventarizačné rozdiely sa zaúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré vykonávate inventúru a overujete stav.

TIP: Prečítajte si viac o skladovej inventúre.

Dokladová inventúra v účtovnom programe

Na vykonanie dokladovej inventúry potrebujete účtovné a daňové doklady a ďalšie podklady, ktoré máte vo svojom účtovnom softvéri. Jedným z takýchto systémov je Money S3, ktorý môžete používať v bezplatnej verzii S3 Štart, vyskúšajte ju zadarmo.