Kedy a komu sa hodí hromadné vystavovanie faktúr?

Čo je hromadné fakturovanie a jeho výhody

Hromadné fakturovanie je proces, ktorý umožňuje firmám vystavovať veľké množstvo faktúr naraz, čím sa výrazne zefektívňuje administratívna práca. Tento proces je potrebný pre podniky, ktoré pravidelne fakturujú veľké množstvo zákazníkov, napríklad predplatné služby, e-shopy alebo firmy so stálymi zmluvnými partnermi.

Medzi hlavné výhody hromadného fakturovania patria:

• Úspora času: Namiesto manuálneho vystavovania každej faktúry zvlášť, hromadné fakturovanie umožňuje vystaviť stovky faktúr naraz.
• Zníženie chybovosti: Automatizovaný proces znižuje riziko ľudských chýb, ktoré sa môžu vyskytnúť pri ručnom vypĺňaní faktúr.
• Lepšia prehľadnosť: Všetky faktúry sú systematicky uložené a ľahko dostupné pre ďalšie spracovanie a analýzu.

TIP: Prečítajte si, aké ďalšie účtovné operácie je možné jednoducho automatizovať.

Kedy a komu sa hodí hromadné vystavovanie faktúr

Ako už bolo spomenuté, možnosť hromadnej fakturáciu využijú predovšetkým firmy, ktoré na pravidelnej báze fakturujú pre veľké množstvo zákazníkov. Využívajú ho teda:

• E-shopy: denne obsluhujú stovky až tisíce objednávok a potrebujú efektívne riešiť fakturáciu.
• Predplatné služby: firmy ponúkajúce predplatné na rôzne služby (napr. softvér, streaming, magazíny), môžu jednoducho vystavovať faktúry pre svojich zákazníkov na mesačnej alebo ročnej báze.
• Veľkoobchodníci a distribútori: dodávajú tovar mnohým zákazníkom a potrebujú rýchlo a efektívne vystavovať faktúry.
• Zmluvní partneri: Firmy, ktoré majú dlhodobé zmluvné vzťahy s partnermi a potrebujú pravidelne fakturovať za služby alebo produkty.

TIP:  V určitom bode rastu e-shopu už fakturácia nestačí. Prečítajte si, kedy je správny čas prejsť na účtovný program.

Ako funguje hromadná fakturácia v účtovnom programe

Moderný účtovný program sa bez možnosti hromadnej fakturácie nezaobíde. Napríklad Money S3 ponúka modul pre periodickú a hromadnú fakturáciu, ktorý umožňuje:

• Automatické generovanie faktúr: Program sám upozorní na potrebu odoslania faktúry, ktorú na jeden klik vygenerujete a odošlete.
• Automatické ukončenie fakturácie: Možnosť nastaviť časové rozpätie, v ktorom sa bude faktúra generovať, alebo vystavovanie obmedziť počtom faktúr.
• Individuálne nastavenie: V Money S3 môžete nastaviť, na aké e-mailové adresy sa bude faktúra odosielať, formát PDF alebo XML-Money, a taktiež dátum, ku ktorému sa konkrétna faktúra vygeneruje (napríklad iba pracovný deň, či posledný deň v mesiaci).

Ako vybrať vhodný účtovný program a implementácia modulu

Pri výbere účtovného programu je potrebné zvážiť viacero viacero aspektov, vzhľadom na to, že sa jedná o dlhodobú investíciu. Pokiaľ viete, že potrebujete v programe hromadne fakturovať, je potrebné zohľadniť predovšetkým funkcie, ktoré program v tejto oblasti ponúka. Jedná sa napríklad o:

• Funkcionalitu a prispôsobiteľnosť: Program by mal umožňovať jednoduché prispôsobenie faktúr podľa potrieb vašej firmy.
• Integráciu s existujúcimi systémami: Dôležitá je schopnosť prepojiť účtovný program s ostatnými systémami, ktoré vaša firma používa.
• Podpora a aktualizácie: Zabezpečte si program, ktorý má dobrú zákaznícku podporu a pravidelné aktualizácie.

Účtovný softvér Money S3 ponúka okrem modulu na jednoduché fakturovanie aj možnosť hromadnej fakturácie. Oba moduly sú intuitívne a ľahko nasaditeľné. Pokiaľ aktuálne hromadnú fakturáciu nepotrebujete, môžete si kedykoľvek program o túto funkcionalitu rozšíriť.

Čo všetko Money S3 dokáže si môžete vyskúšať v bezplatnej demoverzií S3 Štart.