Účtovné a daňové doklady: rozdiely, druhy a náležitosti

Rozdiel medzi účtovným a daňovým dokladom

V praxi sa stretávame s pojmami „účtovný doklad“ a „daňový doklad“. Účtovné doklady sú záznamy o obchodnej aktivite, ktoré slúžia na štyri účely:

• sú potvrdením toho, že obchod prebehol,
• zlepšujú podnikateľovi prehľad o príjmoch a výdavkoch,
• slúži ako podklad pre výpočet dane,
• a pokiaľ vediete účtovníctvo, tak sa na základe účtovného dokladu vykonáva zaúčtovanie účtovného prípadu do účtovných kníh.

Účtovné doklady sú všetky doklady, ktoré v podnikaní vystavujete, napríklad faktúry alebo výdajky. Ak ste neplatiteľ DPH, vaše faktúry sú účtovnými dokladmi. Naopak ak ste platiteľmi DPH, vaše účtovné doklady sa podľa legislatívy nazývajú daňovými dokladmi. V názve dokladu preto musíte explicitne uviesť, že ide o daňový doklad. Inými slovami daňový doklad je druh účtovného dokladu, ktorý musí spĺňať požiadavky zákona o DPH.

Druhy účtovných dokladov

Účtovné doklady je možné deliť podľa druhov, podľa obsahu a podľa počtu dokumentovaných účtovných prípadov. Najprv si ukážeme ich rozdelenie podľa druhov:

Faktúra

Faktúra slúži ako účet za vykonanú službu alebo dodaný tovar, je jedným z najbežnejších dokladov. Jasne stanovuje, kto má komu za čo zaplatiť a akou formou. Faktúry sa delia na faktúry vydané a prijaté podľa toho, či tovar/službu predávate, alebo nakupujete.

Pokladničný doklad

Pokladničné doklady nahrádzajú faktúry pri platbe v hotovosti. Vytvára sa vždy v dvoch kópiách, z ktorých jednu dostane zákazník a druhú si nechá podnikateľ. Rovnako ako pri faktúrach sa pokladničné doklady delia na príjmové a výdavkové podľa toho, či za hotové predávate, alebo nakupujete.

Interné doklady

Vnútorné účtovné doklady alebo interné doklady slúžia na zaúčtovanie finančných operácií vo vnútri firmy. Je to napríklad:

• výplatná páska pre zaúčtovanie mzdy zamestnanca,
• výdajka vystavená pri výdaji tovaru alebo materiálu zo skladu
• alebo príjemka vystavená pri príjme tovaru alebo materiálu.

Bankový výpis

Za účtovný doklad sa považuje aj klasický bankový výpis, ktorý zachytáva všetky účtovné operácie na firemnom bankovom účte: záznamy o odchádzajúcich transakciách, záznamy o prichádzajúcich transakciách, zostatok na účte.

Podľa obsahu sa účtovné doklady delia na:

• vonkajšie, ktoré majú vzťah k iným firmám, podnikateľom či inštitúciám,
• vnútorné, ktoré majú vzťah iba k účtovným prípadom vo vnútri firmy.

Podľa počtu dokumentovaných účtovných prípadov sa doklady delia na:

• jednotlivé, ktoré dokumentujú jednu účtovnú operáciu,
• súhrnné, ktoré zahŕňajú viac účtovných operácií v jednom – napríklad pri nákupe viacerých kancelárskych pomôcok naraz.

Náležitosti účtovných dokladov

Náležitosti účtovných dokladov sú definované v §10 zákona o účtovníctve. Ak vediete účtovníctvo, musíte podľa zákona o účtovníctve dodržiavať všeobecné zásady pre vystavovanie dokladov, ktoré sú:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené podľa § 32 ods. 3 písm. b) alebo písm. c).

Častým mýtom je, že doklady musia obsahovať pečiatku. To ale zákon nepredpisuje a jeho používanie je dobrovoľné.

Archivácia dokladov

Jednotlivé účtovné doklady musí účtovná jednotka archivovať (vyplýva to z § 35 zákona o účtovníctve). Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh je potrebné v účtovnej jednotke archivovať počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Vystavovanie, evidenciu aj archiváciu účtovných dokladov vám uľahčí účtovný program. Napríklad v účtovnom programe Money S3 vediete na jednom mieste účtovníctvo, daňovú evidenciu, fakturáciu, pokladňu, evidenciu majetku aj sklad.

Vyskúšajte si účtovný program zadarmo vo verzii Money S3 Start.