Tipy z praxe: účtovné operácie, ktoré možno jednoducho automatizovať

Výmena dát s e-shopom

Moderné účtovné programy obsahujú modul na napojenie na váš e-shop. Vďaka tomu si oba nástroje medzi sebou automaticky vymieňajú dáta, takže sú na oboch miestach aktuálne. Do účtovného programu sa napríklad z e-shopu automaticky sťahujú dáta o objednávkach a faktúry.

Táto automatizácia šetrí aj menším e-shopom jednotky až desiatky hodín mesačne. Bez nej by zamestnanci museli všetky faktúry prepisovať z jedného systému do druhého. Táto automatizácia navyše eliminuje chybovosť spôsobenú preklepmi či nepozornosťou.

Účtovná kancelária Jany Novotnej využíva možnosť zdieľania dátových záloh. Účtovník vždy stiahne najnovšie údaje klienta a súbor nahrá na bezpečné zdieľané úložisko. Jej kolegyňa si odtiaľ dáta stiahne a nahrá ich do svojho Money. „Spracuje klientove doklady a potom mi ich rovnakým spôsobom pošle späť. Je to rýchle, odovzdanie dát zaberie len chvíľku,“ hovorí. Prečítajte si celú referenciu.

Účtovné programy sa snažia napojenie na e-shopy maximálne zjednodušiť. Napríklad účtovný program Money S3 ponúka modul E-shop konektor, vďaka ktorému ho ľahko prepojíte so všetkými veľkými e-shopovými platformami ako napríklad Shoptet, oXyshop alebo Shopify.

Automatické úpravy skladových zásob

Či už máte e-shop alebo predajňu, napojenie na účtovný program vám zaistí vždy aktuálne údaje o skladových zásobách. Inými slovami, keď si zákazník nakúpi tovar, systém ho automaticky odpočíta zo skladu. Rieši to špeciálne funkcie pre napojenie na e-shop alebo pokladňu.

Vďaka tomu máte vy aj vaši zákazníci istotu, že ten tovar, ktorý je dostupný na e-shope, je skutočne pripravený vo vašom sklade. E-shopy, ktoré túto funkciu nevyužívajú, musia často riešiť situácie, keď si zákazník objednal tovar, ktorý ste medzitým predali inému.

Okrem toho vďaka automatizácii predídete nečakanému vypredaniu tovaru. Akonáhle sa zásoby zmenšia, účtovný program vás na to upozorní a nové zásoby včas dokúpite. Sami si pritom nastavíte limit, po ktorého prekročení vás program upozorní.

Čistenie salda

Až tri dni práce mesačne šetrí účtovníkom automatické čistenie salda. Účtovník pravidelne kontroluje, či je rozdiel dvoch účtov v rovnováhe, alebo či zostáva nedoplatok alebo preplatok. Bez automatizácie účtovníctva musia nepreplatené faktúry tlačiť a ručne prechádzať.

V účtovnom programe si namiesto toho faktúry len spárujete a exportujete. Hotový zoznam vám zobrazí aktuálne saldo a prípadne si pre prehľadnosť zoradíte doklady podľa čísla účtu, IČ alebo párovacieho symbolu.

Napríklad v Money S3 túto funkciu umožňuje modul Účtovné analýzy.

Pravidelné fakturácie

Jednou z rutinných účtovných operácií je vystavovanie rovnakých faktúr každý mesiac, napríklad za paušálne služby alebo energie. Účtovné programy dnes tieto faktúry vytvoria a odošlú za vás.

V účtovnom systéme Money S3 pre to existuje modul Periodická a hromadná fakturácia. V ňom vytvoríte vzor pravidelnej faktúry s čiastkou, číslom účtu a variabilným symbolom. Nastavíte si, ktorý deň v mesiaci sa má faktúra automaticky vytvoriť a systém sa o to každý mesiac postará.

V praxi to funguje tak, že program každý deň skontroluje, či má vytvoriť pravidelnú faktúru, a pokiaľ áno, pošle vám upozornenie. Vy len operáciu potvrdíte a systém faktúru pripraví a odošle.

Začnite s automatizáciou účtovníctva čo najskôr

Všetky automatizácie spomenuté v článku nájdete v obľúbenom účtovnom programe Money S3. Jeho prínos si vyskúšajte zadarmo vo verzii Štart, kde môžete pracovať neobmedzene, pokiaľ neprekročíte limit v počte dokladov. Potom sa rozhodnete, či prejdete na plnú verziu, alebo zvolíte iné riešenie.