Kedy si zaobstarať účtovný program

Účtovný software by si mali zaobstarať najmä spoločnosti, ktoré si na spracovanie účtovníctva nenajímajú externú agentúru, ale vedú si ho interne. Viesť účtovníctvo ručne v tabuľkách a zošitoch je prežitok. Je to riskantné a veľmi neefektívne. Ani ten najprecíznejšie vedený zošit totiž nezvládne sledovať legislatívu, dohľadať informácie o spoľahlivosti klienta alebo za niekoľko sekúnd vyhľadať všetky faktúry po splatnosti.

Účtovný systém využijú aj spoločnosti, ktorým účtovníctvo spracováva externá spoločnosť. Môžu totiž využiť viaceré  jeho funkcie, ktoré systém ponúka, ako sú sklad, mzdy alebo knihu jázd. Účtovný systéme im tiež uľahčuje odovzdanie faktúr externej spoločnosti.

Účtovný systém môže byť vhodný aj pre fyzické osoby – podnikateľov, resp. SZČO, ktoré už nechcú viesť daňovú evidenciu v excelovských tabuľkách, prípadne z legislatívnych dôvodov musia prejsť na vedenie jednoduchého účtovníctva. Pre väčšinu z nich je účtovný systém zbytočne robustný a vystačí im aj lacnejšie riešenie v podobe fakturačnej aplikácie ako je napr. iDoklad. Úlohou týchto aplikácií je primárne vystavovanie dokladov a zhromažďovanie podkladov pre vyhotovenie daňového priznania.

Ako vybrať účtovný software

O priazeň firiem bojujú desiatky účtovných programov a firmy si musia zvoliť ten správny. Pokiaľ hľadáte účtovný systém, ktorý plánujete používať dlhodobo, aj niekoľko rokov, musíte sa na jeho výber dobre pripraviť. Ak siahnete hneď po prvom kandidátovi, možno veľmi skoro zistíte, že:

• software je príliš robustný a aj banálna akcia v ňom trvá dlho,
• prevádzka systému je príliš nákladná,,
• zákaznícka podpora nefunguje spoľahlivo a na všetko ste sami,
• dodávateľ prestane systém aktualizovať, prípadne ďalej rozvíjať.

Hneď na začiatku si preto ujasnite:

• svoje nároky v závislosti od veľkosti vašej firmy –⁠ účtovný systém musí splniť všetky vaše požiadavky a nesmie vás zahltiť nepotrebnými funkciami,
• koľko ľudí bude účtovný systém používať –⁠ pokiaľ má v programe pracovať viac zamestnancov, vyberte program s väčším množstvom užívateľských licencií, ktoré je možné aktivovať a deaktivovať podľa aktuálnej potreby,
• aké máte na software požiadavky, vrátane doplnkových služieb.

Kvalitný účtovný softvér totiž ponúka:

• príjemné a intuitívne používateľské prostredie,
• pravidelné legislatívne, technické a funkčné aktualizácie,
• spoľahlivú zákaznícku podporu,
• možnosť napojenia na ďalšie systémy, napr. na e-shop.

Požiadavky na funkcie

Skôr než sa pustíte do hľadania dodávateľov, spíšte si všetky funkcie, ktoré od účtovného systému vyžadujete. Základom každého programu by mali byť:

• daňová evidencia,
• podvojné účtovníctvo,
• fakturácia,
• adresár,
• evidencia majetku a
• spracovanie miezd.

Pri ostatných funkciách pouvažujte, či ich naozaj potrebujete alebo ich využijete neskôr. Ide napríklad o:

• skladové hospodárstvo,
• analýzy a reporting,
• prepojenie s e-shopom,
• napojenie na pokladňu,
• vybavovanie reklamácií a reklamačný proces
• alebo knihu jázd.

Účtovné programy tieto funkcie často ponúkajú ako samostatné moduly, ktoré je možné dokúpiť. Ak máte pocit, že niektoré funkcie nevyužijete, nekupujte ich. Ak vaša firma vyrastie a budete funkcie potrebovať, dodatočne si ich prikúpite.

Ako vybrať dodávateľa účtovného programu

Ak už máte definované svoje nároky, pusťte sa do výberu dodávateľa, ktorým je, obvykle, samotný výrobca programu. Vyberajte iba overených  dodávateľov, ktorí majú na trhu zabehnutú spoločnosť. Budete mať istotu, že dodávateľ pozná špecifiká rôznych odvetví a dobre vám poradí, a naviac sa nebudete musieť stresovať tým, že dodávateľ náhle zanikne a prestane software podporovať.

Referencie dodávateľov

Najskôr sa zamerajte na referencie dodávateľov. Vyberajte takých, ktorí majú referencie od firiem z vášho odboru alebo od podobne veľkých firiem, ako je tá vaša. Jednoducho, hľadajte také referencie, ktoré sa najviac približujú vám. Získate tak istotu, že systém je pre vaše podnikanie vhodný.

Zákaznícka podpora

Zistite si tiež, ako dodávateľ komunikuje so svojimi klientami. Kúpou programu totiž vzájomná spolupráca nekončí. S konzultantami, obchodníkmi alebo zákazníckou podporou budete komunikovať vždy, keď budete potrebovať poradiť alebo pridať nové funkcie.

Zákaznícku podporu a prístup Money hodnotí pozitívne riaditeľka Gabriela Štěpánková organizácie Portus Praha. „Ak narazíme na problém, ktorý potrebujeme ihneď vyriešiť, cez telefón nám vždy rýchlo a ochotne poradia. Od Money máme veľkú podporu tak v oblasti optimalizácie a automatizácie procesov, ako aj pri zaškoľovaní a implementácii nových modulov“.

Správny dodávateľ vám ponúkne komunikáciu telefónom, e-mailom, cez zákaznícku sekciu webu, ale aj cez sociálne siete. Pozriete sa tiež, či dodávateľ pravidelne publikuje návody alebo informácie o aktualizáciách a legislatívnych novinkách.

Cena a demoverzia

Nakoniec si z programov, ktoré vyhovujú vašim podmienkam, vyberte dva až tri najlepšie. Konečné  rozhodovanie vám uľahčia tri faktory:

• verzia zdarma na vyskúšanie,
• celková cena
• a rebríček priorít.

Od finálnych dodávateľov si vyžiadajte demoverziu programu. Predovšetkým si vyskúšajte, ako sa vám v programe pracuje, či je dostatočne rýchly a skontrolujte, či účtovníctvo obsahuje všetko, čo potrebujete. Používanie skúšobnej verzie je spravidla obmedzené počtom dní alebo počtom zápisov. Pokiaľ si dodávateľa vyberiete, priamo z demoverzie prejdete na plnú verziu.

Cena by nemala byť požiadavkou číslo jedna, ale je potrebné určiť si cenový strop. Dajte pozor na to, aby ponúknutá cena programu nebola iba za základnú verziu, ale aj za rozširujúce moduly, ktoré budete potrebovať od začiatku. Zistite tiež:

• ročnú cenu za aktualizácie,
• ročnú cenu za zákazníckou podporu,
• cenu za počet licencií pre užívateľov,
• a prípadne cenu za vylepšenie vášho hardwaru, pokiaľ ho potrebujete kvôli programu vylepšiť.

Ak si program vyskúšate, zrátajte si cenu. Pokiaľ stále máte pochybnosti, prišiel čas na rebríček priorít. Zostavte si svoje kľúčové požiadavky na účtovný systém, napríklad:

• dôležité funkcie,
• možnosť prepojenia s inými programami,
• pohodlné používanie,
• spolupráca s dodávateľom,
• cena.

Ku každej priorite si napíšte, do akej miery tieto požiadavky program spĺňa a prideľte jej príslušný počet bodov. Potom body spočítajte a zistíte, ktorý program je pre vás najlepší.

Autorom článku je Katarína Serinová