Money S3 nám ušetrilo 40 hodín týždenne, hovorí riaditeľka organizácie Portus Praha

V Portuse Praha ušetria až 40 h týždenne vďaka systému Money S3. Bez problémov si v ňom rozúčtujú náklady na jednotlivé projekty, sledujú rozpočty a čerpanie dotácií.

Pracovníci z neziskovej organizácie Portus Praha z. ú. už viac ako 20 rokov pomáhajú ľuďom s mentálnym postihnutím. Po zavedení účtovného softvéru Money S3 si ľahšie udržiavajú prehľad nad financiami, sledujú rozpočty aj čerpanie dotácií. Už nie sú zavalení administratívou a dvojitým prepisovaním dát do účtovníctva.

Z malého občianskeho združenia neziskovka s celoštátnou pôsobnosťou

Nezisková organizácia Portus Praha z. ú. od roku 2000 poskytuje sociálne služby dospelým ľuďom s mentálnym postihnutím. „Naším cieľom je pomôcť hendikepovaným ľuďom začleniť sa do bežného života mimo veľkých ústavov,” vysvetľuje Gabriela Štěpánková, riaditeľka neziskovej organizácie Portus Praha.

V súčasnosti zamestnáva 28 zamestnancov. Od začiatku svojho pôsobenia sa významne rozrástla a rozšírila svoje aktivity, ktorými financuje napríklad opravy budov chráneného bývania alebo nové vybavenie (nábytok do spoločenskej miestnosti či autá pre odborných asistentov).

V obci Slapy nad Vltavou prevádzkuje Portus Praha z. ú. sociálno-terapeutickú dielňu a dve zariadenia podporovaného bývania s celoročnou prevádzkou. Prvé zariadenie je určené pre klientov s ťažším postihnutím, ktorí vyžadujú nonstop starostlivosť odborného asistenta, zatiaľ čo v druhom bývajú samostatnejší klienti s dennou asistenciou. Pobyt v chránených garsónkach je pre nich len prechodnou fázou a očakáva sa, že sa s podporou terénneho asistenta časom osamostatnia – nájdu si vlastný byt aj prácu.

Významnú časť príjmov neziskovej organizácie tvoria zisky z benefičných akcií – festivalov, koncertov, trhov alebo zbierok. Medzi najznámejšie patrí každoročná benefičná zbierka AKCE CIHLA, ktorá sa z Prahy rozšírila do veľkých miest v ČR. Aj vďaka viac ako 1,5 milióna eur vybraných prostredníctvom tejto akcie dnes môžu ľudia s mentálnym postihnutím žiť v dôstojnom a modernom prostredí.


Od roku 2000 sa predalo vyše 300 000 tehál pomaľovaných balakrylom. Tie nájdu ďalšie využitie v neziskových organizáciách, školách aj skautských oddieloch pri stavbách sociálnych aj verejných objektov.

Jednoduchšia kontrola financií vďaka účtovnému systému Money S3

Rozvoj aktivít v roku 2014 bol hlavným impulzom, prečo sa o Money S3 začali v neziskovej organizácii zaujímať. Videli v ňom veľký potenciál a široké uplatnenie v budúcich rokoch.

Že s výberom systému nešliapli vedľa, sa potvrdilo hlavne pri založení sociálneho podniku Dobroty s príbehom v Davli, ktorý má právnu formu spoločnosti s ručením obmedzeným a je prepojený s materskou organizáciou Portus Praha z. ú. Pôvodne v sociálno-terapeutickej dielni v Slapoch začali experimentovať s nakladanými dobrotami a neskôr celú výrobu presunuli do Davle, kde dnes zamestnávajú 11 zamestnancov s mentálnym postihnutím.

Potrebovali sme vyriešiť, ako mať prehľad nad financovaním a prístup ku všetkým dátam na jednom mieste,” opisuje riaditeľka Gabriela Štěpánková z neziskovej organizácie Portus Praha.


Od roku 2000 sa predalo viac ako 300 000 tehál pomaľovaných balakrylom. Tie nachádzajú ďalšie využitie v neziskových organizáciách, školách aj skautských oddieloch pri stavbách sociálnych i verejných objektov.

Money teraz používame na vlastnom serveri a pripojujeme sa pomocou vzdialenej plochy aj z iných miest ako z kancelárie. Vďaka tomu už nemusíme pendlovať medzi dvoma strediskami len preto, aby sme si odovzdali doklady a zadali ich druhýkrát do systému ručne,“ opisuje aktuálny stav.

Koniec dvojitého prepisovania účtovných dokladov

Odvtedy, čo účtujeme v Money S3, sme o financiách začali rozhodovať viac cielene. Predtým sme výsledky sledovali s oneskorením kvôli časovému rozdielu medzi zaúčtovaním. Teraz máme v systéme vždy aktuálne čísla a namiesto zdĺhavej administratívy konečne viac času venujeme klientom,“ prezrádza hlavné prínosy.

Pred zavedením Money S3 strávil finančný riaditeľ administratívou až polovicu svojej pracovnej doby. S účtovníctvom mu pomáhala aj asistentka. Dnes finančný riaditeľ pracuje iba na skrátený úväzok a jeho asistentka sa namiesto prepisovania účtovných údajov venuje rozvoju ďalších aktivít. „Ušetrili sme tým až 40 hodín týždenne,“ kalkuluje riaditeľka.

Rýchla zákaznícka podpora

Zákaznícku podporu a prístup Money hodnotí pozitívne. „Ak narazíme na problém, ktorý potrebujeme ihneď vyriešiť, cez telefón nám vždy rýchlo a ochotne poradia. Od Money máme veľkú podporu tak v oblasti optimalizácie a automatizácie procesov, ako aj pri zaškoľovaní a implementácii nových modulov,“ hodnotí riaditeľka.

Vždy aktuálne výkazy na sledovanie rozpočtov

Pre neziskové organizácie je typické, že sa časť ich prevádzky financuje z dotácií, ktoré podliehajú prísnemu vykazovaniu. Musia spravovať projektové rozpočty a dohliadať na ich správne čerpanie.

Peniaze z dotácií sú pre naše fungovanie extrémne dôležité,” hovorí riaditeľka a dodáva: „Často pracujeme s výkazmi a reportmi. Zákazky účtujeme pre jednotlivé projekty samostatne, pretože pri daroch, grantoch a dotáciách sa bez toho nezaobídeme. Rozdeľujeme napríklad mzdy na jednotlivé projekty, aby sme vedeli, koľko sme už vyčerpali a koľko ešte zostáva. V Money je to prehľadné a jednoduché.


Money S3 v Portuse Praha uľahčuje prácu pri riadení rôznorodých aktivít a sledovaní rozpočtov.

Zvyčajne vykazujeme, ako sa našej organizácii darilo za dva až tri roky spätne. Okrem toho máme transparentné účtovníctvo a musíme ho mať vždy pripravené k nahliadnutiu,“ opisuje.

Výhľad do budúcnosti: Cloudová verzia a nové funkcie Money S3

Sme veľmi radi, že je firma Solitea naším dlhoročným partnerom. Pri výbere poskytovateľa účtovného systému bola našou prvou voľbou a po vyše siedmich rokoch sme s Money veľmi spokojní, pretože výborne reaguje na všetky naše rozvíjajúce sa aktivity,“ hodnotí vývoj spolupráce riaditeľka Gabriela Štěpánková.

V Portuse sa tiež už teraz tešia na niektoré pripravované funkcie Money. „V budúcnosti by pre nás bolo veľmi zaujímavé prepojenie s CRM systémom Microsoft Dynamics, takisto aj možnosť prevádzkovať Money v cloude, ktorá sa už pripravuje. Pripojenie pomocou vzdialenej plochy je síce funkčné riešenie, ale nie tak rýchle ako cloudová služba. Vraj budeme prví, kto sa o novej verzii v cloude dozvedia,“ smeje sa.

Teraz sa v organizácii Portus Praha plánujú vrhnúť na žiadosti o rádovo vyššie dotácie a granty než doposiaľ. Peniaze z nich použijú na výstavbu ďalších zariadení podporovaného bývania. Tie súčasné už totiž majú plné kapacity.

Bez presného a jednoduchého účtovného systému, s ktorým vedia pracovať všetci zamestnanci, by sme sa pri dotačných programoch nezaobišli,“ uzatvára Gabriela Štěpánková.

Portus Praha využíva

Minikurz 2023

Zúčastnite sa Minikurzu online

Prihláste sa na obľúbený bezplatný Minikurz. Pripravili sme pre vás veľa noviniek.

Prihlásiť sa zadarmo