Zlatá rada skúsených účtovníkov: pri kúpe účtovného systému ho sami vyskúšajte

Solitea, a.s. | 15. 07. 2020

Len vy sami najlepšie viete, čo od svojho účtovného systému potrebujete. Určite už teraz máte plnú hlavu nápadov, ale to nestačí – dejte si niekoľko dní na premyslenie a zapisujte si všetko, čo musí nový systém zvládať. Možno potrebujete, aby váš systém: 

• Preberal pri úhrade dokladu protiúčet z hradeného dokladu.
• Dokázal rýchlo zaviesť nového klienta.
• Alebo upozornil, keď zadáte zlý údaj, napríklad dátum. 

Dôležité je aj intuitívne a príjemné pracovne rozhranie. Nový systém pre vás musí byť prehľadný a jednoducho ovládateľný. Zriedka používané funkcie v ňom asi budete musieť hľadať, ale určite by vám to nemalo trvať dlho. 

Vždy berte do úvahy aj vaše zručnosti a zvyklosti. Pokiaľ viete, že potrebujete systém, ktorý sa automaticky pýta, napríklad pri mazaní dokladov a celkovo chcete čo najviac úkonov automatizovať, nerobte kompromisy. Pri každodennej práci vám totiž obľúbené funkcie budú chýbať. 

Zaostrene na dodávateľa 

Okrem všetkých detailov systému si všímajte aj základné informácie o firme, ktorá účtovný systém vyvíja. Položte si tieto otázky: 

1. Ako funguje ich užívateľská podpora?
2. Akú má firma históriu a povesť?
3. Aká veľká je firma? 

Aj keď sa s účtovným systémom naučíte perfektne pracovať, sem tam potrebujete zákaznícku podporu. Preto si overte jej funkčnosť, či vám vedia dobre poradiť a na odpoveď nebudete musieť čakať dlhé dni a týždne. Dôležitá je dĺžka pracovnej doby zákazníckej podpory a či sa na ňu dá reálne dovolať, alebo to musíte skúšať stále dookola, pokiaľ to vyjde. 

Väčšia firma s históriou a dobrou povesťou je signálom, že ste na správnej adrese. Pri malých firmách totiž hrozí nestabilita. Väčšiu firmu neohrozia výkyvy na trhu ani choroba programátora a môžete sa spoľahnúť, že zvládne spracovávať nové legislatívne požiadavky a pravidelne ich vydávať v aktualizáciách. Či už sa to týka veľkých zmien ako GDPR a E-kasa alebo drobností v novelách. 

Pri výber vám najviac pomôže vyskúšať si systém 

Skúsenosti ostatných účtovníkov sú pri výbere systému na nezaplatenie. Preto zháňajte: 

• recenzie na webe
• a osobné odporučenie od kolegov z oboru. 

Tomu všetkému ale kraľuje ta najistejšia technika výberu nového účtovného systému: vlastné vyskúšanie. 

Len vďaka tomu si naozaj overíte:

• či je systém prehľadný a intuitívny
• či skutočne obsahuje legislatívne aktualizácie
• a či sú v ňom všetky funkcie, ktoré potrebujete. 

Aby ste sa naozaj zorientovali, či systém vie to, čo potrebujete, je ideálne aspoň trojtýždňové  testovanie. Testovať môžete v časovo obmedzených plných verziách s testovacími dátami, kde si rovno všetky funkcie preklikáte a vyskúšate na údajoch o fiktívnych  ľuďoch a firmách. 

Ďalšiu testovaciu variantu používa Money S3 – je to systém zdarma na neobmedzene dlhú dobu. Nahráte si do neho vlastná údaje a pracujete s nimi. Obvykle môžete v systéme evidovať obmedzený počet: 

• záznamov do účtovného denníku,
• miezd,
• alebo napríklad cestovných príkazov. 

Keď sa vám systém zapáči a overíte si, že sa vám v ňom pracuje naozaj dobre, jednoducho si zaplatíte rozšírenie. 

Presne tak funguje účtovný systém Money S3. Ku skúšobnej verzii systému vám bude na e-mail chodiť seriál praktických tipov a návodov, ako postupovať v Money S3 a využiť automatické funkcie, ktoré vám uľahčia život. 

Finálne resumé: nájdete ten „váš” systém

Takto si môžete stiahnuť hneď niekoľko účtovných systémov a po jednom si je vyskúšať. Niektoré vylúčite hneď, iné sa vám zapáčia a budete ich chcieť testovať. 

Pri výbere konkrétneho softwaru vám pomôže nasledujúca séria otázok. 

1. Bola možnosť si systém vyskúšať?
2. Bolo na to dosť času?
3. Je systém prehľadný a intuitívny?
4. Má všetky pre mňa dôležité funkcie? (Napríklad elektronická komunikácia s úradmi, možnosť zmeny DPH v už uzavretých obdobiach, náhľad na väzby dokladov…)
5. Má automatické funkcie, ktoré mi urýchlia prácu? (Napríklad funkcie pre automatické načítanie dát do kontrolného hlásenia, automatické zaúčtovanie miezd, report jedným kliknutím…)
6. Robí pravidelné aktualizácie?
7. Podarilo sa mi skontaktovať zákaznícku podporu a získať odpoveď na svoje otázky?
8. Mám na systém a firmu dobré referencie?
9. Je to firma preverená časom a dlhým zástupom klientov?
10. Dá sa nový účtovný systém prepojiť so systémami mojich klientov?

Vďaka zodpovedaniu týchto otázok si vyberiete dobrý systém, ktorý splní vaše očakávania. Začnite rovno testovaním Money S3.