Cestovné príkazy: načo slúžia a ako ich vyplniť

Zákon o cestovných náhradách č. 283/2002 Z. z. v § 2 hovorí o tom, že pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pracovná cesta podľa tohto zákona je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty, napr. ide o konateľov s. r. o.

Ako vyplniť cestovný príkaz

Vyplnenie cestovného príkazu pred začiatkom cesty

Cestovný príkaz sa vypĺňa vždy, keď pošlete zamestnanca na pracovnú cestu – teda ešte pred jej uskutočnením. Zamestnanca nemôžete na služobnú cestu vyslať bez jeho súhlasu – ten vám zamestnanec dá práve podpisom cestovného príkazu.

Výnimkou sú prípady, kedy je vysielanie dohodnuté priamo v pracovnej zmluve.

Kde získať vzor cestovného príkazu – online alebo vytlačený

Doba papierových samoprepisovacích tlačív z papiernictva je už v podstate minulosťou. Dnes sa cestovný príkaz vypĺňa primárne elektronicky. Môžete využiť buď jednoduchú šablónu (Excel/PDF), alebo – čo je v roku 2026 štandardom – priamo ekonomický softvér.

Moderné systémy umožňujú zamestnancovi vyplniť žiadosť v mobilnej aplikácii, ktorú nadriadený schváli digitálnym podpisom alebo schvaľovacím procesom v systéme. Takýto doklad je plnohodnotným účtovným záznamom.

Aké údaje je zamestnanec povinný pred cestou vyplniť

Zamestnanec pred cestou vyplní celú prvú časť cestovného príkazu, predovšetkým:

• svoje osobné údaje,
• začiatok cesty (vrátane hodiny),
• miesto (cieľ) pracovnej cesty, prestupy
• miesto a čas skončenia pracovnej cesty,
• účel cesty,
• dopravné prostriedky určené na pracovnú cestu,
• súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu,
• poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy a dátum poskytnutia zálohy.

Často bývajú procesy na vyslanie, doloženie dokladov a zúčtovanie pracovnej cesty upravené v internom predpise. Vyplnený príkaz na pracovnú cestu schváli priamy nadriadený podpisom.

Vyplnenie cestovného príkazu po ukončení pracovnej cesty

Ak sa zamestnanec z pracovnej cesty vráti, vyplní druhú časť príkazu o priebehu pracovnej cesty. Tu do jednotlivých položiek vypíše presuny z miesta na miesto (čas odchodu a čas príchodu). Pokiaľ zamestnanec uskutočnil viac presunov, každý presun zaznačí samostatne.

Výpočet cestovného príkazu – aké ďalšie doklady sú potrebné

Časť vyúčtovanie pracovnej cesty vyplní zamestnanec spoločne s účtovníkom. Pre správne zúčtovanie cesty je potrebné vyplniť správne dátumy a časy príchodov a odchodov, nakoľko podľa toho sa počíta stravné za jednotlivé dni.

K vyplnenému príkazu zamestnanec predloží tiež všetky doklady za výdavky spojené s pracovnou cestou – napríklad ubytovanie, poplatky za vjazd či parkovanie, zaplatenie školení a podobne. Pokiaľ použil zamestnanec verejnú dopravu, priloží cestovné lístky. Pokiaľ mal schválené použitie vlastného vozidla, vypočíta spotrebované palivo podľa technického príkazu a dokladu o nákupe pohonných hmôt (ak ho nepredloží, tak zamestnávateľ použije jednotkovú cenu pohonnej látky zistenú štatistickým úradom). Ak zamestnanec nepredloží uvedené doklady, nemá nárok na náhradu. Zamestnávateľ mu však môže poskytnúť náhrady v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.

Ako je to so stravným a jeho krátením

Stravné je nárok, ktorý zamestnancovi patrí podľa dĺžky trvania cesty. Sumy stravného sú stanovené opatrením Ministerstva práce (aktuálne sumy vždy skontrolujte v softvéri Money S3).

Dôležitou povinnosťou zamestnávateľa je krátenie stravného, ak mal zamestnanec počas cesty zabezpečené bezplatné jedlo (napr. raňajky v cene ubytovania). Stravné sa vtedy znižuje o nominálnu hodnotu:

• 25 % za bezplatné raňajky,
• 40 % za bezplatný obed,
• 35 % za bezplatnú večeru.

Ak zamestnanec na ceste dostal plnú penziu, nárok na stravné mu zaniká, no stále môže mať nárok na iné vedľajšie výdavky.

Stravné je jediná položka z cestovných náhrad, na ktoré zamestnanec nemusí preukazovať žiadne doklady.

Účtovník alebo poverená osoba potom vyplní, aké boli celkové náklady na pracovnú cestu, zúčtuje preddavok na pracovnú cestu, ak bol poskytnutý a doplatí zamestnancovi zvyšok cestovných náhrad, prípadne zúčtuje navyše vyplatený preddavok.

Pokiaľ zamestnanec k pracovnej ceste využil firemné auto, nezabudnite pridať záznam do knihy jázd.

Cesta do zahraničia a vreckové

Pri zahraničnej ceste je kľúčové vyznačiť presný čas prechodu hraníc (pri lete lietadlom čas odletu lietadla z letiska, pri plavbe loďou čas odchod lode z prístavu). Ten určuje, kedy končí nárok na slovenské stravné a začína nárok na stravné pri zahraničnej pracovnej ceste.

V prípade, že zamestnanec bude v jednom kalendárnom dni vo viacerých krajinách, stravné sa mu poskytne pre tú krajinu, v ktorej bol najviac hodín počas kalendárneho dňa.

Čo sa týka vreckového, zamestnávateľ ho môže (ale nemusí) poskytnúť do výšky 40 % zahraničného stravného. Od roku 2011však platí prísnejší režim: vreckové sa už považuje za zdaniteľný príjem zamestnanca (podlieha dani aj odvodom), preto je jeho administratívne spracovanie v účtovníctve o niečo zložitejšie než v minulosti.

Keď cestuje na pracovnú cestu viac zamestnancov

Pokiaľ cestuje na pracovnú cestu viac zamestnancov, musí každý vyplniť svoj cestovný príkaz. Ak idú jedným vozidlom, uvedú svojich kolegov ako spolucestujúcich. Ak použijú vozidlo jedného z nich, je potrebné vyplniť vlastníka vozidla, ktorému budú vyplatení náhrady za pohonné hmoty a amortizáciu vozidla.

Výpočet cestovných náhrad a vedenie knihy jázd môže zabrať veľa času. Ak potrebujete pomocnú ruku, vyskúšajte účtovný program Money S3, ktorého súčasťou je modul Kniha jázd a cestovné náhrady.

Autorom článku je Katarína Serinová