Money S3 nám ušetrilo 40 hodín týždenne, hovorí riaditeľka organizácie Portus Praha

Z malého občianskeho združenia neziskovka s celoštátnou pôsobnosťou

Nezisková organizácia Portus Praha z. ú. od roku 2000 poskytuje sociálne služby dospelým ľuďom s mentálnym postihnutím. „Naším cieľom je pomôcť hendikepovaným ľuďom začleniť sa do bežného života mimo veľkých ústavov,” vysvetľuje Gabriela Štěpánková, riaditeľka neziskovej organizácie Portus Praha.

V súčasnosti zamestnáva 28 zamestnancov. Od začiatku svojho pôsobenia sa významne rozrástla a rozšírila svoje aktivity, ktorými financuje napríklad opravy budov chráneného bývania alebo nové vybavenie (nábytok do spoločenskej miestnosti či autá pre odborných asistentov).

V obci Slapy nad Vltavou prevádzkuje Portus Praha z. ú. sociálno-terapeutickú dielňu a dve zariadenia podporovaného bývania s celoročnou prevádzkou. Prvé zariadenie je určené pre klientov s ťažším postihnutím, ktorí vyžadujú nonstop starostlivosť odborného asistenta, zatiaľ čo v druhom bývajú samostatnejší klienti s dennou asistenciou. Pobyt v chránených garsónkach je pre nich len prechodnou fázou a očakáva sa, že sa s podporou terénneho asistenta časom osamostatnia – nájdu si vlastný byt aj prácu.

Významnú časť príjmov neziskovej organizácie tvoria zisky z benefičných akcií – festivalov, koncertov, trhov alebo zbierok. Medzi najznámejšie patrí každoročná benefičná zbierka AKCE CIHLA, ktorá sa z Prahy rozšírila do veľkých miest v ČR. Aj vďaka viac ako 1,5 milióna eur vybraných prostredníctvom tejto akcie dnes môžu ľudia s mentálnym postihnutím žiť v dôstojnom a modernom prostredí.

Od roku 2000 sa predalo vyše 300 000 tehál pomaľovaných balakrylom. Tie nájdu ďalšie využitie v neziskových organizáciách, školách aj skautských oddieloch pri stavbách sociálnych aj verejných objektov.

Jednoduchšia kontrola financií vďaka účtovnému systému Money S3

Rozvoj aktivít v roku 2014 bol hlavným impulzom, prečo sa o Money S3 začali v neziskovej organizácii zaujímať. Videli v ňom veľký potenciál a široké uplatnenie v budúcich rokoch.

Že s výberom systému nešliapli vedľa, sa potvrdilo hlavne pri založení sociálneho podniku Dobroty s príbehom v Davli, ktorý má právnu formu spoločnosti s ručením obmedzeným a je prepojený s materskou organizáciou Portus Praha z. ú. Pôvodne v sociálno-terapeutickej dielni v Slapoch začali experimentovať s nakladanými dobrotami a neskôr celú výrobu presunuli do Davle, kde dnes zamestnávajú 11 zamestnancov s mentálnym postihnutím.

„Potrebovali sme vyriešiť, ako mať prehľad nad financovaním a prístup ku všetkým dátam na jednom mieste,” opisuje riaditeľka Gabriela Štěpánková z neziskovej organizácie Portus Praha.

„Money teraz používame na vlastnom serveri a pripojujeme sa pomocou vzdialenej plochy aj z iných miest ako z kancelárie. Vďaka tomu už nemusíme pendlovať medzi dvoma strediskami len preto, aby sme si odovzdali doklady a zadali ich druhýkrát do systému ručne,“ opisuje aktuálny stav.

Koniec dvojitého prepisovania účtovných dokladov

„Odvtedy, čo účtujeme v Money S3, sme o financiách začali rozhodovať viac cielene. Predtým sme výsledky sledovali s oneskorením kvôli časovému rozdielu medzi zaúčtovaním. Teraz máme v systéme vždy aktuálne čísla a namiesto zdĺhavej administratívy konečne viac času venujeme klientom,“ prezrádza hlavné prínosy.

Pred zavedením Money S3 strávil finančný riaditeľ administratívou až polovicu svojej pracovnej doby. S účtovníctvom mu pomáhala aj asistentka. Dnes finančný riaditeľ pracuje iba na skrátený úväzok a jeho asistentka sa namiesto prepisovania účtovných údajov venuje rozvoju ďalších aktivít. „Ušetrili sme tým až 40 hodín týždenne,“ kalkuluje riaditeľka.

Rýchla zákaznícka podpora

Zákaznícku podporu a prístup Money hodnotí pozitívne. „Ak narazíme na problém, ktorý potrebujeme ihneď vyriešiť, cez telefón nám vždy rýchlo a ochotne poradia. Od Money máme veľkú podporu tak v oblasti optimalizácie a automatizácie procesov, ako aj pri zaškoľovaní a implementácii nových modulov,“ hodnotí riaditeľka.

Vždy aktuálne výkazy na sledovanie rozpočtov

Pre neziskové organizácie je typické, že sa časť ich prevádzky financuje z dotácií, ktoré podliehajú prísnemu vykazovaniu. Musia spravovať projektové rozpočty a dohliadať na ich správne čerpanie.

„Peniaze z dotácií sú pre naše fungovanie extrémne dôležité,” hovorí riaditeľka a dodáva: „Často pracujeme s výkazmi a reportmi. Zákazky účtujeme pre jednotlivé projekty samostatne, pretože pri daroch, grantoch a dotáciách sa bez toho nezaobídeme. Rozdeľujeme napríklad mzdy na jednotlivé projekty, aby sme vedeli, koľko sme už vyčerpali a koľko ešte zostáva. V Money je to prehľadné a jednoduché.“

Zvyčajne vykazujeme, ako sa našej organizácii darilo za dva až tri roky spätne. Okrem toho máme transparentné účtovníctvo a musíme ho mať vždy pripravené k nahliadnutiu,“ opisuje.

Výhľad do budúcnosti: Cloudová verzia a nové funkcie Money S3

„Sme veľmi radi, že je firma Solitea naším dlhoročným partnerom. Pri výbere poskytovateľa účtovného systému bola našou prvou voľbou a po vyše siedmich rokoch sme s Money veľmi spokojní, pretože výborne reaguje na všetky naše rozvíjajúce sa aktivity,“ hodnotí vývoj spolupráce riaditeľka Gabriela Štěpánková.

V Portuse sa tiež už teraz tešia na niektoré pripravované funkcie Money. „V budúcnosti by pre nás bolo veľmi zaujímavé prepojenie s CRM systémom Microsoft Dynamics, takisto aj možnosť prevádzkovať Money v cloude, ktorá sa už pripravuje. Pripojenie pomocou vzdialenej plochy je síce funkčné riešenie, ale nie tak rýchle ako cloudová služba. Vraj budeme prví, kto sa o novej verzii v cloude dozvedia,“ smeje sa.

Teraz sa v organizácii Portus Praha plánujú vrhnúť na žiadosti o rádovo vyššie dotácie a granty než doposiaľ. Peniaze z nich použijú na výstavbu ďalších zariadení podporovaného bývania. Tie súčasné už totiž majú plné kapacity.

„Bez presného a jednoduchého účtovného systému, s ktorým vedia pracovať všetci zamestnanci, by sme sa pri dotačných programoch nezaobišli,“ uzatvára Gabriela Štěpánková.