Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady (2. časť: cestovné výdavky a ubytovanie)

V nadväznosti na prvú časť článku zameraného na všeobecné ustanovenia o tuzemskej pracovnej ceste zamestnancov si v dnešnej časti bližšie rozoberieme náhrady cestovných výdavkov a náhrady za ubytovanie. V obidvoch prípadoch ide o preukázané výdavky, t. z. je potrebné ich preukázať dokladom.

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

Na pracovnú cestu je možné využiť viaceré druhy dopravy (autobus, vlak, lietadlo, motorové vozidlo), dôležité však je, ako sa zamestnanec dohodol so zamestnávateľom na spôsobe dopravy, resp. doprava, ktorú zamestnávateľ určil v cestovnom príkaze. Ak zamestnávateľ neurčí spôsob dopravy, tak zamestnancovi patria cestovné výdavky vo výške preukázaných výdavkov.

Ako príklad možno uviesť, že ak zamestnávateľ určí v cestovnom príkaze spôsob dopravy vlak 2. triedy a zamestnanec použije iný dopravný prostriedok (napr. vlastné motorové vozidlo), tak mu vzniká nárok na náhradu cestovných výdavkov len do výšky ceny cestovného lístka vlaku 2. triedy.

Ako ďalší príklad možno uviesť opačnú situáciu, ak zamestnávateľ určí v cestovnom príkaze spôsob dopravy lietadlo a zamestnanec použije autobus, tak v takomto prípade mu vzniká nárok na cestovné výdavky vo výške preukázaných cestovných výdavkov, čiže ceny vo výške lístku na autobus za predpokladu, že cena prepravy autobusom je nižšia ako cena letenky.

Motorové vozidlo využité na pracovnej ceste

V prípade motorového vozidla má zamestnanec možnosť využiť firemné vozidlo (vozidlo zamestnávateľa), ale v tomto prípade si neúčtuje náhradu pohonných hmôt, alebo môže využiť iné motorové vozidlo (súkromné motorové vozidlo alebo iné motorové vozidlo, napr. patriace manželke).

Problematikou používania motorových vozidiel pri pracovných cestách sa zaoberá § 7 zákona o cestovných náhradách. V zmysle uvedeného paragrafu je zamestnávateľ povinný so zamestnancom uzavrieť písomnú dohodu, že pri pracovnej ceste bude použité motorové vozidlo iné, ako motorové vozidlo zamestnávateľa. Takáto dohoda môže byť uzavretá buď samostatne alebo ako súčasť cestovného príkazu.

Zamestnancovi v prípade, ak na pracovnú cestu využije motorové vozidlo iné, ako motorové vozidlo zamestnávateľa, tak mu prináleží:

• a) základná náhrada za každý kilometer jazdy (základná náhrada), ktorá je od 1.6.2019 pri použití jednostopového vozidla alebo trojkolky vo výške 0,053 eur/km a pri použití osobného motorového vozidla vo výške 0,193 eur/km; ak zamestnanec použije pri pracovnej ceste aj príves, tak sa základná náhrada zvyšuje o 15 %. Suma základnej náhrady pri použití nákladného automobilu, autobusu alebo traktoru sa určí dohodou zamestnávateľa a zamestnanca.
• b) náhrada za spotrebované pohonné hmoty, určí sa v závislosti od cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok (uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o evidencii motorového vozidla).Zákon o cestovných náhradách neukladá zamestnancovi povinnosť viesť tzv. knihu jázd.

Spôsob preukázania počtu najazdených kilometrov

Spôsob preukázania počtu najazdených kilometrov stanovuje zamestnávateľ vo vnútornom predpise. Spôsob preukázania môže určiť napr.:

• uvedením stavu tachometra na začiatku a na konci pracovnej cesty,
• záznamom o počte najazdených kilometrov, v ktorom sa kilometre rozčlenia podľa jednotlivých režimov, resp. cyklov, podľa konkrétnej normy spotreby motorového vozidla.

Cena pohonnej látky

Cena pohonnej látky sa stanovuje nasledovne:

• a) zamestnanec preukáže nákup pohonných hmôt dokladom o kúpe, pričom z tohto dokladu by mala byť zrejmá súvislosť s pracovnou cestou, t. j. doklad o kúpe pohonných hmôt by nemal byť datovaný napríklad mesiac pred pracovnou cestou;
• b) ak zamestnanec predloží viaceré doklady o kúpe pohonných hmôt, tak cena sa určí aritmetickým priemerom z predložených dokladov o kúpe pohonných hmôt;
• c) ak zamestnanec nepreukáže nákup pohonných hmôt dokladom, tak sa použije cena pohonnej hmoty podľa Štatistického úradu SR, ktorá platila v čase nástupu zamestnanca na pracovnú cestu.

Použitie spotreby podľa technického preukazu

V zmysle zákona o cestovných náhradách sa spotreba podľa technického preukazu použije nasledovne:

• ak je v technickom preukaze uvedená len spotreba podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy, pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa táto spotreba zvýši o 40 %,
  Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa slovenskej technickej normy 8,1 l/100 km. Zamestnanec prešiel na pracovnej ceste 120 km mimo mesta a 20 km v meste. Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedené suma 1,5 eur/liter. V tomto prípade sa náhrada za spotrebované pohonné hmoty vypočíta nasledovne: mimo mesta: (120 x 8,1)/100 x 1,5 = 14,58 eur; v meste: (20×11,34)/100 x 1,5 = 3,40 eur, spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty: 14,58 + 3,40 = 17,98 eur. Zamestnancovi patrí aj základná náhrada za každý kilometer cesty, a to: 140 km x 0,193 eur = 27,02 eur.
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie (EHK) alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije norma podľa predpisu EHK vypočítaná aritmetickým priemerom, pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
  Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa EHK v meste 9,8 l/100 km, pri rýchlosti 90 km/h spotrebu 6,7 l/100 km a pri rýchlosti 120 km/h spotreba 7,8 l/100 km. Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste. Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter. V tomto prípade sa náhrada za spotrebované pohonné hmoty vypočíta nasledovne: v meste (20 x 9,8)/100 x 1,5 = 2,94 eur, mimo mesta spotreba vypočítaná aritmetickým priemerom nasledovne: (9,8+6,7+7,8)/3 = 8,1 l/100 km, t. j. (120×8,1)/100 x 1,5 = 14,58 eur. Spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 17,52 eur. Zamestnancovi patrí aj základná náhrada za každý kilometer cesty, a to: 140 km x 0,193 eur = 27,02 eur.
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 715/2007) v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla – na výpočet spotreby za v žiadnom prípade nemôže použiť aritmetický priemer uvedených spotrieb.
  Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa nariadenia EP v meste 9,8 l/100 km, mimo mesta 6,3 l/100 km a kombinovanú 7,7 l/100 km. Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste. Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter. Náhrada za spotrebované pohonné hmoty sa vypočíta takto: v meste (20 x 9,8)/100 x 1,5 = 2,94 eur, mimo mesta (120 x 6,3)/100 x 1,5 = 11,34 eur. Spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 14,28 eur. Zamestnancovi patrí aj základná náhrada za každý kilometer cesty, a to: 140 km x 0,193 eur = 27,02 eur. Kombinovaná spotreba sa použije iba v prípade, ak je v cestovnom príkaze deklarovaná dlhá trasa, napr. Bratislava – Košice.
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 715/2007) bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto predpisu, pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20 %.
  Príklad: zamestnanec použil na pracovnú cestu po dohode so zamestnávateľom osobné motorové vozidlo, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa nariadenia EP 7,8 l/100 km. Zamestnanec prešiel 120 km mimo mesta a 20 km v meste. Na doloženom doklade o kúpe pohonných hmôt bola uvedená suma 1,5 eur/liter. Zamestnanec použil na pracovnú cestu aj príves. Náhrada za spotrebované pohonné hmoty sa vypočíta takto: v meste (20 x 9,36)/100 x 1,5 = 2,8 eur, mimo mesta (120 x 7,8)/100 x 1,5 = 14,04 eur. Spolu náhrada za spotrebované pohonné hmoty je 16,84 eur. Zamestnancovi patrí aj základná náhrada za každý kilometer cesty, a to: 140 km x 0,222 eur = 31,08 eur (základná náhrada zvýšená o 15 % z dôvodu použitia prívesu).

Výpočet spotreby pohonných látok bez uvedenia v technickom preukaze

Ak spotreba v technickom preukaze nie je uvedená alebo ak spotreba v technickom preukaze sa nezhoduje so skutočnou spotrebou na výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky sa môže použiť:

• spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom pohonnej látky,
• alebo spotreba preukázaná dokladom vydaným osobou, ktorej bola udelená autorizácia podľa § 23 zákona 142/200 Z. z. o metrológii (autorizované osoby napr. Výskumný ústav dopravný Žilina, Slovdekra Bratislava a pod.),
• alebo sa môžu použiť doplňujúce údaje výrobcu, dovozcu alebo predajcu preukazujúce spotrebu.

Havarijná poistka na súkromné motorové vozidlo použité na pracovnú cestu

Je nutné upozorniť, že pri uzatvorení dohody o použití súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu nie je v zmysle zákona o cestovných náhradách podmienka, aby mal zamestnanec uzatvorenú havarijnú poistku na motorové vozidlo. Je na rozhodnutí zamestnávateľa, či pri uzatvorení dohody o použití súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu bude vyžadovať podmienku, aby malo vozidlo havarijnú poistku.

Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie

Zamestnanec má právo na náhradu výdavkov za ubytovanie na základe preukázaných výdavkov, ktoré doloží dokladom z ubytovacieho zariadenia (hotela, penziónu a pod.).

V prípade, ak má zamestnanec bezplatné ubytovanie, nemá nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie. To znamená, že náhrada výdavkov za ubytovanie môže byť zamestnancovi poskytnutá iba v prípade, ak predloží zamestnávateľovi doklad z ubytovacieho zariadenia takej kategórie, ako určil zamestnávateľ v cestovnom príkaze. Ak sa zamestnávateľ rozhodne zamestnancovi poskytnúť náhradu za ubytovanie bez predloženého dokladu, je táto náhrada predmetom dane zamestnanca.

Autor: Ing. Petra Krišková, PhD.

1. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady.

3. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady, stravné a ďalšie výdavky; vypublikujeme už čoskoro.

Vyskúšajte účtovanie cestovných náhrad v Money S3 zadarmo