Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady (1. časť)

Vysielanie zamestnancov na pracovnú cestu patrí k bežným javom v rámci pracovného života. V tomto zmysle vzniká zamestnancom vyslaným na pracovnú cestu nárok na úhradu výdavkov spojených s pracovnou cestou. Problematika pracovných ciest a s nimi súvisiacich výdavkov je širokospektrálna téma, a to najmä z dôvodu viacerých právnych noriem, ktoré sa k nim viažu a uvedenú problematiku riešia z rôznych hľadísk (právne hľadisko, daňové hľadisko a pod.).

Cestovné výdavky, vznikajúce zamestnávateľom, ktorí vysielajú zamestnancov na pracovné cesty sú na území Slovenskej republiky predmetom základnej právnej normy pre poskytovanie cestových náhrad, a to zákona č. 283/2002 Z. z.  o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o cestovných náhradách“). Problematika tuzemských pracovných ciest je ďalej predmetom nasledovných právnych predpisov:

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
• zákon č. 593/2003 Z. z. Zákon o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
• Opatrenie MPSVaR č. 143/2019 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách
• Opatrenie MPSVaR č. 176/2019 Z. z. o sumách stravného

Pracovná cesta

V zmysle Zákonníka práce má zamestnávateľ právo vyslať zamestnanca na pracovnú cestu bez jeho súhlasu v prípade, ak ide o pracovnú cestu v rámci obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca, ďalej ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z druhu práce alebo miesta výkonu práce alebo sa zamestnanec so zamestnávateľom dohodli priamo v pracovnej zmluve na podmienke, že bude vykonávať pracovné cesty. Ak nie je splnená ani jedna z vyššie uvedených podmienok, tak zamestnávateľ potrebuje na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu jeho súhlas.

Podľa zákona o cestovných náhradách je pracovná cesta definovaná nasledovne: „Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.“  Za pracovnú cestu v zmysle tohto zákona sa považuje aj cesta, ktorá trvá od nástupu vymedzenej osoby na cestu za účelom výkonu činností, ktoré vyplývajú z osobitného postavenia tejto osoby, počas výkonu až do skončenia pracovnej cesty.

Vo väčšine prípadov sa cesta z miesta trvalého alebo prechodného bydliska do práce a späť nepovažuje za pracovnú cestu. Cesta do práce sa môže považovať za pracovnú cestu jedine v prípade, ak má zamestnanec uzatvorenú dohodu o vykonaní práce a výkon práce je dohodnutý mimo miesta pobytu. V takomto prípade sa môže zamestnávateľ  so zamestnancom dohodnúť, že mu cestovné náhrady poskytne i pri ceste z miesta pobytu do práce a späť. Takáto dohoda nie je možná pri dohode o pracovnej činnosti a dohode o brigádnickej práci študentov.

Pravidelné pracovisko

Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté zo zamestnancom. Ak také miesto dohodnuté nie je, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z povahy povolania, napr. kontrolóri, inšpektori, servisní pracovníci, pracovníci havarijnej služby a pod., možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto  trvalého alebo prechodného pobytu. Pravidelné pracovisko zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu počas dočasného pridelenia je miesto jeho výkonu práce počas dočasného pridelenia dohodnuté v dohode o dočasnom pridelení alebo v pracovnej zmluve.

Dohoda o mieste pravidelného pracoviska je dôležitá pre posúdenie pracovnej cesty a nároku na cestovné náhrady. Je ním vždy iba jedno miesto, na rozdiel od miesta výkonu práce, ktoré môže byť stanovené názvom mesta alebo obce, konkrétnou adresou, dohodnúť možno aj viac miest výkonu práce.

Trvanie pracovnej cesty

Trvanie pracovnej cesty je určené dobou od nástupu zamestnanca na pracovnú cestu do skončenia pracovnej cesty. Maximálna doba trvania pracovnej cesty určená nie je ani Zákonníkom práce, ani zákonom o cestovných náhradách. Do času trvania pracovnej cesty sa započítava:

• čas od miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce na pracovnej ceste,
• čas výkonu práce a
• čas do príchodu do miesta skončenia pracovnej cesty.

Podľa zákona o cestovných náhradách, zamestnávateľ, ktorý vysiela svojho zamestnanca na pracovnú cestu písomne určí miesto jeho nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty.

Miesto nástupu na pracovnú cestu

Miesto nástupu na pracovnú cestu je zvyčajne pravidelné pracovisko zamestnanca alebo miesta výkonu práce. Miesto kde sa zamestnanec pred nástupom na pracovnú cestu zdržiava, môže to byť napr. aj miesto jeho bydliska.

Miesto výkonu práce

Miesto výkonu práce je určené konkrétnym miestom (napr. názvom firmy, inštitúcie) alebo mestom resp. obcou, ide o určenie pracovného miesta, kde bude zamestnanec vykonávať svoju prácu na pracovnej ceste, mimo „miesta pravidelného pracoviska alebo miesta výkonu práce.“ Miesto výkonu práce môže byť určené aj užšie (napr. konkrétne pracovisko) alebo širšie (napr. krajina, mesto, obec).

Čas trvania pracovnej cesty

Čas trvania zamestnávateľ v cestovnom príkaze určí deň a hodinu nástupu na pracovnú cestu a zároveň môže určiť predpokladaný deň (hodinu) skončenia pracovnej cesty. Určenie presného časového vymedzenia trvania pracovnej cesty je nevyhnutné pre správne posúdenie nároku na mzdu, na stravné a iné cestovné náhrady. Čas nástupu ani čas ukončenia pracovnej cesty nemusí byť totožný so začiatkom ani ukončením pracovného času zamestnanca. Podľa  § 37 zákona o cestovných náhradách je potrebné posudzovať čas strávený na pracovnej ceste.

Po pracovnom čase sa posudzuje čas strávený na pracovnej ceste podľa Zákonníka práce:

• čas, ktorý zamestnanec strávil na pracovnej ceste mimo pracovného času bez výkonu práce (napr. bez práce nadčas) a bez pracovnej pohotovosti,
• čas, počas ktorého po pracovnom čase cestuje z pracovnej cesty,
• čas, počas ktorého čaká na výkon práce pri viacdennej ceste,
• čas počas víkendu na pracovnej ceste, je voľnom zamestnanca.

Spôsob dopravy počas pracovnej cesty

Spôsob dopravy ide o určenie spôsobu a druhu dopravy, ktorý bude zamestnanec používať počas trvania pracovnej cesty. Preto je jednou z povinností zamestnávateľa určiť spôsob dopravy (autobus, vlak, lietadlo, služobné alebo vlastné motorové vozidlo, taxi, miestna verejná hromadná doprava) z miesta nástupu do miesta konania a skončenia pracovnej cesty.

Miesto ukončenia pracovnej cesty

Miesto ukončenia pracovnej cesty rovnako ako pri nástupe na pracovnú cestu môže byť miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce, bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec kde sa zamestnanec po pracovnej ceste bude zdržiavať.

Ďalšie podmienky pracovnej cesty

Ďalšie podmienky pracovnej cesty, napr. spôsob ubytovania, spolucestujúce osoby, práca nadčas a pod. V praxi sa tieto podmienky väčšinou stanovujú v tlačive „cestovný príkaz“, pričom zákon o cestovných náhradách neustanovuje záväzné tlačivo, čiže zamestnávateľ si buď takéto tlačivo vyrobí vo svojej réžii alebo využije tlačivá, ktoré sú v predaji alebo ako súčasť ekonomických softvérov, napr. Money S3, Money S4, či Money S5.

Zamestnávateľ je povinný určiť podmienky pracovnej cesty pri každej pracovnej ceste. Zamestnanec nemá právo zmeniť podmienky. Uvedené vyplýva z § 81 písm. a) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je zamestnanec okrem iného povinný plniť pokyny nadriadených resp. zamestnávateľa vydané v súlade s právnymi podpismi. V prípade nepredvídaných okolností na pracovnej ceste musí zamestnávateľ zmeny dohodnutých podmienok dodatočne schváliť.

Nedodržanie určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnanca má za následok stratu nároku na úhradu cestovných výdavkov.

Pre zamestnancov, ktorých častá zmena pracoviska vyplýva z povahy ich povolania, môže zamestnávateľ určiť podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím, cestovným príkazom:

• pre viacerých zamestnancov,
• na viacero pracovných ciest jedného zamestnanca.

Cestovné náhrady

Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu patrí náhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou. V tomto zmysle podľa zákona o cestovných náhradách patrí zamestnancovi:

• a) náhrada preukázaných cestovných výdavkov
• b) náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie
• c) stravné
• d) náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov
• e) náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny

Z uvedeného zoznamu možných náhrad výdavkov je vidieť, že s výnimkou bodu c) je potrebné ostatné výdavky preukázať dokladom (napr. pri cestovných výdavkoch je potrebné predložiť cestovný lístok na vlak, pri výdavkoch na ubytovanie je potrebné predložiť faktúru z hotela a pod.).

Autor: Ing. Petra Krišková, PhD.

2. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady, cestovné výdavky a ubytovanie

3. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady, stravné a ďalšie výdavky; vypublikujeme už čoskoro.

Vyskúšajte účtovanie cestovných náhrad v Money S3 zadarmo