Zálohové doklady a ich vyúčtovanie

Z účtovného hľadiska sa o zálohových faktúrach neúčtuje a nie sú daňovými dokladmi.

Pred samotným zápisom odporúčame skontrolovať nastavenie účtovného roka, kde môžete zadať nastavenie odpočtov záloh – texty položiek, predkontácie, členenie DPH a spôsob účtovania (len v prípade podvojného účtovníctva). Tieto prednastavené parametre sa automaticky dosadzujú do položiek v prípade voľby odpočtu zálohy s položkami.

Nastavenie účtovného roka:

V našich vzorových príkladoch využijeme účtovanie protizápisom . Ak je tento prepínač zapnutý, potom sa (vo vyúčtovacej faktúre) suma položky vyúčtovávajúca zálohu zapíše do účtovného denníka kladne, nie záporne.

Vzorový príklad zálohovej faktúry vystavenej s vyčísleným DPH

Vzorový príklad zálohové faktúry prijatej bez vyčísleného DPH

Krátke tipy:

• Na položkách faktúr odpočtov záloh sa vyžaduje zadanie Členenia DPH. Odporúčame preto v nastavení uviesť členenie DPH, odkiaľ sa automaticky prenáša na tieto odpočtové položky.
• Typy daňových dokladov môžete nastaviť v Užívateľskej konfigurácii / Fakturácia.
• V Zozname nevysporiadaných zálohových dokladov, ktorý sa zobrazí po voľbe Pridať / Odpočet zálohy, je aj prepínač „Všetky zálohové doklady potom sa zobrazia aj vysporiadané doklady. Táto možnosť je povolená najmä pre nasledujúci účel: pri odpočte záloh, ktoré boli vystavené v inej výške sadzby, ako v ktorej bol vystavený vyúčtovací doklad, môže dôjsť k situácii, že zálohový doklad je odpočítaný v sume rovnej alebo vyššej, než je jeho celková suma s daňou, ale nie je úplne odpočítaný do výšky sumy svojho základu. Týmto prepínačom získate tiež prehľad o už odpočítaných dokladoch. 
• Vo vyúčtovacích faktúrach  s dátumom dodania od roku 2025 sa v záložkách   Plnenie a Odpočty zobrazujú sumy základov, DPH a celkom s DPH v závislosti od spôsobu výpočtu Výsledného plnenia:
• Ak sú všetky normálne (neodpočtové položky) a rovnako aj odpočtové položky vrámci jednej sadzby DPH (povahy DPH) zadané s typom ceny "bez DPH", potom sa sumy Výsledného plnenia vypočítavajú z rozdielu základov normálnych a odpočtových položiek,  a v záložkách Plnenie a Odpočty sa preto zobrazujú iba Základy (sumy DPH a ceny celkom sú skryté) .
• Ak sú všetky normálne (neodpočtové položky) a rovnako aj odpočtové položky vrámci jednej sadzby DPH (povahy DPH) zadané s typom ceny "s DPH", potom sa sumy Výsledného plnenia vypočítavajú z rozdielu cien celkom s DPH normálnych a odpočtových položiek,  a v záložkách Plnenie a Odpočty sa preto zobrazujú iba Ceny celkom s DPH (sumy DPH a základy sú skryté) .
• Ak majú normálne a odpočtové položky v rámci tej istej sadzby nastavené rôzne typy cien (s DPH, bez DPH, iba základ, iba DPH), potom sa Výsledné plnenie vypočítava z rozdielu základov a DPH plnenia a odpočtov. Vo všetkých záložkách sa zobrazujú všetky sumy Základov, DPH aj Cena celkom. Ak nie je dodržaný princíp zhody typu ceny bežných aj odpočtových položiek, je používateľ na túto situáciu upozornený v hlavičke faktúry.
• Keďže sa pri odpočtových položkách počíta daň vždy podľa zvoleného typu ceny (zväčša „zdola“ alebo „zhora“), môže sa stať, že odpočítané sumy sa líšia od súm uvedených na daňových dokladoch. Túto situáciu je vždy možné riešiť rozdelením položky odpočtu na dve položky s typom ceny „len základ“ a „len DPH“, alebo aj tak, že prepíšete na daňovom doklade príslušné sumy základu a dane.
• V prípade účtovania o DPH s následným vytvorením daňového dokladu k prijatej platbe je potrebné na daňovom doklade zachovať rovnaký kurz ako na hradiacom doklade, aby došlo k správnemu výpočtu kurzového rozdielu. V opačnom prípade je potrebné sumy na internom doklade kurzového rozdielu upraviť ručne podľa vývoja kurzu.
• V jednoduchom účtovníctve  sa účtujú len príjmy a výdavky prostredníctvom pokladničného alebo bankového dokladu. Daňový doklad k prijatej platbe sa neúčtuje. V rámci úhrady zálohovej faktúry dochádza zároveň k zaúčtovaniu súm DPH, a to podľa rozpisu uvedeného na uhrádzanom doklade. Z tohto dôvodu je potrebné mať na zálohovej faktúre uvedený rozpis dane!