Ako presunúť účtovníctvo do cloudu a koľko to stojí

Pokiaľ máte on-line účtovníctvo, stačí vám internet a môžete pracovať odkiaľkoľvek. V akých situáciách sa to hodí?

• Majiteľ spoločnosti sa večer z domova pozrie na aktuálne štatistiky.
• Zamestnanci môžu v dobe korona krízy pracovať na home office.
• Účtovníčka, ktorá sa stará o choré dieťa, môže aj z domu vyriešiť najnevyhnutnejšie záležitosti.
• Kolega, ktorá sa necíti úplne zdravo, a tak preventívne pracuje z domu, aby nešíril prípadnú nemoc. 

Už nemusíte externému účtovníkovi posielať doklady e-mailom, alebo dokonca ich nosiť osobne. Jednoducho sa do vášho systému pripojí zo svojej kancelárie.

On-line účtovný systém je tiež výhodný pre firny, ktoré majú viacero pobočiek. Vďaka tomu majú všetci zamestnanci prístup k aktuálnym dátam.

Internet a účtovníctvo v cloude

Účtovníctvo v cloude má veľa plusov, ale je potrebné spomenúť aj dva mínusy. Aby bolo možné v účtovnom programe pracovať, potrebujete pripojenie na internet. Pokiaľ príde k jeho výpadku, dočasne účtovať nemôžete. Ak máte internet v mobile, urobíte si hotspot a pripojíte si na neho počítač. Vďaka tomu pokračujete v práci aj pri prípadnom výpadku internete.

Druhou nevýhodou je, že dáta posielate „von“. Niektoré konzervatívne firmy majú obavu o bezpečnosti svojich dát. Vo väčšine prípadov je tento strach neopodstatnený. Poskytovatelia cloudových služieb majú svoje dátové centrá výborne zabezpečené, čo sa o mnohých interných serveroch nedá povedať. Tieto majú často slabú ochranu a pre hackerov sú podstatne ľahším cieľom, než dátové centrá.

Ako účtovný systém v cloude funguje

Pokiaľ sa chcete k dátum z účtovného softvéru dostať aj vzdialene cez internet, potrebujete mať dáta uložené na serveri.

Najmä menšie firmy využívajú služby hostingových spoločností. U nich si prenajmú server a na ňom beží ich on-line účtovníctvo. Všetci používatelia z danej spoločnosti potom môžu pristupovať k dátam vzdialene cez internet.

Spoločnosť platí hostingovej spoločnosti mesačný poplatok za využívanie servera. V cene je zabezpečenie, zálohovanie dát a technická podpora. Vďaka tomu tieto firmy nemusia jednorazovo investovať do hardwaru alebo jeho repasovania a náklady sa rozložia v čase.

Niektorým veľkým firmám ich bezpečnostné pravidlá nedovoľujú posielať dáta na externé servery. V tom prípade si kúpia za 2 000€ až 5 000€ vlastný server a cloudový účtovný program prevádzkuj na ňom. Platia si vlastného IT špecialistu, ktorý sa o server stará.

Prechod na cloudové účtovníctvo a cena

Ak chcete používať účtovný systém v cloude, obráťte sa na dodávateľa zvoleného softwaru a opýtajte sa ho na tieto záležitosti:

• poskytuje vzdialený prístup k dátam
• s akými hostingovými spoločnosťami spolupracuje
• koľko hosting stojí
• akú technickú podporu poskytuje.

Modely platieb dodávateľom účtovného systému sa líšia. Jednou z najčastejších variant je, že jednorazovo zaplatíte za vybraný komplet a za zvolený počet užívateľov. Potom už len jedenkrát ročne platíte menšie čiastky za pravidelné aktualizácie systému a za zákaznícku podporu. Hostingovej spoločnosti obvykle platíte mesačnú tarifu.

Na príklade účtovného systému Money S3 si ukážeme, v akej výške sa pohybujú ceny. Za najnižšiu verziu systému zaplatíte 99€, za najvyšší 489€. Pokiaľ budete chcieť prikúpiť licenciu pre ďalšieho požívateľa, zaplatíte od 69€ do 99€ v závislosti na zvolenom komplete. Všetky varianty nájdete v cenníku Money S3. Vyskúšajte si účtovný program zadarmo.

Tento účtovný systém môžete hostingovať akákoľvek spoločnosť poskytujúca tieto služby. Ponuky sa ale líšia cenou, ponúkaným výkonom, doplnkovými službami a samozrejme aj spoľahlivosťou dodávateľa.

Na overených dodávateľov Vás po upresnení požiadaviek radi nasmerujeme po dopyte na obchod@money.sk.

Autorom článku je Katarína Serinová