Prepojenie Money S3 s on-line fakturáciou iDoklad

S verziou 24.300 prináša Money S3 spolu s iDokladom novinky, ktoré zefektívnia a zrýchlia prácu účtovníčok a podnikateľov a komfortne prepoja sklad v Money s cenníkom v iDoklade.

Výmena medzi iDokladom a Money S3 umožňuje nasledovné:

Export do iDokladu

• Úhrady
• Zásoby

Import do Money S3

• Faktúry vystavené (zálohové faktúry, daňové doklady, vyúčtovacie faktúry)
• Faktúry prijaté
• Pokladničné doklady
• Skladové predajky

Postup napojenia iDokladu na Money S3

Na ceste Modrá záložka Money / Možnosti a nastavenia zvoľte Externá aplikácia.

1. Externú aplikáciu je potrebné najskôr pridať prostredníctvom ikony Pridať. V hornej časti karty externej Aplikácie zvolíte z roletovej ponuky možnosť iDoklad

2. V záložke Konfigurácia vyplníte prihlasovacie meno (emailovú adresu, ktorou sa prihlasujete do iDokladu), heslo a cez ikonu načítať agendy zvolíte z roletovej ponuky konkrétnu agendu iDokladu, ktorú chcete spojiť s agendou Money.

V prípade, že si želáte nastaviť odosielanie výsledku importu do Money z iDokladu, je možné zvoliť v záložke Konfigurácia odoslanie výsledku prenosu emailom.

3. V záložke Adresár môžete vybrať skupinu v adresári, do ktorej chcete, aby sa Vám zaraďovali do Money S3 adresy, ktoré sú súčasťou importovaných dokladov.

4. V záložke Cenník/Sklad nastavujete údaje v prípade, že v Money používate sklady a chcete fakturovať doklady s cenníkovými položkami.

V prípade, že chcete sledovať stav zásob a zároveň na iDoklad odosielať množstvo zásob, zvolíte možnosť „Zapnúť a odosielať“. Táto funkcia so spojením odosielania zásob aj s jeho množstvom v programe, je nová.

- Export zásob

Pri exporte zásob ešte volíte na záložke Sklad /Cenník konkrétny sklad, z ktorého sa zásoby majú odosielať a zároveň s akou cenou (základná cena alebo niektorá z cenových hladín).

- Import zásob

Pri importe volíte sklad, do ktorého sa zásoby majú importovať a skladovú skupinu pre nové zásoby.

5. V záložke Faktúry je potrebné zvoliť typy faktúr vystavených a prijatých.

V prípade, že si želáte sťahovať zálohové faktúry vystavené a daňové doklady, zatrhnite možnosť „vrátane zálohových a daňových dokladov a vyberte typ daňového dokladu.

Ak používate sklad, ktorý ste si nastavili v záložke Cenník/Sklad a chcete položky importovať ako skladové do Money zvoľte možnosť „Cenníkové položky faktúr importovať ako skladové“.

Bližší návod na typy dokladov nájdete tu.

6. V záložke Pokladnica si v prípade, že budete sťahovať pokladničné doklady z iDokladu, nastavte typy dokladov, ktoré nehradia faktúru a typy dokladov, ktoré faktúry hradia. V type dokladov je nutné zvoliť pokladnicu s domácou menou.

V prípade, že používate cudzie meny je potrebné  priradiť pokladnice ku používaným menám v zozname. V prípade, že v iDoklade použijete menu, ktorú nemáte v zozname, Money Vás prostredníctvom protokolu upozorní, že je potrebné cudziu menu pridať v zozname.

7. Ak importujete z iDokladu predajky, v externej aplikácii v záložke Predajky volíte typ skladového dokladu, zásobu typu služba prostredníctvom, ktorej sa budú importovať zásoby bez väzby na cenník a zo zoznamu nepeňažných platidiel vyberiete nepeňažné platidlo pre platbu kartou.

Odoslanie zásob z Money S3 na iDoklad

Ak s iDokladom začínate a chcete si poslať skladové zásoby do iDokladu spolu s množstvom kusov, je potrebné skontrolovať nastavenie zvoleného skladu v externej aplikácii na záložke Sklad / Zásoby na sklade / Skladové zoznamy / Zoznam skladov a cenníkov.

Ak faktúra vytvorená v iDoklade bude obsahovať položku, ktorá sa nenachádza v Money S3 (bola vytvorená v iDoklade) a zároveň ju budete chcieť stiahnuť do Money S3 ako skladovú, je potrebné mať na sklade povolený výdaj do mínusu. Tak bude možné zásobu vytvoriť v Money a zároveň vytvoriť doklad, ktorý na pozadí tovar vyskladní s výdajkou.

Ak si neželáte mať zapnuté sklady do mínusu, je potrebné mať zásoby vytvorené v Money a odoslané na iDoklad s naskladneným množstvom.

Ak zásobu nevytvoríte ručne v Money, import faktúry skončí na chybe, vytvorí sa položka zásoby a bude nutné naskladniť tovar príjemkou. Až následne bude možné korektne naimportovať doklad do Money.

Ak ste na iDoklade predtým nemali žiadnu cenníkovú položku, zoznam položiek je prázdny.

Cenník v iDoklade

Sklad v Money S3

Po naskladnení zásob v Money S3 spustíte export zásob prostredníctvom sprievodcu výmeny dát s iDokladom. V konfigurácii výmeny dát zvolíte zásoby poslať všetko.

V prípade, že by ste na iDoklade viedli zásoby z minulosti a chceli by ste preniesť celé sklady ako cenník, bez histórie položiek vedených v iDoklade, zvoľte možnosť pred exportom zmazať v iDokladu cenníkové položky.

V prípade, že by sa prenos zásob ako cenníkových položiek zrealizoval, ale množstvo cenníkových položiek v iDoklade by ste mali nulové, skontrolujte v externých aplikáciách či skutočne máte nastavené „Zapnúť a odosielať“ pri Sledovaní stavu skladu.

Import zálohových a vyúčtovacích faktúr z iDokladu

Príklad popisuje import jednej zálohovej faktúry hradenej pokladnicou a jednej zálohovej faktúry hradenej bankou s daňovým dokladom a vyúčtovacou faktúrou.

Ak v iDoklade vytvoríte zálohovú faktúru, ktorá je hradená pokladničným dokladom, v prípade zatrhnutia uhradené sa vytvorí na pozadí iDokladu pokladničný doklad, ktorý zálohovú faktúru v iDoklade hradí.

Zakliknutím úhrady zálohovej faktúry v prípade prevodu dostane faktúra iba informáciu, o tom, že je hradená.

Ak potrebujete vytvoriť daňové doklady, vytvoríte ich k uhradeným zálohám v iDoklade.

Posledným krokom je samotné vyúčtovanie zálohy (vytvorenie ostrej faktúry) v iDoklade.

Väzby vytvorených dokladov v iDoklade.

V Money cez záložku Nástroje/iDoklad alebo Obchod/iDoklad vyvoláte sprievodcu výmenou dát s iDokladom .

Zvolíte požadované možnosti dokladov, ktoré chcete stiahnuť. K dispozícii je novinka, a to stiahnuť doklady za obdobie. V prípade zálohy uhradenej pokladničným dokladom sa stiahne zálohová faktúra, pokladničný doklad, daňový doklad, vyúčtovacia faktúra. Ak v type dokladov nie je vybraná predkontácia, Money Vás na to vo výstupnej správe upozorní.

V prípade zálohy hradenej bankou, sa pri importe stiahne iba zálohová faktúra a import daňového dokladu a vyúčtovacej faktúry skončí chybou.

Je preto potrebné mať v Money S3 vytvorený bankový doklad a po stiahnutí zálohovej faktúry v bankovom doklade cez variabilný symbol doklad spárovať.

Daňový doklad v Money nevytvárajte a import dokladov spustite znovu v sprievodcovi výmeny dát z iDokladu.

V prípade, že bankový doklad v Money máte uvedený s variabilným symbolom, import prebehne korektne.

Výmena dát prostredníctvom modulu S3 Automatic

1. V S3 Automaticu nastavíte úlohu prostredníctvom ikony Pridať úlohu. V záložke obecné nastavíte typ úlohy, agendu v Money S3, na ktorej sa má konkrétna úloha vykonať, účtovný rok a užívateľa, pod ktorým sa úloha bude vykonávať.

2. V záložke Konfigurácia sa nachádza na spodnej lište Výber používateľov, ten sa pri výmene dát zobrazí iba v prípade, ak máte v nastavení externej aplikácie pridané viac než jedno prepojenie aktuálnej agendy Money S3 na rôzne agendy (používateľov) iDokladu.

Na spodnej lište sa taktiež v záložke Nastavenie prenosu dát nachádza konkrétne nastavenie sťahovaných dokladov.

Pri voľbe stiahnuť všetko sa importujú všetky doklady z iDokladu. Túto voľbu použite iba vo výnimočných prípadoch, napr. ak sa musí v Money S3 znova založiť účtovný rok, alebo ste zmazali veľké množstvo dokladov. V prípade, ak sa vám nedarí stiahnuť iba niektoré doklady, odporúčame použiť radšej voľbu Stiahnuť za obdobie - bude to výrazne rýchlejšie ako sťahovanie všetkých dokladov.

Stiahnuť iba zmeny – importujú sa iba doklady, ktoré neboli doteraz stiahnuté alebo doklady, ktoré boli od posledného stiahnutia v iDoklade zmenené.

3. V záložke Časový plán nastavujeme frekvenciu vykonávania úlohy.