Modul Periodická fakturácia je rozširujúci modul Money S3, ktorý využijú hlavne spoločnosti, ktoré v pravidelných intervaloch fakturujú to isté tým istým odberateľom (servisné poplatky, nájom), ale aj spoločnosti, ktorým je v pravidelných intervaloch niečo fakturované (telefón, internet, nájom).
Pomocou tohto modulu si viete vytvoriť neobmedzené množstvo vzorov periodických faktúr pre vystavené alebo prijaté faktúry a program Vás automaticky upozorní, keď nastane termín vystavenie niektorého zo vzorov a umožní Vám rovno aj vygenerovanie požadovaných dokladov.
Stiahnite si kompletný návod v PDF!
Prácu s modulom Periodická fakturácia si ukážeme na príklade spoločnosti, ktorá raz za 3 mesiace fakturuje svojím trom zákazníkom dohodnuté nájomné na základe zmluvy s platnosťou jeden rok.
1. Najskôr si nastavíme vzor periodickej faktúry. Kliknite na záložku Obchod / šípka pod Faktúry vystavené / Periodická fakturácia (obdobná cesta je aj cez Prijaté faktúry).
Tým sa dostaneme do okna Vzory periodických dokladov, kde môžeme pridávať nové vzory, ale takisto upravovať už existujúce. Toto okno je spoločné pre vystavené aj prijaté faktúry a vidíte v ňom vzory oboch druhov faktúr.
2. Tlačidlom Pridať si pridáme nový vzor. V prípade ak chceme využiť už nejaký skôr vytvorený vzor a len opraviť niektoré údaje (napr. dátum a odberateľov/dodávateľov), tak môžeme využiť tlačidlo Kopírovať.
3. Otvorí sa nám Karta nastavenia vzoru periodického dokladu. Na prvej záložke Všeobecné postupne nastavíme vlastnosti vzoru:
TIP: vhodnou pomôckou sú aj zaškrtávacie polia vpravo. Použiť len pracovné dni, využijeme vtedy, ak nechceme, aby dátum vystavenia vyšiel na víkend alebo sviatok – program po zaškrtnutí automaticky posunie dátum vystavenia na najbližší pracovný deň. Voľba K poslednému dňu v mesiaci nastaví dátum vystavenia vždy na posledný deň v mesiaci.
TIP: typy dokladov pre vystavené alebo prijaté faktúry nájdete cez menu Obchod / Typy dokladov / Typy faktúr vystavených (prijatých).
4. Pokiaľ chceme vygenerované doklady automaticky odoslať ako email na emailové adresy nastavené na príslušných adresách, tak v záložke Nastavenie e-mailu zaškrtneme Odoslať email odberateľovi po vystavení dokladu, čím sa okno vyplní predvolenými nastaveniami, ktoré môžeme podľa potreby upraviť. Vyplníme text Správy a taktiež zaklikneme voľbu S dátovým XML súborom, aby sa okrem prílohy v pdf odoslala aj príloha v špeciálnom XML formáte, ktorá sa Vášmu odberateľovi v prípade ak používa Money S3 automaticky naimportuje ako prijatá faktúra.
5. Teraz máme vzor periodickej faktúry hotový a tlačidlom OK ho uložíme. Pri uložení program skontroluje, či vzor neobsahuje formálne chyby.
6. Keď nastane termín generovania niektorého zo vzorov, tak program nás nato upozorní bublinou na spodnej lište (bublina nie je zobrazená stále, pri ignorovaní sa stratí a po chvíli znova objaví).
7. Na základe tohto upozornenia (ale aj bez neho) môžeme generovanie dokladov spustiť výberom z ponuky na spodnej lište voľbou Generovať doklady alebo v okne Vzory periodických dokladov (Obchod / šípka pod Faktúry vystavené / Periodická fakturácia - obdobná cesta je aj cez Prijaté faktúry) takisto tlačidlom Generovať doklady.
8. Program nám teraz ponúkne na odsúhlasenie dátumy generovaných dokladov (v našom príklade je prvý dátum generovania vzoru nastavený na 15.04.2015 a preto sa nám tento dátum aj ponúkne). Ak ich nechceme meniť, tak potvrdíme tlačidlom OK.
9. Program teraz vykoná kontrolu, či je daný vzor vygenerovateľný. Ak nie, tak skončí chybovým hlásením o chybe, ale ak je všetko v poriadku, tak nám program ponúkne zoznam všetkých dokladov, ktoré chce vygenerovať. Generovanie spustíme tlačidlom Spustiť generovanie.
Následne prebehne samotné generovanie dokladov. Podľa zvolených nastavení vo vzore sa nám postupne ponúkajú generované doklady na kontrolu a opravu (využijeme hlavne v prípade prijatých faktúr, kde bude potrebné opraviť číslo dokladu a dátum) a taktiež ak sme si to nastavili, tak sa automaticky odošlú zákazníkom maily s faktúrou v prílohe.
V prípade problémov s Vaším Money S3 kontaktujte prosím našu Zákaznícku podporu, a to buď písomne cez Zákaznícky portál, alebo telefonicky na čísle 0249 212 345 (iba pre užívateľov so zaplatenou službou Podpora a Aktualizácia).